Rechnungseingangsportale für Bund und Länder | ePodcast#02

Nachdem wir unser Webinar vom 24.02.2021 als Audio-Format publiziert haben, wollen wir hier in einzelnen Episoden auf dedizierte Themen eingehen.

Beim ersten echten ePodcast von XimantiX – Dauer 14 Minuten – geht es darum welche Rechnungseingangsportale der Bund und die 16 Bundesländer anbieten und welche Aspekte bei der Verwendung eine Rolle spielen.

In den nachfolgenden ePodcast-Episoden – zum elektronischen Rechnungsversand an Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand – gehen wir einzeln auf den Bund bzw. die einzelnen Bundesländer ein, die geltenden Gesetze (ERechG), Verordnungen (ERechV) und was beim Versand an Ihre Kunden in diesen Regionen zu beachten ist.

Damit Sie hier nichts verpassen, empfehlen wir den ePodcast von XimantiX rund um den digitalen Belegaustausch zu abonnieren.

Unsere ePodcast Notizen für Sie:

Welche Rechnungseingangsportale von Bund und Länder gibt es und was ist zu beachten?

Die gute Nachricht: Sie können seit dem 18.04.2020 jeder Behörde und Institution der öffentlichen Hand grundsätzlich Rechnungen im elektronischen Format (=entsprechend der EU-Norm EN-16931 mit strukturierten Daten) zusenden. Die einfach PDF Rechnung ist dazu allerdings nicht ausreichend.

Rechnungseingang wird unterschiedlich gehandhabt: zentrale Einlieferung an ein Portal, nur per E-Mail oder über eine dezentrale Portal-Infrastruktur.

Die Portale der Bundesdruckerei ZRE und OZG-RE

Die Nutzung eines Rechnungseingangsportals erfordert die vorherige Registrierung durch den Rechnungssteller mit Namen und E-Mail-Adresse. Bei dem Versand über einen Dienstleister, ist die Registrierung dennoch vom Lieferanten selbst durchzuführen.

  1. Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE):  xrechnung.bund.de; Es werden Rechnungen für Leitweg‑IDs beginnend mit „991-…“ akzeptiert. Verpflichtend als XRechnung oder ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung (=nur XML), die Nutzung des ZRE für den Rechnungsversand an Bundesbehörden ist verpflichtend, seit dem 27.11.2020 gilt hier die E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten
  2. Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE): baugleich zum ZRE des Bundes, derzeit haben sich angeschlossen die Länder Berlin, Brandenburg, Sachsen, Thüringen, Mecklenburg-Vorpommernxrechnung-bdr.de; z.T. ist die Nutzung des Portals verpflichtend (Berlin, Sachsen), teilweise gilt die Verpflichtung auf Landesebene (Brandenburg, Thüringen). In Mecklenburg-Vorpommern warten wir noch auf die ERechV in der dies geregelt wird.

Weitere zentrale Portale auf Ebene der Länder

Nun zu den Bundesländern, die ein Portal anbieten, aber nicht das Angebot der Bundesdruckerei des OZG-RE nutzen:

  1. zERIKA der Freien Hansestadt Bremenwww.e-rechnung.bremen.de: die Nutzung des Portals ist verpflichtend, seit dem 27.11.2020 gilt hier die E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten
  2. Zentraler Rechnungseingang Baden-Württembergwww.service-bw.de/erechnung, die Nutzung des Rechnungseingangsportals ist in BW auf Landesebene vorgeschrieben
  3. zentrale ePoststelle des Landes Niedersachsen ( Niedersächsische Antragssystem für Verwaltungsleistungen Online (NAVO) ): www.navo.niedersachsen.de/navo2/portal/ERechnungsApp/18465/Start, das Portal ist ein Angebot, alternativ kann die Zustellung per E-Mail erfolgen
  4. NRW Portal: erechnung.nrw, der Weg des Rechnungseingangs in NRW ist vom Auftraggeber frei wählbar
  5. Das E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz wird in Rheinland-Pfalz und im Saarland genutzt: e-rechnung.service.rlp.de, ERechV in RLP liegt noch nicht vor, nach unseren aktuellsten Informationen ist in RLP und Saarland eine Nutzung auf Landesebene und auf kommunaler Ebene verpflichtend
  6. E-Rechnungs-Portal des Landes Sachsen-Anhaltserviceportal.sachsen-anhalt.de/SachsenAnhaltGateway/Service/Entry/XRECHNUNG, das Portal ist ein Angebot
  7. Rechnungseingangsportal des Landes Schleswig-Holsteinserviceportal.schleswig-holstein.de/Verwaltungsportal/Service/Entry/XRECHNUNG, die Nutzung des Portals ist verpflichtend

Welche Länder stellen kein zentrales Portal zur Verfügung?

Jetzt fehlen noch die Rechnungseingangswege für die Freie Hansestadt Hamburg, Hessen und den Freistaat Bayern:

  1.  Freie Hansestadt Hamburg: zentraler Rechnungseingang per E-Mail:
  2. Hessen: dezentrale, ohne Portallösung des Landes
  3. Freistaat Bayern: dezentral, ohne Portallösung des Landes

Das VPX-Portal der Bundesdruckerei

Zusätzlich zu den Portalen auf Ebene des Bundes und der Länder gibt es für die Verwendung durch bis dato noch nicht angebundene Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand ein Portal der Bundesdruckerei mit dem Namen VPX. Dieses ist unter folgender URL erreichbar: bdr-businessportal.de/edi/. Analog zu den anderen Portalen muss man auch hier sich vor der Verwendung registrieren. Das VPX-Portal wird derzeit von vielen Krankenkassen für den Rechnungseingang verwendet.

Was ist beim E-Rechnungsversand an den Bund bzw. die Länder zu beachten?

Darauf gehen wir in den nachfolgenden ePodcast-Episoden ein:

  • Die gesetzliche Grundlage: ERechG, ERechV
  • Pflicht zur E-Rechnung für Lieferanten; wenn ja, ab wann und welche Ausnahmen gelten
  • Rechnungsformat
  • Inhalte der Rechnung, wie z.B. die Leitweg-ID
  • Dateigröße
  • Handhabung von Anlagen: Formate, eingebettet oder beigefügt
  • Übermittlungswege
  • Validierung: semantisch und inhaltlich
  • Zugang zum Status eingereichter Rechnungen

Unsere Empfehlung zum Schluss

Fragen Sie beim Auftraggeber nach dem zu verwenden Übermittlungsweg, das geforderte Rechnungsformat und die benötigten Inhalte. Das Vorhandensein eines Portal bedeutet nicht zwingend, dass Sie Rechnungen an den Auftraggeber darüber einliefern können.

Unser nächstes Thema

Der Versand von E-Rechnungen an Behörden und Institutionen des Bundes!

Hier geht es zum ePodcast#01 – die Audio-Variante unseres Webinars zum Thema „XRechnung: Projekterfahrungen und erstes Fazit vom 24.02.2021“