XRechnung - Was ist XRechnung - Beitragsbild

XRechnung oder ZUGFeRD?

Was Sie über elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung wissen sollten!

Mit der XRechnung hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland einen neuen Standard für elektronische Rechnungen (eRechnungen) geschaffen. Das wurde nötig, nachdem die Europäische Union im Rahmen ihrer Digitaloffensive alle Mitgliedsstaaten per Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet hatte, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen.

Warum? Ganz einfach: Nachdem es sich bei „echten“ elektronischen Rechnungen um strukturierte Datensätze handelt, sollten damit gleich mehrere Probleme angegangen werden. Denn in einem einheitlichen Format bereitgestellte Rechnungsinhalte können nicht nur leichter validiert, sondern auch kosten- und umweltschonend übertragen und schließlich fehlerfrei ausgelesen werden. Arbeitsabläufe wie die Übertragung, Prüfung, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen lassen sich damit erheblich verkürzen und optimieren.

Ein Vorteil, der sich sowohl im Ressourcenverbrauch als auch bei den Kosten für die Rechnungsverarbeitung sehr stark bemerkbar macht. Für Bund und Länder liegt das geschätzte Einsparpotenzial allein hierzulande bei bis zu 4,5 Milliarden Euro – pro Jahr¹! Eher pessimistische Schätzungen gehen dagegen von „nur“ 2,5 Milliarden Euro aus, die sich jedes Jahr mit der elektronischen Rechnungsstellung an die Verwaltung einsparen ließen.

Grund genug für die EU und ihre Mitgliedsstaaten, die Digitalisierung ihrer eigenen Rechnungseingangsprozesse mit viel Druck und ehrgeizigen Zielen voranzutreiben.

Zeitplan zur E-Rechnungspflicht in Deutschland

Abb. Zeitplan zur E-Rechnungspflicht in Deutschland: Die elektronische Rechnungsstellung an die Verwaltung tritt nach und nach überall in Europa in Kraft

Die Folge: Bereits am 18. April 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber elektronische Eingangsrechnungen in einem Format, das den EU-Vorgaben entspricht, empfangen (und eigentlich auch elektronisch weiterverarbeiten) können. In Deutschland wurde für ebendiesen Zweck das Format XRechnung entwickelt. Hierbei handelt es sich um eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS) der entsprechenden, ebenfalls von der EU vorgegebenen E-Rechnungsnorm EN 16931. Oder anders ausgedrückt:

Die XRechnung ist die deutsche Variante der E-Rechnung für die Verwaltung.

Ebenso kompatibel mit den EU-Vorgaben ist übrigens auch das (hierzulande schon etwas bekanntere) ZUGFeRD-Format in seiner aktuellen Version ZUGFeRD 2.0.

So weit, eigentlich so gut.

Bleibt nur die Frage: Wer soll eigentlich die elektronischen Rechnungen erstellen, die sich die öffentliche Verwaltung wünscht? Und wie finden die Rechnungsdatensätze in XRechnung, ZUGFeRD & Co. überhaupt ihren Weg zum jeweiligen Rechnungsempfänger in der öffentlichen Verwaltung oder öffentlichen Unternehmen in Bund, Ländern und Gemeinden?

Keine Sorge, auch daran wurde gedacht!

XRechnungen an den Bund: So geht`s!

Elektronische Rechnungen können über viele verschiedene Wege an die Rechnungsempfänger bei der öffentlichen Hand übertragen werden. Der Bund hat dafür eine zentrale Stelle im Internet eingerichtet, den sogenannten Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE). Diesen erreichen Sie über https://xrechnung.bund.de/. Bevor man den ZRE jedoch zur Rechnungsübermittlung an die eigenen Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor nutzen kann, ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Zudem benötigen Sie die sogenannte Leitweg-ID Ihres Auftraggebers. Diese erhalten Sie zukünftig bei Neuaufträgen automatisch, können diese aber auch jederzeit gesondert erfragen.

Ist die Registrierung beim ZRE erst einmal geschafft, haben Sie gleich mehrere Möglichkeiten, Ihre Rechnungsdaten zu übermitteln:

  • Der Klassiker: E-Rechnung per E-Mail
  • Für gelegentliche Rechnungen: Eingabe der Rechnungsdaten und/oder Upload selbst erstellter XRechnungen per Webformular
  • Für viele Rechnungen: Webservice über PEPPOL

Geplant ist außerdem die Übermittlung von selbsterstellten XRechnungen mittels De-Mail. Zudem machen es immer mehr Softwareentwickler und Dienstleister möglich, auch direkt aus dem eigenen ERP-System heraus elektronische Rechnungen als XRechnung oder in einem anderen gewünschten E-Rechnungsstandard zu verschicken.

ZRE des Bundes: So kommt Ihre XRechnung beim Bund an und wird sicher bearbeitet.

Abb. ZRE des Bundes: So kommt Ihre XRechnung beim Bund an und wird sicher bearbeitet.

XRechnungen an Kommunen, öffentliche Unternehmen und andere Empfänger auf Landes- und kommunaler Ebene senden?

Grundsätzlich sollte auch das spätestens ab dem 18. April 2020 kein Problem (mehr) sein. In der Realität dürfte es aber wohl ein wenig länger dauern, bis wirklich auch der letzte öffentliche Auftraggeber in der Lage sein wird, „echte“ elektronische Rechnungen zu empfangen und digital weiterzuverarbeiten.

Dass sich die Umstellung auf den digitalen Rechnungseingang in den Ländern nicht ganz so „homogen“ wie auf Bundesebene gestaltet, liegt in der föderalen Natur der Sache. Denn in der Bundesrepublik Deutschland ist es für gewöhnlich Aufgabe der einzelnen Bundesländer, europäische Vorgaben in geltendes Landesrecht zu überführen.

Die Folge: Auch bei der elektronischen Rechnungsstellung an die Verwaltung hatten Bundesorgane, Bundesministerien und die sonstigen Bundesbehörden zeitlich die Nase vorn. Schließlich musste zunächst nur ein entsprechendes E-Rechnungs-Gesetz (ERechG) verabschiedet und eine E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) erlassen werden, durch welche sowohl Ausgestaltung als auch Umfang und Zeitplan für die E-Rechnung an den Bund festgelegt wurden. Danach galt es, für alle Rechnungsempfänger des Bundes eine gemeinsame Lösung (in Form des ZRE) zu finden, zu implementieren und mit allen Rechnungsempfängern zu verbinden. Fertig.

Auf Landesebene mussten dagegen ganze 16 Einzelgesetze und Verordnungen auf Basis der EU-Richtlinie und der europäischen Norm entworfen, optimiert und erlassen werden. Kein Wunder, dass das nicht überall gleich schnell – und mit dem gleichen Ergebnis – vonstattenging.

Ein Umstand, der sich nun in zahlreichen unterschiedlichen Vorgaben, Schwellenwerten und technischen Ansätzen von Bundesland zu Bundesland bemerkbar macht. 

XRechnungen an die Verwaltung stellen: Auch für KMU und Konzerne (fast) kein Problem!

Die gute Nachricht vorweg: Einen grundsätzlichen Zwang, Rechnungen nur noch elektronisch und in einem EU-konformen Format an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln, gibt es nicht.

Allerdings bestätigen auch hier die Ausnahmen die Regel. Denn wer Bundesbehörden, Verfassungsorgane, ein Ministerium oder einen anderen Rechnungsempfänger auf Bundesebene als Kunden hat, muss tatsächlich schon sehr bald in der Lage sein, die geforderten E-Rechnungen zu stellen. Oder noch genauer: Ab dem 27. November 2020 dürfen Auftraggeber des Bundes keine Rechnungen mehr annehmen, die nicht den europäischen Vorgaben entsprechen. Einfache PDF-Rechnungen oder gar Rechnungen auf Papier werden dann zurückgewiesen und nicht mehr bezahlt.

Einzige Ausnahmen (auf Bundesebene): Nach Maßgabe des § 3 Absatz 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes sind Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einer Höhe von 1.000 Euro von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Gleiches gilt nach § 8 E-Rech-VO außerdem für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten aus Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland sowie für Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

Auf Landesebene gibt es dagegen zwar (noch) so gut wie keine Verpflichtung zur E-Rechnung an die Verwaltung. Dafür macht die schier unüberschaubare Zahl an unterschiedlichen Detailvorgaben, Portalen, Übertragungswegen und Schwellenwerten die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung und öffentliche Unternehmen zu einem regelrechten Minenfeld. Gerade dann, wenn man als Lieferant oder Dienstleister der öffentlichen Hand für mehrere Rechnungsempfänger in verschiedenen Ländern, Gemeinden oder Regionen tätig ist.

Sie fragen sich, wie auch Sie und Ihr Unterhemen zukünftig einfach, schnell und sicher elektronische Rechnungen an die Verwaltung schicken können? 

Mit den eBeleg Services von XimantiX erstellen, versenden und empfangen Sie elektronische Rechnungen in allen gängigen Formaten, nicht nur als XRechnung oder ZUGFeRD! Und das dank unserer ausgeklügelten Schnittstelle optimalerweise direkt aus Ihrem eigenen ERP-System heraus!

Klingt spannend? Hier erfahren Sie mehr über den vielleicht einfachsten Weg um XRechnungen zu versenden und zu empfangen!

Die wichtigsten Fragen zu XRechnung & Co. in Kürze

Sie haben eine konkrete Frage zur elektronischen Rechnungsstellung an die Verwaltung oder öffentliche Unternehmen in Deutschland? Dann haben wir hier die passenden Antworten für Sie zusammengestellt!

Was ist die XRechnung?

Bei der XRechnung handelt es sich um ein semantisches Datenmodell, mit dem sich elektronische Rechnungen an die deutsche Verwaltung gemäß den Vorgaben der europäischen Normierungsbehörde CEN versenden lassen. Die XRechnung stellt damit eine nationale Variante der EU-Norm EN 16931 dar, eine so genannte Core Invoice Usage Specification (CIUS).

Was ist eine „echte“ E-Rechnung“?

E-Rechnungen bestehen aus strukturierten Rechnungsdaten, die maschinell verarbeitet werden können. Ein einfaches PDF-Dokument ohne entsprechenden XML-Datensatz stellt damit keine echte E-Rechnung dar. Auch dann nicht, wenn die PDF-Rechnung komplett digital, z.B. per E-Mail an den Rechnungsempfänger übermittelt wird.

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

Alle Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand müssen ab dem 18. April 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab dem 27. November 2020 sind zudem alle Lieferanten von Rechnungsempfängern des Bundes dazu verpflichtet, ihre Rechnungen in der geforderten elektronischen Form zu stellen. Ausnahmen gibt es nur wenige. Auf Landes- und kommunaler Ebene wird es (Stand 08.01.2020) vereinzelt einen entsprechenden E-Rechnungs-Zwang für Zulieferer geben. Das könnte sich aber noch ändern. Klarheit darüber dürfte sich jedoch wohl frühestens zum Stichtag am 18. April 2020 einstellen. Denn bis dahin müssen die Länder und Kommunen die Umsetzung in entsprechende Gesetze festzurren.

Wie passen XRechnung und GoBD zusammen?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) enthalten unter anderem Vorgaben dazu, welche Rechnungsinhalte auch bei elektronischen Rechnungen zu archivieren sind. Mit einem erfahrenen Dienstleister wie XimantiX ist aber auch das Archivieren von XRechnung & Co. kein Problem!

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD 2.0?

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formaten ist im wahrsten Sinne des Wortes offensichtlich: Denn während es sich bei einer E-Rechnung im Standard XRechnung um einen reinen Datensatz handelt, besteht eine Rechnung im Standard ZUGFeRD 2.0 aus einem Datensatz und einem sogenannten Sichtdokument in Form eines PDF. Den europäischen Vorgaben entsprechen aber grundsätzlich beide Standards.

Wo erhalte ich noch mehr Informationen zur XRechnung?

Wie Sie selbst schnell und einfach in der Lage sind, elektronische Rechnungen – optimalerweise sogar aus Ihrem bestehenden ERP System heraus – in allen gängigen Formaten zu versenden und zu empfangen, erfahren Sie auf unserer Serviceseite zur XRechnungs-Software. Weitere Informationen zum Stand der XRechnung in den verschiedenen Bundesländern hat der Verband elektronische Rechnung (VeR) übersichtlich anhand einer interaktiven Karte zusammengestellt. Weitere Informationen zur ZRE und den dazu nötigen Voraussetzungen stehen auf bund.de für Sie bereit.

Was ist der Unterschied zwischen ZRE und OZG-RE?

Während über den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) elektronische Rechnungen an alle Empfänger der Bundesverwaltung geschickt werden können, wird die in etwa „baugleiche“ Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) von einigen Bundesländern dazu genutzt werden, um elektronische Rechnungen zu empfangen. Daneben ist aber jetzt auch schon klar, dass es zusätzlich einige Individuallösungen auf Landesebene geben wird.

Die ZRE erreichen Sie hier: https://xrechnung.bund.de/

Ein zentraler Zugang zur OZG-RE (der aber nicht von allen angeschlossenen Ländern genutzt werden wird) ist über folgende URL erreichbar: https://xrechnung-bdr.de

 

¹C. Rogall-Grothe: Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung, Frankfurt am Main 2014