Portoerhöhung! Was bedeutet das für Ihren Rechnungsversand?

Jetzt gegensteuern und Kosten beim Rechnungsversand in Schach halten.

Bestimmt haben Sie mitbekommen, dass die Deutsche Post AG eine Portoerhöhung ab 01. Januar 2022 plant. Die Bundesnetzagentur hat einer Erhöhung von bis zu 4,6% Briefporto zugestimmt. Der Standardbrief wird nach aktuellen Information bei 0,85 € liegen, der Kompaktbrief, der Grossbrief und Maxibrief sollen jeweils um 0,05 € zulegen.

Im Umfeld des Mittelstandes trifft es vor allem die Unternehmen, die Rechnungen selbst ausdrucken und per Post versenden, denn diese haben im Schnitt 1.8 Seiten. Dadurch entstehen für sie nicht zuletzt beim Rechnungsversand oder Versand von Gehaltsabrechnungen ab 01.2022 höhere Kosten.

Wie können Sie der Kostenspirale entgegenwirken?

Es gibt verschiedene Lösungsansätze

    • Post über Briefdienstleister versenden
    • 100% elektronisch versenden
    • Eine Lösung für alle Rechnungsempfänger:
      • gedruckt per Post
      • elektronische Rechnung

Ansatz #1: Post über Briefdienstleister versenden

Klar, dass diese Option einem schnell in den Sinn kommt. Auch ein Briefdienstleister versendet eine Menge Briefe und kann so seinen Kunden durch Konsolidierungsrabatte günstige Preise bieten.

Dieser Weg sollte dann zum Zuge kommen, wenn Sie auch in Zukunft 100% Ihrer Rechnungen über den Briefdienstleister versenden möchten.

Treffen folgende Aussagen auf Ihre Situation zu?

  • Wir versenden heute und in den nächsten 3 Jahren weiterhin 100% unserer Rechnungen gedruckt per Post.
  • Wir behalten auch bei unterschiedlichen Zustellformaten für unsere Kundenbasis selbst den Überblick.
  • Wir führen selbst die technische Implementierung der elektronischen Zustellung durch, wo es erforderlich wird.

Ansatz #2: 100% elektronisch versenden

Aus Erfahrung wissen wir, dass dieser Ansatz eher unrealistisch ist und am Schluss doch in viele manuelle Schritte mündet.

  • Wie behalten Sie den Überblick, wer doch eine Rechnung gedruckt per Post bekommen soll?
  • Wie stellen Sie den Versand elektronischer Rechnungen für die unterschiedlichen Formate sicher?
  • Wie halten Sie sich bzgl. der unterschiedlichen Formate zum Thema Rechnungsversand auf dem Laufenden?
  • Können Sie selbst die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherstellen?

elektronische Rechnung ≠ E-Mail mit pdf Anhang

Bei den Empfängern elektronischer Rechnungen werden meist unterschiedliche Rechnungsformate gefordert. Der Versand einer elektronischen Rechnung ist nicht gleichbedeutend mit dem Versand einer E-Mail inkl. Rechnung als pdf-Anhang. Spätestens dann, wenn Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand dazukommen, wird schon bald die Einlieferung der Rechnung im Format der XRechnung verpflichtend. Weitere Formate, die beim Rechnungsversand heutzutage verbreitet sind: OpenTrans, ZUGFeRD, EDIFACT. Auch wenn bereits 2012 die Verpflichtung der Qualifizierten elektronischen Signatur (QES) für den Versand von PDF-Rechnungen weggefallen ist, wird diese heute häufig als Sicherheitsmerkmal eingesetzt oder gar gefordert.

Ansatz #3: Eine Lösung für alle Rechnungsempfänger

Im Zuge der Digitalisierung ist eine Lösung, die beide Wege – gedruckt per Post und elektronisch – unter einen Hut bringt optimal. Bei der Anbindung mehrerer Versandwege und Versandformate sollten manuelle Schritte möglichst vermieden werden. Ihr Buchhaltungssystem sollte als Cockpit fungieren, sozusagen in Form einer Zentrale für den digitalen Versand 100% Ihrer Rechnungen per Knopfdruck an Ihre Kunden und die maximale Überwachung des Versandweges. Eine mit Ihrem ERP-System integrierte Lösung, die 100% Ihres Rechnungsversands abdeckt, bietet für Sie das grösste Einsparpotential.

Wie sieht es darüber hinaus mit Konsolidierungsrabatten für den Versand gedruckt per Post aus?

Welcher Weg ist für Sie der richtige?

Welchen Weg Sie auch immer wählen, berücksichtigen Sie alle Kosten:

  • Zeit = Personalkosten
  • Porto
  • Material = Papier, Druckerpatronen, Umschläge
  • Maschinen = Drucker, Falzmaschine, Kuvertiermaschine, Frankiermaschine

Unsere Empfehlung für Sie.

Vermeiden Sie die Implementierung eines Fleckenteppichs!

Beantworten Sie ehrlich obige Fragen und suchen Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen!

Schaffen Sie es, Ihre Kosten inkl. Druck, Kuvertierung, Umschlag, Frankierung und Porto unter dem Standardporto zu halten?

Mit dem XimantiX eBeleg Service – Ausgang kommen Sie einfach, zukunftssicher und kosteneffizient ins Zeitalter der Digitalisierung, so wie es auch die Ampel im Koalitionsvertrag anpeilt.

So bekommen Sie Belegdruck und elektronische Rechnung optimal unter einen Hut.