XRech­nung versen­den und empfan­gen, aber wie?

28.07.2022

XRECHNUNG

Die XRech­nung an Behör­den des Bundes und der Freien Hanse­stadt Bremen ist seit dem 27. Novem­ber 2020 Pflicht! Weitere Bundes­län­der wie Baden-Würt­tem­berg, das Saar­land und die Freie Hanse­stadt Hamburg verlan­gen inzwi­schen ebenso eine elek­tro­ni­sche Rechnung.

Aber wie versen­den oder empfan­gen Sie als Unter­neh­men Rech­nun­gen elektronisch?

XRech­nung Soft­ware gesucht?

Mit der eBeleg Service Lösung von Cegedim e‑Business erstel­len, versen­den und empfan­gen Sie Rech­nun­gen in allen gängi­gen Forma­ten. Und das nicht nur elek­tro­nisch, wenn es sein muss!

XRech­nung für Unter­neh­men & Behör­den Einfach. Sicher. Digital.

Sie suchen einen einfa­chen, schnel­len und möglichst effi­zi­en­ten Weg, um zeit­nah direkt aus Ihrem bestehen­den ERP-System heraus CEN-konforme Rech­nun­gen erstel­len, versen­den und empfan­gen zu können – und das möglichst ohne ausufernde Inves­ti­tio­nen in zusätz­li­che Hard- und Soft­ware­lö­sun­gen? Sie haben ihn gefunden!

Mit den erprob­ten Cegedim e‑Business (ehemals XimantiX) eBeleg Services für den elek­tro­ni­schen Rech­nung­sein- und ‑ausgang sind Sie und Ihre Buch­hal­tung im Hand­um­dre­hen fit für den elek­tro­ni­schen Rech­nungs­aus­tausch. Nicht nur mit Bundes­ver­wal­tung, Ländern, Kommu­nen und ande­ren Rech­nungs­emp­fän­gern der öffent­li­chen Hand, sondern einfach mit jedem Part­ner, dem Sie eine Rech­nung schi­cken – oder von dem Sie einen Rech­nungs­be­leg erhalten.

Wie einfach das mit Cegedim e‑Business geht, sehen Sie hier:

eBeleg Service Eingang & Ausgang: Eine Lösung für den Empfang und Versand von XRechnungen

Abb. eBeleg Service Eingang & Ausgang: Eine Lösung für den Empfang und Versand von XRechnungen 

XRech­nungs-Chaos bei Länder­re­ge­lun­gen? Für Sie kein Problem!

Ihnen berei­ten die zum Teil völlig unter­schied­li­chen XRech­nungs-Vorga­ben der einzel­nen Bundes­län­der schlaf­lose Nächte? Dank der ausge­reif­ten eBeleg Services von Cegedim e‑Business ist auch hier Schluss mit dem Kopf­zer­bre­chen. Denn als erfah­re­ner Service­pro­vi­der haben wir alle Gesetze, Verord­nun­gen und Sonder­fälle auf Bundes- und Landes­ebene immer für Sie im Blick.

So können Sie sich weiter auf Ihr Kern­ge­schäft konzen­trie­ren und wie gehabt Rech­nun­gen ausstel­len (und empfan­gen) – wir sorgen dafür, dass alles da landet, wo es hingehört.

Aktu­ell gilt die Pflicht zur Einlie­fe­rung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen an Auftrag­ge­ber des Bundes und der Länder Baden-Würt­tem­berg, Saar­land, der Hanse­stadt Hamburg sowie der Freien Hanse­stadt Bremen. Als nächs­tes planen die Länder Meck­len­burg-Vorpom­mern und Rhein­land-Pfalz die Einfüh­rung der E‑Rechnungspflicht.

XRech­nun­gen: Einfach aus Ihrem ERP-System heraus!

Anders als bei typi­schen Spezi­al­lö­sun­gen (Soft­ware, Portale, Webser­vices etc.) zum Erstel­len von XRech­nun­gen haben Sie mit dem eBeleg Service – Ausgang immer die freie Wahl, wem Sie was in welchem Format schi­cken. Einstell­bar direkt in Ihrem ERP-System. Und wenn es sein muss sogar noch auf Papier und über den Post­weg.
Da es sich beim eBeleg Service von Cegedim um einen prak­ti­schen Cloud-Service handelt, erfolgt die Inte­gra­tion in Ihre IT-Umge­bung denk­bar einfach, kosten­güns­tig und schnell. Dabei ist es übri­gens (fast) egal, mit welchem ERP-System Sie arbeiten.

Denn für viele der gängi­gen ERP-Systeme wie SAP, MS Dyna­mics 365 (davor MS Dyna­mics NAV, ursprüng­lich NAVISION), APLPHAPLAN, eGecko oder Sage stehen bereits die passen­den Schnitt­stel­len zu den Cegedim eBeleg Services bereit.

E‑Rechnungen nach EU-Vorga­ben versen­den: Nichts leich­ter als das!

Als Rech­nungs­stel­ler versen­den Sie XRech­nun­gen mit dem eBeleg Service – Ausgang von Cegedim e‑Business direkt aus Ihrem ERP-System heraus. Unsere intel­li­gente, leicht zu inte­grie­rende Schnitt­stelle sorgt dafür, dass Ihre Rech­nungs­in­halte bereits in einem struk­tu­rier­ten Daten­for­mat bei uns ankom­men. Als Service­pro­vi­der konver­tie­ren wir diese anschlie­ßend in das indi­vi­du­ell gewünschte Empfangs­for­mat – und führen im Falle der XRech­nung sogar noch eine Vali­die­rung auf Basis des KoSIT Vali­da­tors für XRech­nung durch. Sie müssen sich um nichts weiter kümmern.

Elek­tro­ni­scher Rech­nungs­ver­sand: Darf’s ein biss­chen mehr sein?

Alter­na­tiv kann natür­lich auch für (die meis­ten) Behör­den der elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stan­dard ZUGFeRD ab Version 2.0 verwen­det werden, der mitt­ler­weile eben­falls der euro­päi­schen eInvoicing-Norm EN16931 entspricht.

Der Vorteil: ZUGFeRD 2.X besteht neben dem CEN-konfor­men XML-Daten­satz aus einer zusätz­li­chen visu­el­len PDF-Kompo­nente, die man auch ohne spezi­el­len E‑Rech­nungs-Viewer öffnen und betrach­ten kann. Das Format eignet sich damit für Sie als Rech­nungs­stel­ler auch für den Versand an andere Part­ner und Unter­neh­men, die noch keine XRech­nun­gen verar­bei­ten können.

XRech­nung empfan­gen, verar­bei­ten und archi­vie­ren: Alles aus einer Hand!

Viel einfa­cher geht es nicht: Ankom­mende E‑Rechnungen flie­ßen auf Basis der mitge­lie­fer­ten struk­tu­rier­ten Daten direkt in den eBeleg Service – Eingang von Cegedim e‑Business. Eine zusätz­li­che Daten­ex­trak­tion per OCR ist nicht erfor­der­lich. Der eBeleg Service – Eingang steu­ert XRech­nun­gen, die bereits vom Versen­der vali­diert wurden danach ohne weitere Umwege in das Ziel­sys­tem aus.

Doch natür­lich kann der eBeleg Service noch mehr: Denn neben XRech­nung und ZUGFeRD kann unsere Lösung auch (nahezu) alle ande­ren Arten von analo­gen und digital(isiert)en Eingangs­rech­nun­gen empfan­gen und elek­tro­nisch weiterverarbeiten.

Auto­ma­ti­sierte Rech­nungs­ver­ar­bei­tung leicht gemacht

Ob zur weite­ren Verar­bei­tung in Ihrem übli­chen Rech­nungs­work­flow oder gleich ins ange­schlos­sene Archiv­sys­tem: Wohin genau der eBeleg Service – Eingang die struk­tu­rier­ten Rech­nungs­da­ten­sätze für Sie ausspielt, bestim­men ganz allein Sie. Je nach­dem, wann und wo Sie Ihre Eingangs­rech­nun­gen benö­ti­gen. Darüber hinaus ist natür­lich auch ein Abgleich der einge­hen­den Rech­nun­gen mit vorlie­gen­den Bestel­lun­gen, elek­tro­ni­schen Liefer­schei­nen und ande­ren Doku­men­ten aus der digi­ta­len Supply Chain möglich.

Kosten­sen­kung

Sparen Sie bis zu 2 Euro pro digi­ta­li­sier­ter und indi­vi­du­ell forma­tier­ter Ausgangs­rech­nung und bis zu 15 Euro bei jedem einzel­nen Rechnungseingang.

Zeit­er­spar­nis

Machen Sie Ihre Kredi­to­ren- und Debi­to­ren­pro­zesse fit für die auto­ma­ti­sche Rech­nungs­ver­ar­bei­tung und sparen Sie so viel Zeit wie noch nie.

Senken der Fehlerquote

Mit den eBeleg Services gehö­ren kost­spie­lige und ärger­li­che manu­elle Fehler in der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung endgül­tig der Vergan­gen­heit an.

Auto­ma­ti­sche elek­tro­ni­sche Archivierung

Sparen Sie mit der siche­ren und ressour­cen­scho­nen­den elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Selbst­ver­ständ­lich völlig GoBD-konform.

Kompa­ti­bel im In- und Ausland mit (nahezu) jedem Rechnungsempfänger

Sie müssen nicht nur das XRech­nungs-Chaos in Deutsch­land meis­tern, sondern wollen auch inter­na­tio­nal eine gute Figur machen? Dann stei­gen Sie jetzt um!

Zukunfts­si­chere IT-Prozesse, die immer up-to-date bleiben

Konzen­trie­ren Sie sich auf Ihr Kern­ge­schäft. Wir kümmern uns um Ihren Rech­nung­sein- und ‑ausgang mit XRech­nung & Co. Und um alles, was noch kommt.

FAQ

Was ist XRechnung?

Die XRech­nung ist ein Daten­aus­tausch­stan­dard, der alle Infor­ma­tio­nen einer Rech­nung als struk­tu­rierte Daten in einem defi­nier­tem XML Format enthält und stellt eine so genannte Core Invoice User Speci­fi­ca­tion (CIUS) auf Basis des euro­päi­schen seman­ti­schen Daten­mo­dells dar. Es muss damit von allen Rech­nungs­emp­fän­gern der öffent­li­chen Hand akzep­tiert werden. Der Stan­dard ist aktu­ell in der Version 1.2.0 (Fassung vom 18. Dezem­ber 2018) verfügbar.

Wer ist von der XRech­nung betrof­fen – und ab wann?

Bis 2020 müssen alle öffent­li­chen Auftrag­ge­ber in der EU elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen in einem der euro­päi­schen Norm EN 16931 entspre­chen­den Rech­nungs­for­mat verar­bei­ten können. Genauer gesagt müssen ab Novem­ber 2019 alle Auftrag­ge­ber des Bundes und ab April 2020 die Auftrag­ge­ber der Kommu­nen und Länder die Annahme von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen, die den EU-Vorga­ben entspre­chen, sicher­stel­len. Eine Verpflich­tung, die nicht nur die öffent­li­che Verwal­tung, sondern auch viele Betriebe und Unter­neh­men in öffent­li­cher Hand betrifft. Liefe­ran­ten des Bundes sind zudem seit Novem­ber 2020 gemäß den Vorga­ben des E‑Rech­nungs-Geset­zes und der E‑Rechnungsverordnung des Bundes dazu verpflich­tet, ihre Rech­nun­gen nur noch elek­tro­nisch in einem CEN-konfor­men Rech­nungs­for­mat zu über­mit­teln. Je nach Umset­zung auf Länder und Kommu­nen­ebene, kann hier eine Pflicht gelten. Ab wann diese jeweils zutrifft, ist in der jewei­li­gen ERechV fest­ge­legt. Eine über­sicht­li­che Zusam­men­fas­sung dazu und die jewei­li­gen Links zu den Geset­zen und Verord­nun­gen steht Ihnen unter Top Aktu­el­les zur XRech­nung in Bund und Ländern bereit.

Wann sollte ein Projekt zur Umset­zung der XRech­nung gestar­tet werden?

Auf Ebene des Bundes können bereits jetzt seit Novem­ber 2019 alle Vorteile der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung genutzt werden. Für Länder und Kommu­nen wird ist es seit April 2020 möglich elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen als E‑Rechnungen nach EU-Norm einzu­lie­fern. Auch wenn die Rege­lun­gen zur E‑Rechnungspflicht für Liefe­ran­ten sehr unter­schied­lich sind, empfeh­len wir möglichst zeit­nah in die Umset­zung zu gehen. Wenn Sie von der elek­tro­ni­schen Einlie­fe­rungs­pflicht betrof­fen sind, soll­ten Sie nicht zu lange warten, damit die Rech­nungs­stel­lung an Ihre Kunden aus der öffent­li­chen Hand konti­nu­ier­lich sicher­ge­stellt ist. Die Multi-Chan­nel-Lösung ist für die naht­lose Umset­zung einfach perfekt. Das bedeu­tet, sie können jetzt schon bald Kosten einsparen!

Welche Ausnah­men gibt es bei der „XRech­nungs-Pflicht“?

Tatsäch­lich machen sowohl das E‑Rechnungsgesetz und die E‑Rechnungsverordnung des Bundes als auch die unter­schied­li­chen Gesetze und Verord­nun­gen zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung an die öffent­li­che Hand in den verschie­de­nen Ländern eine ganze Reihe an – leider recht unter­schied­li­chen – Ausnah­men. In den meis­ten Fällen sind jedoch typi­sche Klein­be­trags­rech­nun­gen unter 1.000 Euro von den eInvoicing-Vorga­ben befreit.

Was sind die recht­li­chen Grundlagen?

Vorga­ben machen die EU-Richt­li­nie, das E‑Rechnungsgesetz und die E‑Rech­nungs-Verord­nung des Bundes, die einzel­nen Gesetze und Verord­nun­gen der Länder sowie die Euro­päi­sche E‑In­voi­cing-Norm EN 16931.

Wie archi­viere ich elek­tro­ni­sche Rechnungen?

Die Archi­vie­rung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen wird mit Cegedim noch viel einfa­cher. So werden vom eBeleg Service – Ausgang erstellte Doku­mente direkt an den Versen­der zum Zwecke zur Archi­vie­rung zurück­ge­ge­ben. Selbst­ver­ständ­lich ist hier­bei auch die (auto­ma­ti­sche) Anbin­dung an ein vorhan­de­nes Archiv oder an ein Cloud-basier­tes DMS über Cegedim möglich. Spre­chen Sie uns gerne darauf an!

Kann ich das nicht auch einfach selbst?

Grund­sätz­lich besteht natür­lich auch die Möglich­keit, entspre­chende Rech­nun­gen an die Verwal­tung selbst über die verschie­de­nen Webpor­tale oder andere Lösun­gen an den entspre­chen­den Rech­nungs­emp­fän­ger zu über­mit­teln. Das macht aber nur dann Sinn, wenn es sich ledig­lich um gele­gent­li­che Rech­nun­gen handelt, die Sie opti­ma­ler­weise nur an einige wenige öffent­li­che Rech­nungs­emp­fän­ger versen­den. Geht es dage­gen um höhere Rech­nungs­vo­lu­mina und/oder mehrere verschie­dene Auftrag­ge­ber – womög­lich sogar in unter­schied­li­chen Bundes­län­dern oder auf unter­schied­li­chen Verwal­tungs­ebe­nen – soll­ten Sie unbe­dingt über Unter­stüt­zung durch einen XRech­nungs-Dienst­leis­ter wie Cegedim e‑Business nach­den­ken. Denn ohne einen solchen Anbie­ter und eine entspre­chende Soft­ware­lö­sung verlie­ren Sie schnell den Über­blick, welche Vorga­ben für welche Rech­nun­gen wann und wo gelten.

XRech­nung und EDI – verträgt sich das?

Wer heute EDI verwen­det hat alle notwen­di­gen Daten für die XRech­nung bereits vorlie­gen. Auf dieser Basis kann bei Bedarf die gefor­derte XRech­nung erstellt und über­mit­telt werden.

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