Rechnungsversand an Behörden in NRW | ePodcast#06

In Nordrhein-Westfalen ist von Papier bis E-Rechnungs-Pflicht alles dabei.

Blicken Sie durch was wann für Sie gilt?

Unsere ePodcast-Reihe dreht sich aktuell um die E-Rechnung an die öffentliche Hand, die Behörden und zugehörigen Institutionen.

Beim ePodcast#06 von XimantiX geht es um den Versand elektronischer Rechnungen an Ihre Auftraggeber in Nordrhein-Westfalen.

Wie die Lage in den anderen Bundesländern ist, werden wir nach und nach in unseren folgenden ePodcast-Episoden besprechen.

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Viel Spaß beim Reinhören!

Unsere ePodcast Notizen für Sie:

Wie senden Sie Ihre Rechnungen an Ihre Auftraggeber der öffentlichen Hand in Nordrhein-Westfalen? Was gibt es zu beachten?

Jasmine Kocharyan stand Rede und Antwort mit ihrem Wissen rund um die Umsetzung der E-Rechnung in NRW.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen für den Rechnungsversand in NRW?

siehe § 7a des EGovernment-Gesetzes

siehe E-Rechnungs-Verordnung des Landes NRW und erläuternde Informationen zur eRechnung in NRW für Rechnungsempfänger.

Gilt in Nordrhein-Westfalen eine E-Rechnungspflicht?

Wie sieht es aus Sicht der Lieferanten öffentlicher Auftraggeber in NRW aus?

  • Nein, es gibt derzeit keine grundsätzlich E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten von Behörden in NRW.
  • Grundsätzlich deshalb, weil es den öffentlichen Auftraggebern freisteht eine entsprechende Verpflichtung vertraglich, also bezogen auf einen bestimmten Auftrag, zu vereinbaren.
  • Fazit: Es kann eine E-Rechnungs-Pflicht für einzelne Aufträge gelten!

Wie sieht es mit der Annahmepflicht für E-Rechnungen bei den Auftraggebern in NRW?

  • Ja, seit dem 18.04.2020 gilt für Landesbehörden von NRW die Annahmepflicht für elektronische Rechnungen, unabhängig vom Auftragswert.
  • Es gelten folgende Ausnahmen: Direktaufträge ohne Vergabeverfahren bzw. geheimhaltungsbedürftige Aufträge.

Steht für Lieferanten der Behörden in NRW zur Einreichung elektronischer Rechnungen ein zentrales E-Rechnungs-Portal zur Verfügung?

  • Ja, in NRW gibt es ein zentrales E-Rechnungsportal > siehe erechnung.nrw.
  • Unmittelbare Landesverwaltungen in NRW müssen für den Empfang von E-Rechnungen das Portal verwenden.
  • Alle anderen Auftraggeber können das Portal nutzen oder einen anderweitigen Empfang von E-Rechnungen z.B. per E-Mail anbieten.

Welche Rechnungsformate können in NRW für den Versand elektronischer Rechnungen verwendet werden?

  • Diese EU-Norm, die sogenannte EN-16931 verlangt zwingend eine strukturierte Rechnung. Strukturiert ist eine E-Rechnung, wenn man weiß, z.B. genau in welchem Feld der Rechnungsempfänger, der Absender, das Rechnungsdatum und so weiter steht.
  • Das bedeutet eine einfache PDF-Datei wird von den Behörden nicht akzeptiert.

In NRW werden als E-Rechnungs-Format die XRechnung oder alternative Formate akzeptiert, wie z.B. das ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0. Beide Formate entsprechen der EU Norm 16931.

Beim Versand einer E-Rechnung über das NRW Portal kann allerdings nur eine XRechnung oder alternativ eine ZUGFERD Rechnung im Profil XRechnung übermittelt werden. Das gibt es ab dem  ZUGFeRD Format in der Version 2.1.1 und besteht im Gegensatz zu dem klassischen ZUGFeRD-Format nur noch aus einer XML-Datei.

Was muss Ihre Rechnung in Nordrhein-Westfalen beinhalten, damit diese der Validierung auf Empfängerseite Stand hält?

Die umsatzsteuerrechtlichen Bestandteile einer Rechnung

  1. eine Identifikationsnummer zur Adressierung des Rechnungsempfängers (Leitweg-ID),
  2. die Bankverbindungsdaten,
  3. die Zahlungsbedingungen und
  4. eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Plus sofern vom Auftraggeber im Vorfeld kommuniziert:

  1. die Lieferantennummer,
  2. die Bestellnummer und
  3. eine Kostenzuordnung, zum Beispiel eine Kostenstelle.

Wie können Rechnungsbegleitende Anlagen versendet werden?

  • Anlagen müssen in die XRechnung eingebettet werden
  • Dürfen nicht die vom Empfänger angegebene maximale Größe überschreiten darf
  • Beim NRW Portal werden maximal 15 MB und 200 Anhänge je XRechnung angenommen.
  • Für Empfänger, die ihre elektronischen Rechnungen abseits des NRW Portals empfangen, müssen Sie direkt mit Ihrem Ansprechpartner nach der maximalen Größe der E-Rechnung inkl. Anhänge und der. maximalen Anzahl beigefügter Anlagen fragen.

Welche Übermittlungswege stehen Ihnen beim NRW Portal zur Verfügung?

  1. Weberfassung: via manuelle Erfassung über das NRW Portal, um diese als XRechnung übermitteln zu können
  2. Webupload: hierbei wird eine vorhandene XRechnung über das Portal hochgeladen
  3. E-Mail an das NRW Portal über die E-Mail-Adresse eingang@erechnung.nrw
  4. Webservice via PEPPOL: eignet sich besonders für viele Rechnungen und bietet je nach Integration in das ERP-System die bestmögliche Transparenz

Wie erfolgt die Validierung und wie kann ich den Status eingereichter Rechnungen in NRW einsehen?

Beim Webupload wird bereits vor dem Versand geprüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Eine komplette inhaltliche Prüfung erfolgt spätestens beim Rechnungsempfänger. Beispielsweise kann es Felder geben, die eine inhaltliche Abhängigkeit aufweisen und so zum Pflichtfeld werden. Diese Prüfung wird in der Regel erst durch den Sachbearbeiter Ihres Auftraggebers inhaltlich geprüft.

Angenommen Sie übermitteln Ihre Rechnungen über einen Dienstleister via Webservice Schnittstelle, dann werden diese vorzugsweise schon vor dem Versand validiert. Der Status der Rechnungszustellung wird, nachdem wir die Rechnung an das Portal übertragen haben, direkt abgeholt. Je nach Integration, kann der Status in Ihrem ERP-System direkt sichtbar gemacht werden.

Für alle anderen Zustellwege erhalten sie eine E-Mail von Ihrem Rechnungsempfänger.

Wo finde ich weitere Informationen zur E-Rechnung an Auftraggeber in NRW?

Weitere Informationen zum E-Rechnungs-Versand an Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand finden Sie in unserem Beitrag ‚XRechnung topaktuell‚.

Unser nächstes Thema

Der Versand von E-Rechnungen an Behörden und Institutionen des Landes Sachsen-Anhalt!

Hier gelangen Sie zu unseren bisherigen ePodcast-Episoden

Die komplette ePodcast-Reihe derzeit rund um das Thema E-Rechnung an Behörden & Co.

ePodcast#01 – die Audio-Variante unseres Webinars zum Thema „XRechnung: Projekterfahrungen und erstes Fazit vom 24.02.2021“

ePodcast#02„Rechnungseingangsportale für Bund und Länder“

ePodcast#03„So senden Sie E-Rechnungen an den Bund“

ePodcast#04„E-Rechnung an Behörden in Bayern von A-Z“

ePodcast#05„E-Rechnung an Behörden & Co. in Niedersachsen senden, aber wie?“