Referenzkunde - GSB Sonderabfall-Entsorgung Bayern setzt auf zukunftssichere Lösung für alle Rechnungsempfänger direkt aus MS Dynamics 365 BC - XimantiX

Zukunftssicherer Rechnungsversand direkt aus MS Dynamics 365 Business Central

GSB setzt auf flexible Lösung für alle Rechnungsempfänger

Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, eine passende Lösung für den ressourcenschonenden, einfachen und zeitgemäßen Versand von Rechnungen und Belegen zu finden. Doch die Anforderungen sind hoch. Denn eine effiziente Digitalisierungslösung sollte heute nicht nur die oft schwerfälligen Prozesse im Umfeld der Debitoren optimieren. Sie muss auch die geforderten Formate für die öffentliche Hand abdecken – und das möglichst zukunftssicher.

Wie man sich bei GSB dem Problem gestellt hat – und welche Erfahrungen der Spezialist für umweltgerechte Entsorgung von Industrieabfällen dabei gemacht hat? Das lesen Sie im folgenden «hautnahen» Erfahrungsbericht.

Ausgangssituation: «Unechte» E-Rechnungen haben ausgedient

Neben dem postalischen Versand wurden Rechnungen bei GSB bisher auch als einfacher PDF-Anhang per E-Mail verschickt. Das Problem: Die Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungsdaten nehmen seit einiger Zeit spürbar zu. Und das nicht nur im B2B-Rechnungsaustausch. Auch der Staat achtet deutlich stärker auf die Art und Weise, wie Rechnungen an die öffentliche Hand gestellt und übermittelt werden. So sind für die Rechnungsstellung an Bundesbehörden ab November 2020 nur noch «echte» elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten in einem EN 16931 konformem Format (beispielsweise XRechnung) erlaubt.

Damit war es auch bei GSB an der Zeit, sich nach einer passenden, leistungsstarken und leicht zu integrierenden Lösung für den elektronischen Rechnungsausgang umzusehen.

Der Weg zur zukunftssicheren Lösung für den (digitalisierten) Rechnungsversand

Schon seit vielen Jahren ist bei GSB das leistungsstarke ERP-System MS Dynamics 365 Business Central (ehemals NAVISION bzw. MS Dynamics NAV) im Einsatz. Daher war dem Unternehmen eine direkte Integration der E-Invoicing-Lösung mit dem eigenen ERP-System besonders wichtig. Aus gutem Grund: Schließlich gilt gerade bei derartigen Prozess-Digitalisierungsprojekten das bekannte Motto «Never change a running system!». Oder anders ausgedrückt: Nur durch die reibungslose Integration in die bestehenden ERP-Strukturen kann sichergestellt werden, dass eine echte Steigerung der Effizienz möglich ist.

Deshalb lag es nahe, den eigenen ERP-Lösungspartner für MS Dynamics NAV, die tegos GmbH aus Rosenheim, nach einer passenden Lösung für den EU-konformen E-Rechnungsversand zu fragen. Eine gute Entscheidung, denn tegos hatte bei anderen Kundenprojekten bereits sehr positive Erfahrungen mit der eBeleg Service-Lösung der Ximantix Software GmbH aus München gemacht.

EINFACH. SICHER. DIGITAL. – So ging es voran mit dem eBeleg Service bei der GSB

Nicht nur die Entscheidung für den bewährten eBeleg Service – Ausgang von XimantiX, sondern auch die folgende Implementierungsphase gingen bemerkenswert reibungslos vonstatten. So wurden im Rahmen eines Workshops zunächst die technischen Rahmenparameter mit tegos und XimantiX abgestimmt. Danach machten sich die IT-Prozessexperten von tegos und XimantiX an die eigentliche Umsetzung – und das so selbstständig, dass bei GSB keine merklichen Ressourcen dafür abgestellt werden mussten. Lediglich ein Testbeleg oder ein prüfender Blick waren ab und an gefragt.

Die Umsetzung erfolgte dabei im Rahmen größerer Projektmeilensteine. Den Anfang machte die Integration mit MS Dynamics 365 Business Central. Als erstes Datenformat wurde der – gerade in der Wirtschaft beliebte – deutsche E-Rechnungsstandard ZUGFeRD 2.0 für den Rechnungsversand angebunden. So war GSB schon frühzeitig in der Lage, alle Kunden aus der Privatwirtschaft mit elektronischen Rechnungen zu bedienen.

Den nächsten Meilenstein bildet nun die Umsetzung für die XRechnung. Denn GSB hat sowohl auf Bundes- als auch auf Länderebene eine Reihe von Kunden aus der öffentlichen Hand. Und auch wenn der Empfangspunkt jeweils unterschiedlich ist, so müssen doch alle Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand die Möglichkeit anbieten, elektronischen Rechnungen in einem EN 16931 konformem Format wie der XRechnung einzuliefern. Da liegt es nahe, dass GSB sich zum Ziel gesetzt hat, in Zukunft diesen effizienten Weg zu nutzen – auch wenn die Pflicht noch längst nicht überall besteht.

Alles Wissenswerte zur Umsetzung der E-Rechnung in Bund und Ländern finden Sie jederzeit auf der XimantiX-Webseite unter Aktuelles in dem Beitrag «Was ist XRechnung? »

 «Die Projektumsetzung war EINFACH. PRIMA. Und natürlich auch SICHER. DIGITAL. XimantiX und tegos haben im Duo wie eine Einheit agiert. Im Ergebnis haben wir eine zukunftssichere Lösung für den Rechnungsversand, für die wir selbst kaum eigene Ressourcen investieren mussten.

Wir sind sehr zufrieden. Das System läuft komplett unbemerkt im Hintergrund und macht das, was wir erwartet haben.»

Heribert See, IT-Leiter, GSB – Sonderabfall-Entsorgung Bayern GmbH

 

Über GSB

Seit über 50 Jahren ist die GSB in Bayern für die umweltgerechte Entsorgung von Industrieabfällen für Industrie, Gewerbe und Kommunen verantwortlich. Dabei haben Sicherheit und Verlässlichkeit im täglichen Umgang mit diesen Stoffen höchste Priorität.

Über 10 Millionen Tonnen gefährliche Abfälle hat die GSB seit ihrer Unternehmensgründung 1970 sicher entsorgt und deren Schadstoffpotenzial dem Stoffkreislauf dauerhaft entzogen.

Durch moderne Technik, kompetente Beratungsleistung und individuelle Entsorgungskonzepte sorgt die GSB auch heute für eine zukunftsweisende Entsorgungsleistung.

Herr See
Leiter IT – GSB – Sonderabfall-Entsorgung Bayern GmbH
www.gsb-mbh.de

 

Über tegos

Seit 25 Jahren verlassen sich unsere Kunden nun schon auf uns. Wie schaffen wir das? Wir sind Menschen, die mit Leidenschaft und Herzblut anpacken: Problemlöser, verlässliche Ansprechpartner und Wegbereiter. Vor allem aber sind wir eines: Hilfsbereite Kollegen.

Als mittelständisches inhabergeführtes IT-Unternehmen haben wir den Generationenwechsel bereits eingeleitet und arbeiten daher nicht für Investoren, sondern für unsere Kunden in der Recycling- und Sozialwirtschaft. Unsere Perspektive ist nicht das nächste Quartal, sondern der zufriedene Anwender, der uns gerne weiterempfiehlt.

Michael Liebermann
Geschäftsführer – tegos gmbh
www.tegos-rosenheim.de