XRechnung - Was ist XRechnung - Beitragsbild

XRechnung topaktuell!

Was Sie über elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung wissen sollten!

Mit der XRechnung hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland einen neuen Standard für elektronische Rechnungen (eRechnungen) geschaffen. Das wurde nötig, nachdem die Europäische Union im Rahmen ihrer Digitaloffensive alle Mitgliedsstaaten per Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet hatte, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen.

Warum? Ganz einfach: Nachdem es sich bei „echten“ elektronischen Rechnungen um strukturierte Datensätze handelt, sollten damit gleich mehrere Probleme angegangen werden. Denn in einem einheitlichen Format bereitgestellte Rechnungsinhalte können nicht nur leichter validiert, sondern auch kosten- und umweltschonend übertragen und schließlich fehlerfrei ausgelesen werden. Arbeitsabläufe wie die Übertragung, Prüfung, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen lassen sich damit erheblich verkürzen und optimieren.

Ein Vorteil, der sich sowohl im Ressourcenverbrauch als auch bei den Kosten für die Rechnungsverarbeitung sehr stark bemerkbar macht. Für Bund und Länder liegt das geschätzte Einsparpotenzial allein hierzulande bei bis zu 4,5 Milliarden Euro – pro Jahr¹! Eher pessimistische Schätzungen gehen dagegen von „nur“ 2,5 Milliarden Euro aus, die sich jedes Jahr mit der elektronischen Rechnungsstellung an die Verwaltung einsparen ließen.

Grund genug für die EU und ihre Mitgliedsstaaten, die Digitalisierung ihrer eigenen Rechnungseingangsprozesse mit viel Druck und ehrgeizigen Zielen voranzutreiben.

Zeitplan zur E-Rechnungspflicht in Deutschland

Abb. Zeitplan zur E-Rechnungspflicht in Deutschland: Die elektronische Rechnungsstellung an die Verwaltung tritt nach und nach überall in Europa in Kraft

Die Folge: Bereits am 18. April 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber elektronische Eingangsrechnungen in einem Format, das den EU-Vorgaben entspricht, empfangen (und eigentlich auch elektronisch weiterverarbeiten) können. In Deutschland wurde für ebendiesen Zweck das Format XRechnung entwickelt. Hierbei handelt es sich um eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS) der entsprechenden, ebenfalls von der EU vorgegebenen E-Rechnungsnorm EN 16931. Oder anders ausgedrückt:

Die XRechnung ist die deutsche Variante der E-Rechnung für die Verwaltung.

Ebenso kompatibel mit den EU-Vorgaben ist übrigens auch das (hierzulande schon etwas bekanntere) ZUGFeRD-Format in seiner aktuellen Version ZUGFeRD 2.0.

So weit, eigentlich so gut.

Bleibt nur die Frage: Wer soll eigentlich die elektronischen Rechnungen erstellen, die sich die öffentliche Verwaltung wünscht? Und wie finden die Rechnungsdatensätze in XRechnung, ZUGFeRD & Co. überhaupt ihren Weg zum jeweiligen Rechnungsempfänger in der öffentlichen Verwaltung oder öffentlichen Unternehmen in Bund, Ländern und Gemeinden?

Keine Sorge, auch daran wurde gedacht!

XRechnungen an den Bund: So geht`s!

Elektronische Rechnungen können über viele verschiedene Wege an die Rechnungsempfänger bei der öffentlichen Hand übertragen werden. Der Bund hat dafür eine zentrale Stelle im Internet eingerichtet, den sogenannten Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE). Diesen erreichen Sie über https://xrechnung.bund.de/. Bevor man den ZRE jedoch zur Rechnungsübermittlung an die eigenen Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor nutzen kann, ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Zudem benötigen Sie die sogenannte Leitweg-ID Ihres Auftraggebers. Diese erhalten Sie zukünftig bei Neuaufträgen automatisch, können diese aber auch jederzeit gesondert erfragen.

Ist die Registrierung beim ZRE erst einmal geschafft, haben Sie gleich mehrere Möglichkeiten, Ihre Rechnungsdaten zu übermitteln:

  • Der Klassiker: E-Rechnung per E-Mail
  • Für gelegentliche Rechnungen: Eingabe der Rechnungsdaten und/oder Upload selbst erstellter XRechnungen per Webformular
  • Für viele Rechnungen: Webservice über PEPPOL

Geplant ist außerdem die Übermittlung von selbsterstellten XRechnungen mittels De-Mail. Zudem machen es immer mehr Softwareentwickler und Dienstleister möglich, auch direkt aus dem eigenen ERP-System heraus elektronische Rechnungen als XRechnung oder in einem anderen gewünschten E-Rechnungsstandard zu verschicken.

ZRE des Bundes: So kommt Ihre XRechnung beim Bund an und wird sicher bearbeitet.

Abb. ZRE des Bundes: So kommt Ihre XRechnung beim Bund an und wird sicher bearbeitet.

XRechnungen an Kommunen, öffentliche Unternehmen und andere Empfänger auf Landes- und kommunaler Ebene senden?

Grundsätzlich sollte auch das spätestens seit dem 18. April 2020 kein Problem (mehr) sein. In der Realität dürfte es aber wohl ein wenig länger dauern, bis wirklich auch der letzte öffentliche Auftraggeber in der Lage sein wird, „echte“ elektronische Rechnungen zu empfangen und digital weiterzuverarbeiten.

Dass sich die Umstellung auf den digitalen Rechnungseingang in den Ländern nicht ganz so „homogen“ wie auf Bundesebene gestaltet, liegt in der föderalen Natur der Sache. Denn in der Bundesrepublik Deutschland ist es für gewöhnlich Aufgabe der einzelnen Bundesländer, europäische Vorgaben in geltendes Landesrecht zu überführen.

Die Folge: Auch bei der elektronischen Rechnungsstellung an die Verwaltung hatten Bundesorgane, Bundesministerien und die sonstigen Bundesbehörden zeitlich die Nase vorn. Schließlich musste zunächst nur ein entsprechendes E-Rechnungs-Gesetz (ERechG) verabschiedet und eine E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) erlassen werden, durch welche sowohl Ausgestaltung als auch Umfang und Zeitplan für die E-Rechnung an den Bund festgelegt wurden. Danach galt es, für alle Rechnungsempfänger des Bundes eine gemeinsame Lösung (in Form des ZRE) zu finden, zu implementieren und mit allen Rechnungsempfängern zu verbinden. Fertig.

Auf Landesebene mussten dagegen ganze 16 Einzelgesetze und Verordnungen auf Basis der EU-Richtlinie und der europäischen Norm entworfen, optimiert und erlassen werden. Kein Wunder, dass das nicht überall gleich schnell – und mit dem gleichen Ergebnis – vonstattenging.

Ein Umstand, der sich nun in zahlreichen unterschiedlichen Vorgaben, Schwellenwerten und technischen Ansätzen von Bundesland zu Bundesland bemerkbar macht.

Nach dem Stichtag am 18. April 2020 haben wir den aktuellen Stand auf Ebene der Länder genau ermittelt.

Wie vermutet ist die Spannweite groß. Es liegen nicht nur Unterschiede auf Ebene von Ländern und Kommunen. Auch innerhalb dieser Bereiche wird es zum Teil den Auftraggebern überlassen, ab welchem Rechnungsvolumen (1.000 €, unterschwellige Aufträge, oberschwellige Aufträge) sie elektronische Rechnungen annehmen und ob diese für die Lieferanten verpflichtend sein sollen. Teilweise kann sich sogar das Rechnungsformat unterscheiden und auf Basis der E-Rechnungs-Verordnung vorgegeben werden.

  • Die Freie Hansestadt Bremen folgt beispielsweise zu 100 % dem Bund (oder besser: andersherum) und erwartet damit die XRechnung ab 1.000 € Rechnungsvolumen.
  • Andere Länder wie der Freistaat Bayern nehmen auf Ebene des Landes  zwar ab sofort elektronische Rechnungen entgegen, geben aber keine Verpflichtung für die Auftragnehmer vor. Auch gibt es in Bayern keine zentrale Plattform für den Empfang elektronischer Rechnungen.
  • Das Land Nordrhein-Westfalen ist dagegen bereits seit dem 1. April startklar. Allerdings muss hier mit jedem Auftraggeber individuell geklärt werden, über welchen Weg die E-Rechnungen zugestellt werden können. Zudem gibt es ein zentrales E-rechnungs-Portal, das aber nicht verpflichtend ist.

Klingt kompliziert? Ist es leider auch! Wir haben die wichtigsten vier Kernfragen – und wie die einzelnen Bundesländer damit verfahren – deshalb in vier praktischen Übersichtskarten für Sie zusammengestellt:

  1. In welchen Bundesländern wurde bereits eine ERechV verabschiedet?
  2. Für Aufträge mit welchen Wertgrenzen werden E-Rechnungen angenommen bzw. erwartet?
  3. In welchen Ländern gilt eine Pflicht zur E-Rechnung für Auftragnehmer – und wenn ja, ab wann?
  4. Können Rechnungen über eine zentrale Rechnungseingangs-Plattform eingeliefert werden?

E-Rechnung aktuell – Die 4 Kernfragen in Bildsprache!

XRechnung 01E-Rechnung in DE - ERechV Übersicht - XimantiX* letzte Aktualisierung 12.09.2020 Info, keine Verordnung ERechV noch in Arbeit ERechV liegt vor Status ERechV Bundesländer (*) XRechnung 02E-Rechnung in DE - Wertgrenzen Übersicht - XimantiX* letzte Aktualisierung 12.09.2020 Oberschwellig Ober- & Unterschwellig
(Ausnahmen)
ERechV noch in Arbeit Ober- & Unterschwellig Auftragswertgrenzen für E-Rechnung
Oberschwellig/Unterschwellig/1.000 € (*)
XRechnung 03E-Rechnung in DE - Pflicht für Rechnungssteller - XimantiX* letzte Aktualisierung 12.09.2020 Keine Pflicht Keine allgemeine Pflicht,
aber möglich durch Auftraggeber
ERechV noch in Arbeit Pflicht (ab 27.11.20) E-Rechnungs-Pflicht
für Rechnungssteller (*)
Pflicht (BW und Saarland ab 1.1.22, Hessen ab 18.4.24)
XRechnung 04E-Rechnung in DE - Zentraler / Dezentraler Rechnungseingang - XimantiX* letzte Aktualisierung 12.09.2020 OZG-RE / ZRE eigene Portallösung dezentrale Lösung Zentrale / dezentrale Rechnungseingänge(*) Portallösung in Arbeit

Die Fakten zur Umsetzung der E-Rechnung für Bund und Länder

Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte zur Umsetzung der E-Rechnung auf Ebene des Bundes bzw. des jeweiligen Bundeslandes zusammengetragen. Die Grundlage bildet jeweils das E-Rechnungs-Gesetz bzw. die E-Rechnungs-Verordnung, die wir für Sie auch jeweils verlinkt haben.

Wenn Sie sich für die Details zu einem bestimmten Bundesland interessieren, können Sie über das nachfolgende Menü direkt zu den jeweiligen Informationen navigieren.

Auf Ebene des Bundes

Auf Ebene des Bundes

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe § 4a des E-Government-Gesetzes
E-Rechnungs-Verordnung Ja, siehe E-Rechnungs-Verordnung des Bundes
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, für alle Bundesbehörden, seit dem 27.11.2019
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Ja, ab dem 27.11.2020 an alle Bundesbehörden. Ausnahmen nur für Einzelaufträge < 1000€ und gemäß §8 und §9 der ERechV des Bundes.
Wege des Rechnungeingangs Über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) > https://xrechnung.bund.de/. Über das ZRE Portal können elektronische Rechnungen manuell über den Webbrowser erfasst, per E-Mail, De-Mail bzw. per Webservice via PEPPOL eingeliefert werden. 
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich. Sie wird für Bundesbehörden vom KKR vergeben, siehe LeitwegID_Zusammenfassung.pdf. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers erhalten.
Info Stand 05.07.2020

Baden-Württemberg

Baden-Württemberg

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe §4a des E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EGovG BW)
E-Rechnungs-Verordnung Ja, siehe E-Rechnungs-Verordnung des Landes Baden-Württemberg
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Seit dem 18.04.2020 sind Behörden und der öffentlichen Hand zuzurechnende Unternehmen des Landes zur Annahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen ab einem Auftragswert von 1000€ verpflichtet. Für Gemeinden oder Gemeindeverbände gilt die Pflicht für den oberschwelligen Auftragsvergabe-Bereich. (siehe ERechV BW §3 Absatz 2).
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Ja, ab dem 01.01.2022. Ausnahmen nur für Einzelaufträge < 1000€ und für Lieferanten aus dem Nicht-EU Ausland (siehe ERechV BW §3 Absatz 3 und 4).
Wege des Rechnungeingangs Über den Zentralen Rechnungseingang BW, durch Webupload, per E-Mail oder zu einem späteren Zeitpunkt per Webservice über die Infrastruktur von Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL).
Akzeptierte Rechnungsformate -hier XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich für die Übermittlung von Rechnungen über das ZRE BW. Lieferanten erhalten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers.
Info Stand 05.07.2020

Bayern

Bayern

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe Artikel 5 des EGovernment-Gesetzes für Bayern
E-Rechnungs-Verordnung Ja, siehe E-Rechnungs-Verordnung Bayern und erläuternde Informationen zur Umsetzung der E-Rechnung in Bayern
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Seit dem 18.04.2020 sind alle staatlichen Behörden des Freistaats Bayern ab einem Auftragswert von 1000€ zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet.

Für Gemeinden, Gemeindeverbände, Landratsämter und sonstige der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts gelten diese Verpflichtungen zunächst für den oberschwelligen Auftragswertebereich und ab dem 18.04.2022 auch für unterschwellige Aufträge ab 1000€ netto.

Für Bauaufträge im unterschwelligen Auftragswertebereich gilt die Pflicht der Annahme ab dem 18.04.2023.

E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Die Einlieferung von Rechnung als elektronische Rechnung ist im Freistaat Bayern bisher keine Pflicht.
Wege des Rechnungeingangs Kein zentraler Rechnungseingang vom Land Bayern verfügbar. Die Rechnung wird per E-Mail direkt an den Rechnungsempfänger gesendet.
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Eine eindeutige Identifikation muss in der Rechnung enthalten sein. Diese ID wird vom Auftraggeber vorgegeben. Diese kann die Auftragsnummer, ein Aktenzeichen oder die Leitweg-ID sein.
Info Stand 05.07.2020

Berlin

Berlin

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe Berliner E-Rechnungsgesetz – BERG  (bzw. auf gesetze.berlin.de)
E-Rechnungs-Verordnung Ja, siehe E-Rechnungs-Verordnung Berlin
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Seit dem 18.04.2020 sind die Behörden des Landes Berlin zur Annahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im oberschwelligen Auftragswertebereich verpflichtet. Ab dem 31.12.2022 gilt dies auch ab einem Auftragswert von 1000€. (siehe ERechV Berlin §1 Absatz 2 und 3)
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Nein, es besteht bisher keine generelle Pflicht zur E-Rechnung. Eine Pflicht zur elektronischen Rechnung kann abweichend hiervon zwischen Auftraggeber mit den Lieferanten vereinbart werden.
Wege des Rechnungeingangs Über die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei > https://xrechnung-bdr.de/. Über das OZG-RE Portal können elektronische Rechnungen manuell über den Webbrowser erfasst, durch Webupload, per E-Mail bzw. per Webservice via PEPPOL eingeliefert werden.
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich. Sie wird für das Land Berlin durch die zuständige Senatsverwaltung für Finanzen vergeben. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID vom Auftraggeber erhalten.
Info Stand 05.07.2020

Brandenburg

  Brandenburg

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe § 5 des EGovernment-Gesetzes Brandenburg
E-Rechnungs-Verordnung Ja, siehe E-Rechnungs-Verordnung Brandenburg
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 für alle Behörden/Institutionen die als juristische Person dem Land Brandenburg zugeordnet sind, ist die Annahme elektronischer Rechnung ab 1000€ unter Verwendung des Verwaltungsportals verpflichtend. Ausnahmen gibt es im Bereich geheimhaltungsbedürftiger Aufträge (siehe ERechV Brandenburg §8) bzw. im Einzelfall sofern dies vom Ministerium für Finanzen des Landes Brandenburg zugestimmt wurde.

Andere Behörden/Institutionen, die nicht dem Land Brandenburg als juristische Person zugeordnet sind, können das Verwaltungsportal nutzen oder alternative Verfahren zum Empfang elektronischer Rechnungen. Für diese gilt die Annahmepflicht bis zum 01.01.2025 die Pflicht zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen nur für oberschwellige Aufträge.

E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Nein, es besteht bisher keine generelle Pflicht zur E-Rechnung.
Wege des Rechnungeingangs Über die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei > https://xrechnung-bdr.de/. Über das OZG-RE Portal können elektronische Rechnungen manuell über den Webbrowser erfasst, durch Webupload, per E-Mail bzw. per Webservice via PEPPOL eingeliefert werden.
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers erhalten.Weiteres finden Sie in der Informationen zur Leitweg-ID vom Land Brandenburg.
Info Stand 05.07.2020

Bremen

  Bremen

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe  § 4 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Bremen.
E-Rechnungs-Verordnung Ja, verabschiedet am 13.10.2017 – siehe E-Rechnungs-Verordnung der Freien Hansestadt Bremen
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Jaseit dem 27.11.2019 über die zentrale Rechnungseingangsplattform zERIKA ab einem Auftragswert von 1000€ verpflichtend, mit wenigen Ausnahmen (siehe ERechV Bremen §3 Absatz 4).
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Ja, ab dem 27.11.2020. Ausnahmen gelten für Einzelaufträge < 1000€ und geheimhaltungsbedürftige Aufträge (siehe ERechV Bremen §3 Absatz 4)
Wege des Rechnungeingangs Über die Rechnungseingangsplattform zERIKA > https://www.e-rechnung.bremen.de/, vorzugsweise per Webservice via PEPPOL oder alternativ manuell über den Webbrowser erfasst, durch Webupload oder per E-Mail bzw. De-Mail. 
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers erhalten.
Info Stand 05.07.2020

Hamburg

Hamburg

E-Rechnungs-Gesetz Nein, siehe Pressemeldung vom 02. April 2019
E-Rechnungs-Verordnung Nein, siehe Pressemeldung vom 02. April 2019
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, gemäß EU-Richtlinie für oberschwellige Aufträge, seit dem 18.04.2020.
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Nein, es besteht bisher keine generelle Pflicht zur E-Rechnung.
Wege des Rechnungeingangs Über den Rechnungseingang der Hansestadt Hamburg, per E-Mail, siehe Registrierungssseite
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung, siehe Pressemeldung vom 02. April 2019
Leitweg-ID Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe bei dem Auftraggeber erfragen wie die korrekte Zuordnung der Rechnung sichergestellt wird.
Info Stand 05.07.2020

Hessen

Hessen

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe §5 HEGovG E-Government-Gesetzes des Landes Hessen
E-Rechnungs-Verordnung Ja, siehe E-Rechnungs-Verordnung des Landes Hessen
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020, für alle Behörden des Landes Hessen. Ausnahmen gibt es nur für Einzelaufträge < 1000€ und gemäß §8 und §9 der ERechV des Landes Hessen.
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Ja, ab dem 18.04.2024.
Wege des Rechnungeingangs Bisher keine zentrale Einlieferung möglich. Bisher erfolgt die Einlieferung mindestens per E-Mail oder per Webservice via PEPPOL, in Abstimmung mit dem Auftraggeber.
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Es ist eine Identifikationsnummer zu verwenden, nach Vorgabe des Auftraggebers. Dies kann aber muss nicht das Format der Leitweg-ID haben. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Identifikationsnummer beim Auftraggeber erfragen.
Info Stand 05.07.2020

Mecklenburg-Vorpommern

Mecklenburg-Vorpommern

E-Rechnungs-Gesetz Diese ist bisher als  Entwurf eines Zweiten Gesetzes zur Änderung des E-Government-Gesetzes Mecklenburg-Vorpommern vor.
E-Rechnungs-Verordnung Die entsprechende ERechV M-V befindet sich in Abstimmung. Erste Information sind verfügbar auf dem Dienstleistungsportal des Landes Mecklenburg-Vorpommern.
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020, für alle Behörden des Landes Mecklenburg-Vorpommern.  Laut aktuellem Entwurf wird eine elektronische Rechnung unabhängig vom Auftragswert angenommen.
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Eine Aussage ist erst möglich, wenn die ERechV des Landes Mecklenburg-Vorpommern vorliegt.
Wege des Rechnungeingangs Über die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei > https://xrechnung-bdr.de/. Über das OZG-RE Portal können elektronische Rechnungen manuell über den Webbrowser erfasst, durch Webupload, per E-Mail bzw. per Webservice via PEPPOL eingeliefert werden.
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich. Sie wird für Behörden des Landes Mecklenburg-Vorpommern vergeben, siehe weitere Informationen unter ‚Voraussetzungen‘ im Dienstleistungsportal des Landesamt für Finanzen Mecklenburg-Vorpommern.
Info Stand 12.09.2020

Niedersachsen

Niedersachsen

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe § 6 des EGovernment-Gesetzes
E-Rechnungs-Verordnung Ja, siehe E-Rechnungs-Verordnung des Landes Niedersachsen. Weitere Informationen für Rechnungsempfänger stehen auf der Seite der ePoststelle des Landes Niedersachsen bereit.
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020, für alle Behörden des Landes Niedersachsen unabhängig vom Auftragswert. Ausnahmen gibt es für geheimhaltungsbedürftige Aufträge (siehe ERechV des Landes Niedersachsen §1 Absatz 2).
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Nein, es besteht bisher keine generelle Pflicht zur E-Rechnung. Weitere Informationen für Rechnungsstellende stehen auf der Seite der ePoststelle des Landes Niedersachsen bereit.
Wege des Rechnungeingangs Landesbehörden müssen für den Rechnungsempfang die zentrale ePoststelle des Landes Niedersachsen nutzen. Darüber können elektronische Rechnungen manuell über den Webbrowser erfasst, durch Webupload bzw. per E-Mail eingeliefert werden.
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers erhalten.
Info Stand 23.09.2020

Nordrhein-Westfalen

Nordrhein-Westfalen

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe § 7a des EGovernment-Gesetzes
E-Rechnungs-Verordnung Jasiehe E-Rechnungs-Verordnung des Landes NRW und erläuternde Informationen zur eRechnung in NRW
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020, für alle Behörden des Landes NRW, unabhängig vom Auftragswert. Ausnahmen gibt es für Direktaufträge ohne Vergabeverfahren bzw. geheimhaltungsbedürftige Aufträge, siehe §6 ERechV des Landes NRW.
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Nein, es besteht bisher keine generelle Pflicht zur E-Rechnung. Abweichend davon können Auftraggeber eine elektronische Rechnungsstellung fordern.
Wege des Rechnungeingangs Über das NRW Portal > https://erechnung.nrw/, wobei der Weg des Rechnungseingangs vom Auftraggeber frei wählbar ist. Auch eine vorhandene Leitweg-ID bedeutet nicht automatisch die Anbindung des Auftraggebers am NRW Portal.
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich, sofern eine Rechnung über das NRW Portal erfolgt. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers erfragen.
Info Stand 05.07.2020

Rheinland-Pfalz

Rheinland-Pfalz

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe E-Rechnungs-Gesetz Rheinland-Pfalz
E-Rechnungs-Verordnung Die entsprechende ERechV RP befindet sich noch in Arbeit.
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behörden des Landes Rheinland-Pfalz unabhängig vom Auftragswert zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet. Weitere Informationen für Rechnungsempfänger können den FAQ für Rechnungsempfänger des Landes Rheinland-Pfalz entnommen werden.
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Eine Aussage ist erst möglich, wenn die ERechV des Landes Rheinland-Pfalz vorliegt. Weitere Informationen für Rechnungssteller können den FAQ für Rechnungssteller des Landes Rheinland-Pfalz entnommen werden. Eine Verpflichtung der Rechnungssteller ist ab dem 01.01.2024 geplant.
Wege des Rechnungeingangs Über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Landes Rheinland-Pfalz > https://e-rechnung.service.rlp.de/. Darüber können elektronische Rechnungen manuell über den Webbrowser erfasst, durch Webupload, per E-Mail bzw. später auch per Webservice via PEPPOL eingeliefert werden.
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931).
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers erhalten.
Info Stand 12.09.2020

Saarland

Saarland

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe § 10a des EGovernment-Gesetzes Saarland ( E-GovG SL)
E-Rechnungs-Verordnung Ja, siehe Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Saarlandes. Weitere Informationen können dem Informationsportal zum zentralen E-Rechnungseingang für das Saarland entnommen werden.
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behörden des Saarland zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet.
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Ja, ab dem 01.01.2022. Ausnahmen nur für Einzelaufträge < 1000€, Auftröge die der Geheimhaltungspflicht unterliegen und für Lieferanten aus dem Nicht-EU Ausland (siehe ERechV Saarland §1 Absatz 2 und 3, und §3 Absatz 2).
Wege des Rechnungeingangs Über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Landes Rheinland-Pfalz (ZRE RP) > https://e-rechnung.service.rlp.de/. Darüber können elektronische Rechnungen manuell über den Webbrowser erfasst, durch Webupload, per E-Mail bzw. später auch per Webservice via PEPPOL eingeliefert werden. Für Auftraggeber ist die Umsetzung des Rechnungseingangs weitestgehend freigestellt, daher kann nicht automatisch von der Nutzung des ZRE RP ausgegangen werden.
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers erhalten.
Info Stand 12.09.2020

Sachsen

Sachsen

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe § 3a des E-Government-Gesetzes des Landes Sachsen
E-Rechnungs-Verordnung Ja, siehe E-Government-Gesetz – Durchführungsverordnung des Landes Sachsen
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behörden des Landes Sachsen zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet, wenn des Auftragswert im oberschwelligen Bereich liegt. Als Ausnahmen gelten darüber hinaus Rechnungen für geheimhaltungsbedürftige Aufträge (siehe SächsEGovG §3a Absatz 3)
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Nein, es besteht bisher keine generelle Pflicht zur E-Rechnung. Abweichend davon können Auftraggeber eine elektronische Rechnungsstellung vertraglich vereinbaren (siehe § 3a Absatz 1 Satz 3 des E-Government-Gesetzes des Landes Sachsen).
Wege des Rechnungeingangs Über die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei > https://xrechnung-bdr.de/. Über das OZG-RE Portal können elektronische Rechnungen manuell über den Webbrowser erfasst, durch Webupload, per E-Mail bzw. per Webservice via PEPPOL eingeliefert werden.
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers erhalten.
Info Stand 05.07.2020

Sachsen-Anhalt

Sachsen-Anhalt

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe E-Rechnungs-Gesetz des Landes Sachsen-Anhalt
E-Rechnungs-Verordnung Ja, siehe E-Rechnungs-Verordnung des Landes Sachsen-Anhalt
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behörden des Landes Sachsen-Anhalt unabhängig vom Auftragswert zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet.
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Nein, es besteht bisher keine generelle Pflicht zur E-Rechnung.
Wege des Rechnungeingangs Über das E-Rechnungs-Portal des Landes Sachsen-Anhalt > https://serviceportal.sachsen-anhalt.de/SachsenAnhaltGateway/Service/Entry/XRECHNUNG 
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers erhalten.
Info Stand 05.07.2020

Schleswig-Holstein

Schleswig-Holstein

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe § 52g des Landesverwaltungsgesetzes des Landes Schleswig-Holstein
E-Rechnungs-Verordnung Ja, siehe E-Rechnungs-Verordnung des Landes Schleswig-Holstein
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behörden des Landes Schleswig-Holstein unabhängig vom Auftragswert zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet. Für Auftraggeber, die keine Landesbehörden sind, gilt die Pflicht für oberschwellige Aufträge. Als Ausnahmen gelten darüber hinaus Rechnungen für geheimhaltungsbedürftige Aufträge (siehe §6 der ERechV des Landes Schleswig-Holstein)
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Nein, es besteht bisher keine generelle Pflicht zur E-Rechnung.
Wege des Rechnungeingangs Zunächst werden elektronische Rechnung per De-Mail empfangen. Ein Portal als zentralen Rechnungseingang ist geplant. Erste Informationen zum Portal sind bereits vom IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITVSH) verfügbar.
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers erfragen.
Info Stand 05.07.2020

Thüringen

Thüringen

E-Rechnungs-Gesetz Ja, siehe § 4a des EGovernment-Gesetzes
E-Rechnungs-Verordnung Ja, siehe E-Rechnungs-Verordnung des Landes Thüringen
Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behörden des Landes Thüringen unabhängig vom Auftragswert zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet.
E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten Nein, es besteht bisher keine generelle Pflicht zur E-Rechnung. Abweichend davon können Auftraggeber eine elektronische Rechnungsstellung vertraglich vereinbaren.
Wege des Rechnungeingangs Über die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei > https://xrechnung-bdr.de/. Über das OZG-RE Portal können elektronische Rechnungen manuell über den Webbrowser erfasst, durch Webupload, per E-Mail bzw. per Webservice via PEPPOL eingeliefert werden.
Akzeptierte Rechnungsformate XRechnung oder alternativ in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist als Teil der E-Rechnung zwingend erforderlich. Lieferanten sollten im Rahmen der Auftragsvergabe die Leitweg-ID des Auftraggebers erhalten.
Info Stand 05.07.2020

XRechnungen an die Verwaltung stellen: Auch für KMU und Konzerne (fast) kein Problem!

Die gute Nachricht vorweg: Einen grundsätzlichen Zwang, Rechnungen nur noch elektronisch und in einem EU-konformen Format an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln, gibt es nicht.

Allerdings bestätigen auch hier die Ausnahmen die Regel. Denn wer Bundesbehörden, Verfassungsorgane, ein Ministerium oder einen anderen Rechnungsempfänger auf Bundesebene als Kunden hat, muss tatsächlich schon sehr bald in der Lage sein, die geforderten E-Rechnungen zu stellen. Oder noch genauer: Ab dem 27. November 2020 dürfen Auftraggeber des Bundes keine Rechnungen mehr annehmen, die nicht den europäischen Vorgaben entsprechen. Einfache PDF-Rechnungen oder gar Rechnungen auf Papier werden dann zurückgewiesen und nicht mehr bezahlt.

Einzige Ausnahmen (auf Bundesebene): Nach Maßgabe des § 3 Absatz 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes sind Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einer Höhe von 1.000 Euro von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Gleiches gilt nach § 8 E-Rech-VO außerdem für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten aus Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland sowie für Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

Auf Landesebene gibt es dagegen zwar (noch) so gut wie keine Verpflichtung zur E-Rechnung an die Verwaltung. Dafür macht die schier unüberschaubare Zahl an unterschiedlichen Detailvorgaben, Portalen, Übertragungswegen und Schwellenwerten die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung und öffentliche Unternehmen zu einem regelrechten Minenfeld. Gerade dann, wenn man als Lieferant oder Dienstleister der öffentlichen Hand für mehrere Rechnungsempfänger in verschiedenen Ländern, Gemeinden oder Regionen tätig ist.

Sie fragen sich, wie auch Sie und Ihr Unterhemen zukünftig einfach, schnell und sicher elektronische Rechnungen an die Verwaltung schicken können? 

Mit den eBeleg Services von XimantiX erstellen, versenden und empfangen Sie elektronische Rechnungen in allen gängigen Formaten, nicht nur als XRechnung oder ZUGFeRD! Und das dank unserer ausgeklügelten Schnittstelle optimalerweise direkt aus Ihrem eigenen ERP-System heraus!

Klingt spannend? Hier erfahren Sie mehr über den vielleicht einfachsten Weg um XRechnungen zu versenden und zu empfangen!

Die wichtigsten Fragen zu XRechnung & Co. in Kürze

Sie haben eine konkrete Frage zur elektronischen Rechnungsstellung an die Verwaltung oder öffentliche Unternehmen in Deutschland? Dann haben wir hier die passenden Antworten für Sie zusammengestellt!

Was ist die XRechnung?

Bei der XRechnung handelt es sich um ein semantisches Datenmodell, mit dem sich elektronische Rechnungen an die deutsche Verwaltung gemäß den Vorgaben der europäischen Normierungsbehörde CEN versenden lassen. Die XRechnung stellt damit eine nationale Variante der EU-Norm EN 16931 dar, eine so genannte Core Invoice Usage Specification (CIUS).

Was ist eine „echte“ E-Rechnung?

E-Rechnungen bestehen aus strukturierten Rechnungsdaten, die maschinell verarbeitet werden können. Ein einfaches PDF-Dokument ohne entsprechenden XML-Datensatz stellt damit keine echte E-Rechnung dar. Auch dann nicht, wenn die PDF-Rechnung komplett digital, z.B. per E-Mail an den Rechnungsempfänger übermittelt wird.

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

Alle Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand müssen seit dem 18. April 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab dem 27. November 2020 sind zudem alle Lieferanten von Rechnungsempfängern des Bundes und der Freien Hansestadt Bremen dazu verpflichtet, ihre Rechnungen in der geforderten elektronischen Form zu stellen. Vereinzelte Auftraggeber auf Landes- und kommunaler Ebene verlangen von ihren Lieferanten erst später eine (echte) E-Rechnung. Dazu gehören Baden-Württemberg und das Saarland (ab dem 01.01.22) und Hessen (ab dem 18.04.2024). Allerdings gibt es auch Regelungen wie z.B. in NRW, bei denen der Auftraggeber eine Pflicht zur Einlieferung von Rechnungen als E-Rechnung im Zuge der Auftragsvergabe festlegen kann. Aktuell liegen von 13 Bundesländern die Regelungen in Form einer ERechV vor. Wir bleiben für Sie am Ball und aktualisieren diesen Absatz regelmäßig.

Wie passen XRechnung und GoBD zusammen?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) enthalten unter anderem Vorgaben dazu, welche Rechnungsinhalte auch bei elektronischen Rechnungen zu archivieren sind. Mit einem erfahrenen Dienstleister wie XimantiX ist aber auch das Archivieren von XRechnung & Co. kein Problem!

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD 2.0?

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formaten ist im wahrsten Sinne des Wortes offensichtlich: Denn während es sich bei einer E-Rechnung im Standard XRechnung um einen reinen Datensatz handelt, besteht eine Rechnung im Standard ZUGFeRD 2.0 aus einem Datensatz und einem sogenannten Sichtdokument in Form eines PDF. Den europäischen Vorgaben entsprechen aber grundsätzlich beide Standards.

Was muss das XRechnung Format enthalten bzw. die EN-16931-konforme Rechnung?

Für Lieferanten der öffentlichen Hand, die Ihre Rechnung als elektronische Rechnung im Format XRechnung liefern müssen oder wollen, werden neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen zusätzlich folgende Angaben gefordert:

  1. Eine Identifikationsnummer, meist in Form der Leitweg-ID
  2. die Bankverbindungsdaten
  3. die Zahlungsbedingungen
  4. die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers bzw. Rechnungssenders, manchmal auch De-Mail-Adresse

Folgende Angaben müssen je nach ERechV ebenfalls enthalten sein, wenn diese dem Rechnungsteller im Rahmen der Beauftragung übermittelt wurden:

  1. die Lieferantennummer,
  2. eine Bestellnummer und
  3. in seltenen Fällen noch ein Aktenzeichen oder eine Kostenstelle, sofern vorhanden.

Je nach Auftraggeber kann es vor allem in Bezug auf die geforderte Identifikationsnummer abweichende Regelungen geben. Bitte entnehmen Sie diese daher der gültigen ERechV des Bundes bzw. Bundeslandes oder stimmen Sie dies mit dem jeweiligen Auftraggeber ab.

Wo erhalte ich noch mehr Informationen zur XRechnung?

Wie Sie selbst schnell und einfach in der Lage sind, elektronische Rechnungen – optimalerweise sogar aus Ihrem bestehenden ERP System heraus – in allen gängigen Formaten zu versenden und zu empfangen, erfahren Sie auf unserer Serviceseite zur XRechnungs-Software. Weitere Informationen zum Stand der XRechnung in den verschiedenen Bundesländern finden Sie in unserem update zur Implementierung auf Länderbene bzw. beim Verband elektronische Rechnung (VeR) übersichtlich anhand einer interaktiven Karte zusammengestellt. Weitere Informationen zur ZRE und den dazu nötigen Voraussetzungen stehen auf bund.de für Sie bereit.

Was ist eine Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID)?

Die Leitweg-ID ist eine strukturierte Identifikationsnummer. Sie dient in Deutschland der korrekten Weiterleitung zentral eingehender Rechnungen an den Auftraggeber der öffentlichen Hand.

Die Struktur der Leitweg-ID besteht aus Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer. Dabei enthält die Grobadressierung eine Kennung für das Bundesland (2-stellig), den Regierungsbezirk (1-stellig), den Landkreis (2-stellig) und die Gemeinde (3-stellig). Die Feinadressierung ist eine 5-stellige Kennung für die jeweilige Behörde bzw. Institution der öffentlichen Hand. Zuletzt enthält die Leitweg-ID eine 2-stellige Prüfziffer.

XRechnung - Bestandteil - Leitweg-ID

Die Vergabe der Leitweg-ID erfolgt zum Teil zentral. Beim Bund ist das KKR dafür zuständig. Je nach Bundesland gibt es eine andere zentrale Verwaltungsstelle für die Vergabe der Leitweg-ID.

Manche Bundesländer verfügen bisher allerdings noch nicht über eine zentrale Vergabestelle. Ein zentrales deutschlandweites Register für die Leitweg-ID aller Auftraggeber gibt es bisher noch nicht, wird aber diskutiert.

Der Rechnungssteller bzw. Rechnungssender bekommt vorab, z.B. im Rahmen der Auftragsvergabe, die Leitweg-ID vom Auftraggeber.

Weitere Informationen zur Leitweg-ID finden Sie z.B. in der Zusammenfassung zur Leitweg-ID vom KKR.

Was ist der Unterschied zwischen ZRE und OZG-RE?

Während über den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) elektronische Rechnungen an alle Empfänger der Bundesverwaltung geschickt werden können, wird die in etwa „baugleiche“ Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) von einigen Bundesländern dazu genutzt werden, um elektronische Rechnungen zu empfangen. Daneben ist aber jetzt auch schon klar, dass es zusätzlich einige Individuallösungen auf Landesebene geben wird.

Die ZRE erreichen Sie hier: https://xrechnung.bund.de/

Ein zentraler Zugang zur OZG-RE (der aber nicht von allen angeschlossenen Ländern genutzt werden wird) ist über folgende URL erreichbar: https://xrechnung-bdr.de

 

¹C. Rogall-Grothe: Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung, Frankfurt am Main 2014