So senden Sie E-Rechnungen an den Bund | ePodcast#03

Unser ePodcast dreht sich aktuell um die E-Rechnung an die öffentliche Hand, die Behörden und zugehörigen Institutionen.

Beim ePodcast#03 von XimantiX – Dauer ca. 20 Minuten – geht es darum worauf Sie beim Versand Ihrer elektronischen Rechnungen an den Bund alles achten müssen.

In den nachfolgenden ePodcast-Episoden – zum elektronischen Rechnungsversand an Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand – gehen wir au die einzelnen Bundesländer ein, die geltenden Gesetze (ERechG), Verordnungen (ERechV) und was beim Versand an Ihre Kunden in diesen Regionen zu beachten ist.

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Viel Spaß beim Reinhören!

Unsere ePodcast Notizen für Sie:

Wie senden Sie Ihre Rechnungen an den Bund? Was gibt es zu beachten?

Wir haben für Sie die nötigen Informationen zusammengetragen, damit Sie erfolgreich Ihre elektronischen Rechnungen an den Bund senden können.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen für den Rechnungsversand an den Bund?

  • E-Rechnungs-Gesetz (ERechG): § 4a des E-Government-Gesetzes,  vom Juli 2013, Verordnungsermächtigung zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU auf Ebene des Bundes
  • E-Rechnungs-Verordnung (ERechV): Verordnung des Bundes, in Kraft seit 27.11.2018, definiert Format, Übermittlungswege, geforderte Inhalte etc.
  • Annahmepflicht für Behörden und Institutionen auf Ebene des Bundes seit 27.11.2019

Gilt für Lieferanten des Bundes eine E-Rechnungspflicht?

  • Ja, seit dem 27.11.2020 gilt die E-Rechnungspflicht für Lieferanten des Bundes

Ausnahmen der Pflicht:

  • Direktaufträge bis 1.000€
  • geheimhaltungsbedürftige Aufträge
  • Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland

Gibt es auf Ebene des Bundes ein E-Rechnungs-Portal?

  • Ja, der Zentrale Rechnungseingang des Bundes (ZRE), betrieben von der Bundesdruckerei
  • Nutzungsvoraussetzung: Registrierung durch den Lieferanten am Portal, auch bei ausgelagertem Versand über einen Dienstleister

Welche Rechnungsformate können über das ZRE eingeliefert werden?

  • XRechnung
  • ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung (= nur der XML-Teil der ZUGFeRD-Rechnung)

Was muss Ihre Rechnung an den Bund enthalten?

  • umsatzsteuerrechtlichen Bestandteile einer Rechnung
  • Leitweg-ID
  • Bankverbindung
  • Zahlungsbedingungen
  • E-Mail des Rechnungsstellers = angegebene E-Mail bei der Registrierung am ZRE
  • Lieferantennummer bzw. Bestellnummer

Wie sieht die Leitweg-ID aus? Woher bekomme ich die Leitweg-ID meines Auftraggebers?

  • Grobadressierung = Bundesland (2-stellig) bzw. für den Bund die ’99‘, Regierungsbezirk (1-stellig), Landkreis (2-stellig) und Gemeinde (3-stellig)
  • Feinadressierung = 5-stellige Kennung für die jeweilige Behörde bzw. Institution auf Ebene des Bundes, bis hin zum Sachbearbeiter
  • 2-stellige Prüfziffer
  • Wird i.d.R. im Rahmen der Auftragsvergabe vom Auftraggeber an den Lieferanten kommuniziert, falls nicht ist diese beim Auftraggeber zu erfragen
  • Leitweg-ID Liste aller am ZRE angeschlossenen Behörden

Welche Übermittlungswege stehen Ihnen beim ZRE zur verfügung?

  • Weberfassung: bei sehr wenigen Belegen, manuelle Erfassung direkt im ZRE
  • Webupload: hier können Sie eine XRechnung über das ZRE hochladen und an Ihren Auftraggeber übermitteln
  • E-Mail: komfortabler ist die Übermittlung per E-Mail, Sie erhalten bei der Registrierung die für Sie gültige E-Mail-Adresse..
  • WebService via PEPPOL: Offene Schnittstelle per WebService, wird von den meisten Dienstleistern bedient, ist besonders für die Übermittlung vieler Rechnungen geeignet, durch die direkte Anbindung z.B. über einen Dienstleister an den WebService wird eine hohe Transparenz und eine zuverlässige Verbindung sichergestellt, Lieferanten müssen hierfür keine Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk umsetzen, PEPPOL wird hier vielmehr für die Weiterleitung ab dem ZRE an die Auftraggeber verwendet.

Wie groß darf die E-Rechnung an den Bund sein?

  • In der Praxis fallen wie im Bauwesen zusätzliche Anlagen an, z.B. für die Dokumentation des Baufortschritts durch entsprechende Bilder.
  • Die Größe der zu übermittelten Rechnung darf beim ZRE je nach Übermittlungsweg inkl. Anlagen 10MB bzw. 15 MB nicht überschreiten. Hier im Detail auf Basis der Angaben aus den FAQ des ZRE mit den genauen Angaben (Stand 19.05.2021)
    • Weberfassung: Anzahl rechnungsbegleitender Unterlagen 200, maximale Größe aller Anlagen 11 MB
    • Upload: max. 200 Stück, max. 15 MB
    • E-Mail: max. 200 Stück, max. 10 MB
    • DE-Mail: max. 200 Stück, max. 10 MB
    • Webservice via Peppol: max. 200 Stück, max. 15 MB
  • Bei Bedarf können zusätzliche Anlagen separat per E-Mail übermittelt werden. Das sollten Sie allerdings unbedingt mit dem Auftraggeber abstimmen, damit auch die Zuordnung zur korrespondierenden Rechnung reibungslos funktioniert.

Welche Formate werden für Anlagen Ihrer XRechnung beim ZRE angenommen?

Als Anlagen werden folgende Formate beim ZRE angenommen:

  • PDF-Dokumente
  • Bilder (PNG, JPG/JPEG)
  • Textdateien (CSV)
  • Excel-Dokumente (XLSX)
  • OpenDocument-Tabellen (ODS)

Wie kann ich den Status eingereichter Rechnungen beim ZRE einsehen?

Der Status eingereichter Rechnungen ist beim ZRE über das Rechnungsjournal in Ihrem Konto einsehbar.

Es gibt folgende Status:

  • Neu: Ihre Rechnung wurde an den ZRE hochgeladen, die formale Prüfung steht noch aus.
  • Bereitgestellt: Ihre Rechnung wurde formal erfolgreich geprüft und anschließend dem Rechnungsempfänger zur Abholung bereitgestellt.
  • Abgeholt: Ihre Rechnung wurde durch Ihren Auftraggeber abgeholt.
  • Zurückgewiesen: Ihre Rechnung wurde abgewiesen.

Beim Versand per WebService kann der Status, je nach Anbindung über einen E-Rechnungs-Dienstleister, bis ins ERP zurückgespielt werden. Dadurch erhalten Sie ein hohes Maß an Transparenz und eine schnelle Rückmeldung.

Wo finde ich weitere Informationen zur E-Rechnung an den Bund?

Weitere Informationen zum E-Rechnungs-Versand an Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand finden Sie in unserem Beitrag ‚XRechnung topaktuell‚.

Zusätzlich empfehlen wir Ihnen als Informationsquelle zum ZRE die FAQ des ZRE. Hier sind viele ergänzende und hilfreiche Informationen für Anwender des ZRE verfügbar.

Unser nächstes Thema

Der Versand von E-Rechnungen an Behörden und Institutionen des Freistaats Bayern! (verfügbar ab dem 01.06.2021)

Hier gelangen Sie zu unseren bisherigen ePodcast-Episoden

ePodcast#01 – die Audio-Variante unseres Webinars zum Thema „XRechnung: Projekterfahrungen und erstes Fazit vom 24.02.2021“

ePodcast#02„Rechnungseingangsportale für Bund und Länder“