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EBNER schaltet bei der Rechnungseingangsbearbeitung den Turbo an

Digitalisierter Rechnungseingang auf Basis des XimantiX „eBeleg Service – Eingang“ und des SAP-AddOns „VISIeBox“ von VISICON

Die Ebner Industrieofen GmbH ist weltweiter Spezialist für Wärmebehandlungsanlagen. Nicht nur in seinem Kerngeschäft verfolgt das vor über 70 Jahren gegründete Unternehmen seit jeher zukunftsweisende Konzepte. Auch andere Unternehmensbereiche gehen stets mit der Zeit – vorausgesetzt, es handelt sich nicht nur um einen kurzfristigen Trend.

Ein aktuelles Beispiel für diesen sinnvoll und nutzwertig ausgerichteten Modernisierungsansatz: Die Digitalisierung von Geschäfts- und Dokumentenprozessen. Denn hier hatte es in der Vergangenheit immer häufiger an mehreren Stellen geknirscht, wodurch klar wurde, dass zu viele manuelle und fehleranfällige Schritte Teil des Rechnungseingangsprozesses waren.

Gemeinsam mit dem langjährigen SAP-Partner VISICON nahm man bei EBNER daher die betreffenden Prozesse genauer unter die Lupe. Dabei kam heraus, dass die Durchlaufzeiten für eingehende Belege wie Rechnungen in der Summe definitiv zu lang waren. Zusätzlich fehlte die nötige Transparenz für die Bearbeitung eingehender Belege.

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 «Endlich verfügen wir über eine perfekt auf unsere individuellen Anforderungen abgestimmte Lösung für einen digitalen Rechnungseingang inklusive Workflow in SAP. Für unsere Mitarbeiter:innen war die Integration in die gewohnte SAP-Umgebung besonders wichtig. VISICON und XimantiX sind mit Ihrer Kombi-Lösung VISIeBox und eBeleg Service – Eingang für uns einfach perfekt. »

Manfred Moser, Vice President Accounting and Controlling, Ebner Industrieofen GmbH

Schnell war klar: Eine optimierte Lösung für deutlich „geschmeidigere“ Belegprozesse muss her!

Zur Digitalisierung des Rechnungseingangs hat sich EBNER für die Komplettlösung VISIeBOX zur direkten Anbindung des XimantiX eBeleg Service mit SAP entschieden. Denn schnell war klar, dass ein individueller, in SAP integrierter Rechnungseingangsworkflow zum Einsatz kommen sollte.

Rechnungseingang

Der erste, relativ schnell und einfach zu realisierende Schritt war die Einrichtung eines zentralen Rechnungseingangs. So kommen heute Rechnungen und Belege, die früher per Rohrpost an die Fachabteilungen verteilt wurden, direkt an der richtigen Stelle an. So gibt es einen klar definierten Einstiegspunkt für die weitere Verarbeitung – direkt verbunden mit einer revisionssicheren Ablage. Die endlose Suche nach Belegen gehört somit ebenfalls der Vergangenheit an.

Daten-Extraktion & Nachbearbeitung

Das Auslesen der Daten erfolgt direkt mit KI-gestützter OCR (Texterkennung mit künstlicher Intelligenz). So werden die Daten aus den Rechnungen automatisiert ausgelesen und an den entsprechenden Bearbeiter zur Prüfung weitergeleitet. Eine besondere Herausforderung bildeten einige „spezielle“ Lieferanten mit (bisweilen) schwer zu verstehenden Belegstrukturen – selbst für das menschliche Auge. Die Lösung: Durch das Zusammenspiel aus automatisierten Prozessen, der Nachbearbeitung durch einen Bearbeiter bei EBNER und dem lernfähigen System, lässt sich der Automatisierungsgrad auch für schwierige Belegstrukturen der Geschäftspartner stetig steigern.

Für die Nachbearbeitung steht nun zudem eine browserbasierte Softwarelösung zur Verfügung: Auf der übersichtlich gestalteten Bearbeitungsmaske ist links ein Abbild des Originalbelegs zu sehen. Rechts daneben ermöglicht das Ergebnis der Daten-Extraktion einen direkten visuellen Abgleich. Die automatisierte Hervorhebung unsicher erkannter oder fehlender Daten rundet das komfortable Nutzererlebnis ab – und ermöglicht damit eine sehr effiziente und ergonomische Prüfung der ausgelesenen Belegdaten.

Direkt im Anschluss an die erfolgreiche digitale Übernahme der Belegdaten erfolgt die Übermittlung der Daten an das SAP-System über die VISIeBOX Schnittstelle. Die Vermeidung der doppelten Datenpflege lag EBNER dabei besonders am Herzen.

Mit der implementierten Lösung wurden zahlreiche manuelle Prozessschritte, die als besonders fehleranfällig bekannt waren, abgelöst. Die Basis für eine erhöhte Datenqualität ist somit gesichert.

Workflow

EBNER setzt für den Rechnungseingangsworkflow auf eine SAP-interne Lösung. Die individuelle Anpassung des Workflows hat in diesem Fall VISICON als SAP-Spezialist und langjähriger Partner durchgeführt. So können Rechnungen direkt – sofern vorhanden – mit der zugehörigen Bestellung verknüpft werden. Für den Einkauf ist damit jederzeit der Status der Bestellung einsehbar.

Belegmonitor

Der Rechnungsmonitor in SAP bietet EBNER zu jeder Zeit die volle Transparenz über den Bearbeitungsstatus. Verantwortliche können auf diese Weise stets alle ihnen zugeordnete Rechnungen überwachen, bis diese nach erfolgter Freigabe in den Zahllauf gehen.

In der Summe war das Projekt ein voller Erfolg, bei dem alle Wünsche von EBNER umgesetzt werden konnten. Jetzt steht den Mitarbeitern eine in SAP vollintegrierte Lösung zur Verfügung. Dadurch war auch die Umstellung auf den neuen digitalen Rechnungseingang für die Mitarbeiter sehr intuitiv.

 «Gemeinsam mit VISICON und XimantiX konnten wir den Rechnungseingang bei EBNER zukunftssicher und digital gestalten. Und das auch noch perfekt in unser SAP-System integriert. Dass mit den kürzeren Durchlaufzeiten nun auch dem Nutzen weiterer Skonti nichts mehr im Weg steht, ist außerdem ein toller Nebeneffekt. »

Manfred Moser, Vice President Accounting and Controlling, EBNER Industrieofen GmbH

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Über Ebner Industrieofen GmbH

Weltweiter Spezialist für Wärmebehandlungsanlagen.

EBNER Industrieofenbau ist ein global agierendes Familienunternehmen / Branchenführer für Wärmebehandlungsanlagen der Metallhalbzeugindustrie. EBNER ist spezialisiert auf Forschung, Entwicklung, Produktion, Montage und Inbetriebnahme von Wärmebehandlungsanlagen für die Stahl-, Aluminium- und Buntmetallindustrie.
Als Vordenker in Sachen Umweltverträglichkeit und Energieeffizienz geht EBNER auch mit zukunftsweisenden Konzepten im Bereich moderner Brennertechnologie neue Wege.

Herr Ing. Mag. Christian Teurezbacher
Vice President Information and Processmanagement, Ebner Industrieofen GmbH
www.ebner.cc

Ein Projekt in Zusammenarbeit mit unserem Partner VISICON

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