XRechnung: Projekterfahrungen und erstes Fazit – Webinar vom 24. Februar verpasst – JETZT als ePODCAST anhören

Ein Expertengespräch mit Reinhard Wild


XRechnung, ein Standard mit Hürden und zugleich Wegbereiter für die Digitalisierung des Rechnungs- und Belegversands.


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Nach 3 Monaten XRechnungs-Pflicht beim Rechnungsversand, an Bundesbehörden und die Freie Hansestadt Bremen, wollen wir ein erstes Fazit ziehen.

  • Wie ist der Stand der Dinge für Bund, Länder und Kommunen?
  • Welche Erfahrungen haben wir in Projekten gemacht?
  • Was sind die Fallstricke?

So viel sei schon mal verraten: manch Rechnungsempfänger oder Branche kommt mit der im Standard festgelegten Struktur der XRechnung nicht aus.

Expertengespräch mit:
  • Reinhard Wild, Geschäftsführer, Ximantix Software GmbH

Hören Sie rein, profitieren Sie von unseren umfassenden Erfahrungen und stellen Sie uns gerne im Anschluss Ihre Fragen.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung!

Worüber haben wir uns im Expertengespräch unterhalten:

  1. Den aktuellen Stand in Bund und Ländern zum Thema E-Rechnung an die öffentliche Hand
    • Meilensteine: Seit April 2020 Pflicht der Annahme von E-Rechnungen in Deutschland; seit 27.11.2020 E-Rechnungspflicht auf Ebene des Bundes und an die Freie Hansestadt Bremen; Alles weitere je nach Definition auf Ebene der Länder in der ERechV.
    • Im Grunde haben wir die wichtigsten Informationen , aus unserem Beitrag XRechnung topaktuell! auf der Tonspur zusammengefasst. Unter anderem sind wir auf die 4 Kernfragen eingegangen – eRechV, Auftragswertgrenzen, E-Rechnungs-Pflicht und Rechnungseingangs-Portale – gezeigt.
  2. Die wichtigsten Informationen die aus der ERechV:
    • Verbindlichkeit der elektronischen Rechnung: Hier steht ob es für Lieferanten eine E-Rechnungspflicht gibt und ab wann.
    • Rechnungsformate: Die akzeptierten Formate – ist es nur XRechnung oder auch CEN-16931-konforme Formate wie ZUGFeRD 2.0 oder höher im Profil EN-16931.
    • Inhalt der elektronischen Rechnung: Die zwingend geforderten Felder, wie z.B. Leitweg-ID.
    • Übermittlung von elektronischen Rechnungen: Steht eine zentrale Lösung in Form eines Portals zur Verfügung, das verwendet werden kann oder muss? Welche Transportwege stehen zur Verfügung – E-Mail, Web upload, Web Erfassung, WebService.
  3. Ein Blick auf die Struktur der XRechnung:
    • Siehe Spezifikation der Koordinierungsstelle für IT-Standards: www.xoev.de/xrechnung-16828#GÜ
    • In der Spezifikation ist genau festgelegt was die Pflichtfelder sind. (Semantische Vorgaben)
    • Zusätzlich gibt es inhaltlich abhängige Felder. Ist z.B. die Mehrwertsteuer 0%, muss in einem anderen Feld die Begründung enthalten sein. Dadurch können zusätzliche Felder zu Pflichtfeldern werden. (Inhaltliche Vorgaben)
  4. Die Leitweg-ID, quasi die Kennung des Empfängers in Ihrer Rechnung.
    • Leitweg-ID bietet die Möglichkeit der Zuordnung und automatisierten Weiterleitung bis auf Sachbearbeiter-Ebene.
    • Für laufende Verträge ist es ggf. erforderlich die Leitweg-ID vom Auftraggeber für die elektronische Rechnungsstellung zu erfragen.
    • Wichtig ist zu wissen, dass nur weil eine Leitweg-ID vom Auftraggeber angegeben wurde, nicht zwangsläufig der Rechnungsweg über das potentiell zuständige Portal erfolgen muss. Fragen Sie daher am Besten bei dem Auftraggeber explizit nach, ob sie an einem zentralen Rechnungseingangs-Portal angebunden sind.
  5. Nun zu unseren Projekterfahrungen, die wir im Rahmen des Webinars geteilt haben:
    • Die Auftragswertgrenzen spielen in der Praxis kaum eine Rolle. Auftraggeber müssen seit dem 18. April 2020 Rechnungen elektronisch annehmen. Auch, wenn sie evtl. in der E-RechV zunächst nur den Oberschwelligen Bereich anbieten, werden unserer Erfahrung nach alle Rechnungen über diesen Weg angenommen.
    • Zusätzlich zu den erwähnten Portalen ZRE und OZG-RE bietet die Bundesdruckerei für alle bisher nicht angebundenen Auftraggeber die Möglichkeit das VPX-Portal zu verwenden (siehe Pressemitteilung der Bundesdruckerei). Eine Auflistung aller verfügbarer Portale haben wir in den FAQs zur XRechnung zusammengestellt.
    • Spezialanforderungen im Bereich der Energieversorger: Heute ist es noch nicht möglich die Pflichtangaben nach dem Energiewirtschaftsgesetz als strukturierte Daten einer XRechnung bereitzustellen. Dafür müssen diese als Anlagen integriert werden ‚additional supporting documents‘.
    • XRechnung mit Anlagen an die Deutsche Bahn: Anhänge müssen in das XML eingebettet werden. Vorteilhaft ist die Nutzung eines Validators vor dem Versand, der auch diese Spezialanforderungen prüft – wie es XimantiX ebenfalls anbietet.
    • E-Rechnungen sind der Papierrechnung gleichgestellt. Daher können Anlagen Rechnungsbestandteile enthalten, sofern diese eine Referenz zur Rechnung beinhalten. Das ist die rechtlich durch ein Gutachten gesicherte Aussage, auch wenn sich so mancher Empfänger damit schwer tut. In unserem Fall wurden Rechnungen mit Anlagen, die den Leistungszeitraum enthielten abgelehnt. Die umsatzsteuerrechtliche Pflichtangabe des Leistungszeitraumes war hier nicht in den strukturierten Daten der XRechnung enthalten, aber in der Anlage. Das muss so auch akzeptiert werden. Auch wenn das einer manuellen Prüfung seitens des Rechnungsempfängers bedarf.
    • In der Baubranche gibt es besondere Herausforderung bzgl. der Rechnungsgröße. Oftmals müssen viele Bilder übermittelt werden. Übergangsweise werden diese Anlagen direkt per E-Mail an den Sachbearbeiter gesendet. Es gibt  zwar die Möglichkeit in der XRechnung Abschluss- Abschlag-, Teilschluss- und Schlussrechnungen als strukturierte Daten abzubilden, aber bis dato nicht auf Positionsebene. In der XRechnung Version 2.0.1 gibt es neu die sogenannten XRechnung Extensions. In den Extensions können Sie jetzt auch die Kosten, Zuschläge, Nachlässe, Abrechnungszeiträume, Preise, Umsatzsteuer, Eigenschaften zu Produkten und Dienstleistungen je Rechnungspositionen hinterlegen. Aber: Die XRechnung Extensions sind bisher nur für die UBL-Syntax verfügbar – noch nicht für UN-CEFACT/CII. Dazu sei kurz gesagt: Der Rechnungsversender kann sich für eine Syntax entscheiden, wohingegen Rechnungsempfänger beide Syntaxen unterstützen müssen.
    • WebService via PEPPOL: PEPPOL ist ein Netzwerk für den einfachen und kostengünstigen Austausch elektronischer Dokumente zwischen öffentlichen Stellen und Lieferanten. Webservice via PEPPOL bedeutet nicht, dass Sie eine Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk benötigen. Sie können Ihre Rechnungen direkt oder über einen Dienstleister wie XimantiX unter Verwendung eines WebService übermitteln.
  6. Was sind die drei wichtigsten Punkte, die Sie unbedingt beachten sollten?
    • Projektlaufzeit: Für Projekte im Umfeld der XRechnung, muss je nach Quellsystem (ERP-System) und der anzubindenden Empfangspunkte ausreichend Zeit eingeplant werden. Rechnen Sie hier mindestens mit einer Umsetzungsdauer von drei Monaten.
    • Kommunikationsbedarf: Die benötigte Abstimmung zwischen Ihnen, Ihrem ERP-Systemhaus, ggf. dem eInvoicing-Dienstleisters und die jeweiligen Stellen auf Empfängerseite braucht seine Zeit. Ein eInvoicing-Dienstleister kann durch bereits vorhandene Erfahrungen mit bestimmten Empfängern und vorhandenen Kontakten helfen Zeit zu sparen. Allerdings gibt es immer wieder Empfänger speziell auf kommunaler Ebene mit denen noch etwas Pionierarbeit erforderlich ist.
    • Investitionssicherheit: Das Thema der XRechnung und ZUGFeRD spielt mehr und mehr auch in der Privatwirtschaft eine Rolle. Mit Unterstützung durch einen Dienstleister sind Sie auch bei Änderungen an den Standards – und die erfolgen regelmäßig – auch in Zukunft auf der sicheren Seite.

Die gute Nachricht: Heute können schon alle Rechnungen in Deutschland an Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand elektronische versendet werden!