XRechnung Software gesucht?

XRechnung für Unternehmen & Behörden

EINFACH. SCHNELL. EFFIZIENT.

Sie suchen einen einfachen, schnellen und möglichst effizienten Weg, um zeitnah direkt aus Ihrem bestehenden ERP-System heraus CEN-konforme Rechnungen erstellen, versenden und empfangen zu können – und das möglichst ohne ausufernde Investitionen in zusätzliche Hard- und Softwarelösungen? Sie haben ihn gefunden!

Mit den erprobten XimantiX eBeleg Services für den elektronischen Rechnungsein- und -ausgang sind Sie und Ihre Buchhaltung im Handumdrehen fit für den elektronischen Rechnungsaustausch. Nicht nur mit Bundesverwaltung, Ländern, Kommunen und anderen Rechnungsempfängern der öffentlichen Hand, sondern einfach mit jedem Partner, dem Sie eine Rechnung schicken – oder von dem Sie einen Rechnungsbeleg erhalten.

XRechnungs-Chaos bei Länderregelungen? Für Sie kein Problem!

Ihnen bereiten die zum Teil völlig unterschiedlichen XRechnungs-Vorgaben der einzelnen Bundesländer schon schlaflose Nächte? Dank der ausgereiften eBeleg Services von XimantiX ist auch hier Schluss mit dem Kopfzerbrechen. Denn als erfahrener Serviceprovider haben wir alle Gesetze, Verordnungen und Sonderfälle auf Bundes- und Landesebene immer für Sie im Blick.

So können Sie sich weiter auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und wie gehabt Rechnungen ausstellen (und empfangen) – wir sorgen dafür, dass alles da landet, wo es hingehört.

Aktuell gilt die Pflicht zur Einlieferung elektronischer Rechnungen an Auftraggeber des Bundes und der Länder Baden-Württemberg, Saarland, der Hansestadt Hamburg sowie der Freien Hansestadt Bremen. Als nächstes planen die Länder Mecklenburg-Vorpommern und Rheinland-Pfalz die Einführung der E-Rechnungspflicht.

XRechnungen: Einfach aus Ihrem ERP-System heraus!

Anders als bei typischen Speziallösungen (Software, Portale, Webservices etc.) zum Erstellen von XRechnungen haben Sie mit dem eBeleg Service – Ausgang von XimantiX immer die freie Wahl, wem Sie was in welchem Format schicken. Einstellbar direkt in Ihrem ERP-System. Und wenn es sein muss sogar noch auf Papier und über den Postweg.
Da es sich beim eBeleg Service von XimantiX um einen praktischen Cloud-Service handelt, erfolgt die Integration in Ihre IT-Umgebung denkbar einfach, kostengünstig und schnell. Dabei ist es übrigens (fast) egal, mit welchem ERP-System Sie arbeiten.
Denn für viele der gängigen ERP-Systeme wie SAP, MS Dynamics 365 (davor MS Dynamics NAV, ursprünglich NAVISION), APLPHAPLAN, eGecko oder Sage stehen bereits die passenden Schnittstellen zu den XimantiX eBeleg Services bereit.

E-Rechnungen nach EU-Vorgaben versenden: Nichts leichter als das!

Als Rechnungssteller versenden Sie XRechnungen mit dem eBeleg Service – Ausgang von XimantiX direkt aus Ihrem ERP-System heraus. Unsere intelligente, leicht zu integrierende Schnittstelle sorgt dafür, dass Ihre Rechnungsinhalte bereits in einem strukturierten Datenformat bei uns ankommen. Als Serviceprovider konvertieren wir diese anschließend in das individuell gewünschte Empfangsformat – und führen im Falle der XRechnung sogar noch eine Validierung auf Basis des KoSIT Validators für XRechnung durch. Sie müssen sich um nichts weiter kümmern.

Elektronischer Rechnungsversand: Darf’s ein bisschen mehr sein?

Alternativ kann natürlich auch für (die meisten) Behörden der elektronische Rechnungsstandard ZUGFeRD ab Version 2.0 verwendet werden, der mittlerweile ebenfalls der europäischen eInvoicing-Norm EN16931 entspricht.

Der Vorteil: ZUGFeRD 2.X besteht neben dem CEN-konformen XML-Datensatz aus einer zusätzlichen visuellen PDF-Komponente, die man auch ohne speziellen E-Rechnungs-Viewer öffnen und betrachten kann. Das Format eignet sich damit für Sie als Rechnungssteller auch für den Versand an andere Partner und Unternehmen, die noch keine XRechnungen verarbeiten können.

XRechnung empfangen, verarbeiten und archivieren: Alles aus einer Hand!

Viel einfacher geht es nicht: Ankommende E-Rechnungen fließen auf Basis der mitgelieferten strukturierten Daten direkt in den eBeleg Service – Eingang von XimantiX. Eine zusätzliche Datenextraktion per OCR ist nicht erforderlich. Der eBeleg Service – Eingang steuert XRechnungen, die bereits vom Versender validiert wurden danach ohne weitere Umwege in das Zielsystem aus.

Doch natürlich kann der eBeleg Service noch mehr: Denn neben XRechnung und ZUGFeRD kann unsere Lösung auch (nahezu) alle anderen Arten von analogen und digital(isiert)en Eingangsrechnungen empfangen und elektronisch weiterverarbeiten.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung leicht gemacht

Ob zur weiteren Verarbeitung in Ihrem üblichen Rechnungsworkflow oder gleich ins angeschlossene Archivsystem: Wohin genau der eBeleg Service – Eingang die strukturierten Rechnungsdatensätze für Sie ausspielt, bestimmen ganz allein Sie. Je nachdem, wann und wo Sie Ihre Eingangsrechnungen benötigen. Darüber hinaus ist natürlich auch ein Abgleich der eingehenden Rechnungen mit vorliegenden Bestellungen, elektronischen Lieferscheinen und anderen Dokumenten aus der digitalen Supply Chain möglich.

FAQ:

• Was ist XRechnung?
  Die XRechnung ist ein Datenaustauschstandard, der alle Informationen einer Rechnung als strukturierte Daten in einem definiertem XML Format enthält und stellt eine so genannte Core Invoice User Specification (CIUS) auf Basis des europäischen semantischen Datenmodells dar. Es muss damit von allen Rechnungsempfängern der öffentlichen Hand akzeptiert werden. Der Standard ist aktuell in der Version 1.2.0 (Fassung vom 18. Dezember 2018) verfügbar.
• Wer ist von der XRechnung betroffen – und ab wann?
  Bis 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber in der EU elektronische Rechnungen in einem der europäischen Norm EN 16931 entsprechenden Rechnungsformat verarbeiten können. Genauer gesagt müssen ab November 2019 alle Auftraggeber des Bundes und ab April 2020 die Auftraggeber der Kommunen und Länder die Annahme von elektronischen Rechnungen, die den EU-Vorgaben entsprechen, sicherstellen. Eine Verpflichtung, die nicht nur die öffentliche Verwaltung, sondern auch viele Betriebe und Unternehmen in öffentlicher Hand betrifft. Lieferanten des Bundes sind zudem seit November 2020 gemäß den Vorgaben des E-Rechnungs-Gesetzes und der E-Rechnungsverordnung des Bundes dazu verpflichtet, ihre Rechnungen nur noch elektronisch in einem CEN-konformen Rechnungsformat zu übermitteln. Je nach Umsetzung auf Länder und Kommunenebene, kann hier eine Pflicht gelten. Ab wann diese jeweils zutrifft, ist in der jeweiligen ERechV festgelegt. Eine übersichtliche Zusammenfassung dazu und die jeweiligen Links zu den Gesetzen und Verordnungen steht Ihnen unter Top Aktuelles zur XRechnung in Bund und Ländern bereit.
• Wann sollte ein Projekt zur Umsetzung der XRechnung gestartet werden?
  Auf Ebene des Bundes können bereits jetzt seit November 2019 alle Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung genutzt werden. Für Länder und Kommunen wird ist es seit April 2020 möglich elektronische Rechnungen als E-Rechnungen nach EU-Norm einzuliefern. Auch wenn die Regelungen zur E-Rechnungspflicht für Lieferanten sehr unterschiedlich sind, empfehlen wir möglichst zeitnah in die Umsetzung zu gehen. Wenn Sie von der elektronischen Einlieferungspflicht betroffen sind, sollten Sie nicht zu lange warten, damit die Rechnungsstellung an Ihre Kunden aus der öffentlichen Hand kontinuierlich sichergestellt ist. Die Multi-Channel-Lösung ist für die nahtlose Umsetzung einfach perfekt. Das bedeutet, sie können jetzt schon bald Kosten einsparen!
• Welche Ausnahmen gibt es bei der „XRechnungs-Pflicht“?
  Tatsächlich machen sowohl das E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung des Bundes als auch die unterschiedlichen Gesetze und Verordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung an die öffentliche Hand in den verschiedenen Ländern eine ganze Reihe an – leider recht unterschiedlichen – Ausnahmen. In den meisten Fällen sind jedoch typische Kleinbetragsrechnungen unter 1.000 Euro von den eInvoicing-Vorgaben befreit.
• Was sind die rechtlichen Grundlagen?
  Vorgaben machen die EU-Richtlinie, das E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes, die einzelnen Gesetze und Verordnungen der Länder sowie die Europäische E-Invoicing-Norm EN 16931.
• Wie archiviere ich elektronische Rechnungen?
  Die Archivierung elektronischer Rechnungen wird mit XimantiX noch viel einfacher. So werden vom eBeleg Service – Ausgang erstellte Dokumente direkt an den Versender zum Zwecke zur Archivierung zurückgegeben. Selbstverständlich ist hierbei auch die (automatische) Anbindung an ein vorhandenes Archiv oder an ein Cloud-basiertes DMS über XimantiX möglich. Sprechen Sie uns gerne darauf an!
• Kann ich das nicht auch einfach selbst?
  Grundsätzlich besteht natürlich auch die Möglichkeit, entsprechende Rechnungen an die Verwaltung selbst über die verschiedenen Webportale oder andere Lösungen an den entsprechenden Rechnungsempfänger zu übermitteln. Das macht aber nur dann Sinn, wenn es sich lediglich um gelegentliche Rechnungen handelt, die Sie optimalerweise nur an einige wenige öffentliche Rechnungsempfänger versenden. Geht es dagegen um höhere Rechnungsvolumina und/oder mehrere verschiedene Auftraggeber – womöglich sogar in unterschiedlichen Bundesländern oder auf unterschiedlichen Verwaltungsebenen – sollten Sie unbedingt über Unterstützung durch einen XRechnungs-Dienstleister wie XimantiX nachdenken. Denn ohne einen solchen Anbieter und eine entsprechende Softwarelösung verlieren Sie schnell den Überblick, welche Vorgaben für welche Rechnungen wann und wo gelten.
• XRechnung und EDI – verträgt sich das?
  Wer heute EDI verwendet hat alle notwendigen Daten für die XRechnung bereits vorliegen. Auf dieser Basis kann bei Bedarf die geforderte XRechnung erstellt und übermittelt werden.

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