Der Scan Prozess als Teil des automatisierten Rechnungseingangs
Eine integrierte Lösung für eingehende Papierrechnungen
Je nach Prozess unserer Kunden können wir gemeinsam mit unserem Partner den vorgelagerten Scan-Prozess zur Digitalisierung eingehender Rechnungen integrieren.
Bekommen Sie noch Rechnungen per Post?
Trotz zunehmender Digitalisierung sehen wir tagtäglich, dass immer noch, und zum Teil in nicht unerheblichem Umfang, Rechnungen in Papierform eingehen. Aus diesem Grund ist bei der Einführung eines automatisierten Rechnungseingangs diese Variante der Eingangsverarbeitung im Prozess zu berücksichtigen.
Welche Schritte müssen beim Scan-Prozess des Rechnungseingangs abgebildet werden?
- Abstimmung der Lieferung zum Scandienstleister, Eingangsadresse
- Öffnen der Briefe
- Vorbereitung des Scan-Stapels
- Scanvorgang
- Übertragung der Daten für die Weiterverarbeitung
- Archivierung oder Vernichtung der Belege
- Löschen der Scan-Daten nach definiertem Zeitraum
Wie kommen Papierrechnungen an?
Je nach Unternehmensstruktur gibt es eine oder mehrere Adressen für Papierrechnungen. Idealerweise gibt es bereits heute einen zentralen Rechnungseingang mit einer definierten Postadresse. Gibt es mehrere Standorte, muss sichergestellt werden, dass alle Papierrechnungen an eine Adresse gehen.
Bei Einführung eines automatisierten Rechnungseingangs mit vorgelagertem Scan-Service wird definiert wie die Rechnungen zum Scan-Dienstleister gelangen. Dies kann über einen turnusmäßigen Transport, z.B. täglich oder wöchentlich, der eingehenden Rechnungen erfolgen. Alternativ kann eine Postfachadresse bei der Post eingerichtet werden.
Was soll mit beiliegender Werbung geschehen?
Rechnungen per Post kommen häufig mit zusätzlicher Werbung, einem Anschreiben oder ggf. weiteren Inhalten. Wenn die Post beim Dienstleister geöffnet wird, sollte im Rahmen des Projektes unbedingt definiert werden was mit diesen zusätzlichen Inhalten passieren soll. Meistens wird vereinbart, dass beiliegende Werbeprospekte entsorgt werden.
Was passiert mit geschäftlicher Post, die versehentlich an die Rechnungseingangsadresse gesendet wird?
Bei Einrichtung einer zentralen Rechnungsadresse für Papierrechnungen passiert es gelegentlich, dass nicht nur Rechnungen, sondern auch weitere Briefe an diese Adresse gesendet werden. Dabei kann natürlich auch mal eine wichtige Korrespondenz dabei sein. Auch für diesen Fall muss geklärt werden wie mit dieser Post umzugehen ist. Eine mögliche Lösung ist z.B. der taggleiche Scan der Briefe und die Zusendung an eine abgestimmte E-Mailadresse. Bleibt offen ob nachträglich die Post im Original z.B. monatlich per Post nachgesendet werden soll oder beim Scandienstleister vernichtet.
Wie erfolgt der Scanprozess eingehender Rechnungen? Stapelweise – einmal pro Tag/Woche?
Wie groß ist die Anzahl der Papierrechnungen pro Tag oder pro Woche? Wann sollen die Rechnungen eingescannt werden? Abhängig davon definieren wir gemeinsam wie und wann die Verarbeitung beim Scan-Dienstleister erfolgt. Nach dem eigentlichen Scan-Prozess erfolgt die Weiterleitung der Daten an den eBeleg Service – Eingang.
An dieser Stelle kommen jetzt alle Rechnungen zusammen in die Verarbeitung, unabhängig ob diese ursprünglich als Papierrechnung, PDF Rechnung, signierte PDF oder in einem der echten elektronischen Rechnungsformate mit strukturierten Daten (ZUGFeRD bzw. XRechnung) eingegangen sind.
Was passiert nach dem Scan-Prozess mit den Papierrechnungen?
Rechnungen müssen für die Steuer archiviert werden. Im Zuge der Digitalisierung erfolgt i.d.R. die Archivierung auf Basis der eingescannten Dokumente. Die digitale Archivierung kann in einem bereits vorhandenen DMS oder über das eBeleg Archiv erfolgen. Das spart natürlich auch Platz und somit Energie. In diesem Fall muss nach dem Scanvorgang eine Vernichtung der Papierrechnungen entsprechend der Deutschen Datenschutzverordnung erfolgen.
Alternativ gibt es auch die Möglichkeit der physischen Archivierung der Belege beim Scan-Dienstleister.
FAZIT
Der Scan-Prozess kann bei Ihnen oder über ein Scan-Dienstleister erfolgen. Wichtig ist, dass alle Schritte, die relevant sind für die Arbeit mit Belegen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sind.