Industriestandards im eInvoicing Umfeld

Beim Belegaustausch zwischen Unternehmen spielen Industriestandards eine große Rolle. Dazu gehören sowohl etablierte Standards wie EDIFACT und openTRANS, als auch im Rahmen neuer Gesetze entwickelte wie ZUGFeRD und XRechnung.

XRechnung

Standard für Rechnungen an Behörden und Unternehmen der öffentlichen Hand

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein Datenaustauschstandard der alle Informationen einer Rechnung als strukturierte Daten in einem definiertem XML Format enthält. Der Standard ist aktuell in der Version 2.0.1 vom 16. Dezember 2020 verfügbar.

Welche Bedeutung hat die XRechnung?

Die XRechnung wurde für die nationale Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur Rechnungsstellung an Behörden und Unternehmen der öffentlichen Hand als Standard definiert. Dazu zählen in der ersten Phase Bundesbehörden, gefolgt von Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand auf Ebene von Länder und Kommunen.

Welche Behörden bzw. Unternehmen erwarten potentiell elektronische Rechnungen als XRechnungen?

In erster Linie fallen einem die klassischen Behörden auf der Ebene von Bund, Länder, Kommunen ein. Bedenken Sie bei der Einschätzung der Reichweite des XRechnung Standards, dass eine Reihe weiterer Unternehmen ebenfalls dazugehören, wenn diese mehrheitlich in öffentlicher Hand sind, wie z.B.:

  • Krankenhäuser und Sozialverbände
  • Energieversorger
  • Straßenbauunternehmen
  • Unternehmen der Entsorgungswirtschaft
  • Schulen und Universitäten
  • Schwimmbäder
  • Museen und kulturelle Einrichtungen

Ab wann müssen Rechnungen an Behörden in elektronischer Form erfolgen?

Die Bundesbehörden müssen seit dem 27. November 2018 elektronischer Rechnungen empfangen. Für subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber gilt das gleiche seit dem 27. November 2019. Für Sie als Auftragnehmer ist der Versand elektronischer Rechnungen an den Bund in dem vorgegebenen Format seit dem 27. November 2020 verpflichtend. Einfache PDF- oder Papierrechnungen werden vom Bund und den Behörden und Institutionen der Freien Hansestadt Bremen nicht mehr akzeptiert.

Wir empfehlen Ihnen daher möglichst früh die Weichen zu setzen und so die Vorteile des effizienten elektronischen Rechnungsaustauschs für sich und Ihre Auftraggeber zu nutzen.

Gibt es alternativ weitere Formate für die elektronische Rechnung an Behörden?

Im Rahmen der ERechV des Bundes bzw. des jeweiligen Landes wird genau definiert welche Formate akzeptiert werden. In den meisten Fällen wird die XRechnung bevorzugt, aber auch andere EN-16931-konforme Formate wie die ZUGFeRD-Rechnung (ab der Version 2.0 im EN-16931-Profil) sind meistens zugelassen. Die Links zu den jeweiligen Verordnungen von Bund und Länder finden Sie in unserem Beitrag XRechnung topaktuell.

Wie sieht die vorgegebene Struktur einer XRechnung aus?

Für weitere Informationen zu Format und Struktur einer XRechnung verweisen wir auf den Standard XRechnung – des IT Planungsrates

Was sind unsere Empfehlungen für Sie?

Stellen Sie frühzeitig die richtigen Weichen, um auch in Zukunft effizient und sicher Rechnungen an Ihre Kunden aus dem Umfeld von Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand stellen zu können. Als Dienstleister sind wir Ihr zuverlässiger Partner bei Planung, Umsetzung und Betrieb einer zukunftsorientierten Lösung.

Weitere Information finden Sie unter XRechnung – versenden und empfangen und in unserem Beitrag XRechnung topaktuell.

ZUGFeRD

Der Standard für die E-Rechnung

Welche Vorteile bringt der ZUGFeRD Standard?

Durch Einsatz des ZUGFeRD Standards beim Versand elektronischer Rechnungen, setzen Sie die Basis für einen maximalen Grad an Digitalisierung end-to-end vom Rechnungsversand über den Rechnungseingang bis hin zur Bezahlung.

Die Vorteile der Durchgängigkeit durch den Einsatz des ZUGFeRD Standards liegen auf der Hand:

  • Kürzere Durchlaufzeiten
  • Vermeidung von Übertragungsfehlern
  • Schnellere Bezahlung
  • Zeit- und Kostenersparnis

Seit dem im Herbst 2017 verabschiedeten ZUGFeRD 2.0 Standard steht Ihnen ein Standard zur Verfügung, das auch beim Versand elektronischer Rechnungen an Behörden als Alternative zur XRechnung, abhängig von der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes bzw. jeweiligen Bundeslandes, eingesetzt werden kann.

Was ist eine ZUGFeRD Rechnung?

Eine Rechnung im ZUGFeRD Standard besteht aus zwei Komponenten, ein lesbares Dokument kombiniert mit strukturierten Daten. Daher wird ZUGFeRD auch als Hybrides Format bezeichnet. Die strukturierten Daten (XML) werden mit dem Rechnungsdokument in einer PDF/A-3 Datei verschmolzen. Die Struktur der XML Daten wird im ZUGFeRD Standard definiert. Die visuelle Darstellung steht als PDF-Dokument zur Verfügung.

Welche ZUGFeRD Varianten bzw. Profile gibt es?

Je nach Anforderungen gibt es im Rahmen des ZUGFeRD Standards verschiedene Varianten bzw. Profile.

Im ZUGFeRD 1.0 Standard werden drei Varianten des Formats definiert, ZUGFeRD BASIC – ZUGFeRD COMFORT – ZUGFeRD EXTENDED, die jeweils eine unterschiedlich Tiefe der vereinbarten Datenstruktur beinhaltet.

Seit ZUGFeRD 2.0 ist der Standard auch für den Einsatz gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU im Profil EN 16931 verfügbar. Dies entspricht dem bisherigen ZUGFeRD COMFORT.

Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.1.1 ist in den Varianten ZUGFeRD BASIC, EN-16931 (COMFORT) und EXTENDED für die elektronische Rechnungsstellung verfügbar. Zusätzlich gibt es die Varianten ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL als Buchungshilfe ohne Positionsdaten.

Wie kann eine ZUGFeRD Rechnung archiviert werden?

Durch die Bereitstellung der ZUGFeRD Rechnungen als PDF/A-3, können Sie diese direkt digital GoBD-konform archivieren.

Wie erfolgt der Versand einer Rechnung im ZUGFeRD Format?

Auf Basis unserer Lösung für den Optimierten Rechnungsversand „XimantiX eBeleg Service – Ausgang“ stehen Ihnen verschiedene Versandoptionen zur Verfügung. Eine davon ist der Versand im ZUGFeRD Format. Weitere Information über unseren Dienst – Optimierter Rechnungsversand erhalten Sie auf der XimantiX Webseite unter XimantiX Dienste.

Warum sind wir der richtige Dienstleister für die Umstellung auf ZUGFeRD?

Als Fachanbieter und Dienstleister im Umfeld des elektronischen Belegaustausches, beteiligen wir uns in den Gremien zur Weiterentwicklung relevanter Standards. Wir sind u.a. an der Entwicklung des ZUGFeRD Standards mitbeteiligt.

Unser Ziel ist es die Prozesse in der Buchhaltung durch die Digitalisierung direkt aus bzw. bis ins ERP-System zu optimieren. Uns ist bewusst, dass ein Umstieg gerade mit Einbeziehung aller Kunden bzw. Lieferanten nicht auf Knopfdruck möglich ist. Wir begleiten Sie bei der Digitalisierung mit unserer Expertise und unserer Lösung.

Wie schätzt das Forum elektronische Rechnung Deutschland den ZUGFeRD Standard ein?

Mit dem ZUGFeRD Standard ist die Voraussetzung geschaffen: „Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung können ab sofort schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden“, erläutert Andreas Pelekies, Senior Projektmanager EDI/E-Business bei GS1 Germany und einer der Leiter des Arbeitspaketes AP 3, Technische Standards und ZUGFeRD, im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

Erfahren Sie mehr über ZUGFeRD in den Fragen und Antworten zum ZUGFeRD-Standard des FeRD

PEPPOL

Was ist PEPPOL?

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine.

Vom Namen her wird bereits ersichtlich, dass es hier im Ursprung um etwas geht

  1. Pan-European = über Ländergrenzen innerhalb Europa
  2. Public = für Behörden und die Institutionen der öffentlichen Hand
  3. Procurement = im Beschaffungswesen
  4. OnLine = als digitale Kommunikation bzw. in elektronischer Form.

Die Wurzeln stammen tatsächlich aus der Idee zur Vereinfachung der Beteiligung von KMUs an öffentlichen Vergabeverfahren. Demnach werden hier Informationen bzw. Dokumente in elektronischer Form ausgetauscht.

PEPPOL ist zum einen ein Standard.

Für die Umsetzung des Dokumentenaustauschs auf Basis von PEPPOL bedarf es eines Netzwerkes und sogenannter Anbieter, die für die Kommunikation in diesem Netzwerk zertifiziert sind. Alle Aktivitäten in diesem Zusammenhang werden über die Gruppe OpenPEPPOL verantwortet. Die Gruppe ist für den Ausbau und die Implementierung des Standards in Europa zuständig.

Welche Belege können über PEPPOL versendet werden?

Alle Belege in den Bereichen eCatalog, eProcurement und eInvoicing können über PEPPOL versendet werden.

Welche Bedeutung hat PEPPOL in Deutschland?

Im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde in Deutschland für Behörden und Unternehmen der öffentlichen Hand zum Teil in den jeweiligen E-Rechnungsverordnungen (ERechV) des Bundes und der Länder mindestens die Umsetzung der Rechnungsannahme via PEPPOL gefordert.

Der Versand durch Lieferanten kann per WebService erfolgen. Über das Rechnungseingangs-Portal (ZRE des Bundes oder OZG-RE für manche Bundesländer) wird die jeweilige Rechnung via PEPPOL an den jeweiligen Rechnungsempfänger weitergeleitet. Daher wird häufig in diesem Zusammenhang von der Einlieferung der Rechnung „per Webservie via PEPPOL“ gesprochen. Dazu wird die in der XRechnung oder dem alternativen EN-16931-konformen Format wie z.B. ZUGFeRD mitgelieferte Leitweg-ID verwendet. Die Leitweg-ID entspricht in PEPPOL der PEPPOL-ID. Für Sie als Lieferant und Rechnungssteller ist in diesem Fall keine Anbindung an PEPPOL erforderlich.

Die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist bei Bund und Ländern zum Teil recht unterschiedlich. Daher gibt es auch Länder wie z.B. die Freie Hansestadt Bremen, die vorzugsweise eine Einlieferung von Rechnung per PEPPOL wünschen. Einen Überblick der verschiedenen Gesetze und Richtlinien finden Sie in unserem Beitrag XRechnung topaktuell!.

Für die Umsetzung von PEPPOL in der öffentlichen Hand für den Bereich eInvoicing (elektronische Rechnung) wurde das EU-Projekt „PEPPOL eInvoicing for Government in Germany (PeGGy)“ ins Leben gerufen. Ziel des Projektes PeGGy ist es die Verbreitung und den Einsatz der PEPPOL-Infrastruktur gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU und EN-16931-Norm zu fördern.

Darüber hinaus gibt es immer mehr Unternehmen der Privatwirtschaft, die Teil des PEPPOL-Netzwerkes werden und so die Vorteile beim Austausch von Dokumenten im Beschaffungswesen darüber sicher und effizient abwickeln.

Wie kann XimantiX Sie im PEPPOL-Umfeld unterstützen?

Die Einlieferung von Rechnung per WebService via PEPPOL ist Teil unserer Lösung eBeleg Service – Ausgang.

Darüber hinaus können wir Ihnen über unsere Schwesterfirma NetEDI den Zugang zum PEPPOL-Netzwerk einfach und sicher ermöglichen.

Klingt interessant? Dann nehmen Sie dazu mit uns Kontakt auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

EDIFACT

EDI – Electronical Data Interchange

EDI ist die Abkürzung für Electronical Data Interchange und steht grundsätzlich für den elektronischen Austausch von Daten. Dieser Standard wird u.a. für den Versand und Empfang von Rechnungen verwendet. Vor allem große Unternehmen wie z.B. im Handel und in der Automobilbranche nutzen vermehrt EDI / EDIFACT für den Rechnungsaustausch.

Beim Datenaustausch auf Basis von EDI ist eine Abstimmung der Felder und ihrer Bedeutung zwischen dem Versender und Empfänger erforderlich.

EDIFACT steht wiederum für Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport und ist durch die internationale, branchenübergreifende Weiterentwicklung des EDI Standards entstanden. Inzwischen haben sich eine Vielzahl branchenspezifischer Subsets entwickelt.

openTRANS

Offener Standard zur Unterstützung des elektronischen Datenaustauschs

openTRANS ist ein offener Standard zur Unterstützung des elektronischen Datenaustauschs bei Geschäftstransaktionen zwischen Handelsunternehmen. Er unterstützt damit die elektronische Beschaffung und gliedert sich in die XML- und XML-Schema-basierten Standards ein. openTRANS ähnelt also den EDIFACT-Standards, welche dem Austausch geschäftlicher Transaktionen auf elektronischem Wege dienen.

Der Standard begründete sich in einer Initiative von Industrie- und Handelsunternehmen unter der Leitung von Fraunhofer IAO in Kooperation mit der Universität Duisburg-Essen BLI mit dem Ziel einer Standardisierung von Geschäftsprozessdokumenten (z. B. Lieferavis, Rechnung) als Grundlage für eine elektronische System-zu-System-Kommunikation.

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