E-Rechnung an Behörden & Co. in Niedersachsen senden, aber wie? | ePodcast#05

Unsere ePodcast-Reihe dreht sich aktuell um die E-Rechnung an die öffentliche Hand, die Behörden und zugehörigen Institutionen.

Beim ePodcast#05 von XimantiX geht es um den Versand elektronischer Rechnungen an Ihre Auftraggeber in Niedersachsen.

Wie die Lage in den anderen Bundesländern ist, werden wir nach und nach in unseren folgenden ePodcast-Episoden besprechen.

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Viel Spaß beim Reinhören!

Unsere ePodcast Notizen für Sie:

Wie senden Sie Ihre Rechnungen an Ihre Auftraggeber der öffentlichen Hand des Landes Niedersachsen? Was gibt es zu beachten?

Michael Ulbricht stand Rede und Antwort mit seinem Wissen und Erfahrungen rund um die Umsetzung der E-Rechnung in Niedersachsen.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen für den Rechnungsversand in Niedersachsen?

siehe § 6 des EGovernment-Gesetzes

siehe Verordnung des Landes Niedersachsen. Weitere Informationen für Rechnungsempfänger stehen auf der Seite der ePoststelle des Landes Niedersachsen

Gilt für Lieferanten von Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand des Landes Niedersachsen eine E-Rechnungspflicht?

  • Aktuell besteht in Niedersachsen noch keine Verpflichtung für Lieferanten zum Versand von E-Rechnungen an Auftraggeber der öffentlichen Hand in Niedersachsen. Dennoch empfehlen wir Rechnungsstellern sich für Zukunft entsprechend aufzustellen.
  • Anders sieht es für die Rechnungsempfänger in Niedersachsen aus. Diese sind seit dem 18. April verpflichtet elektronische Rechnung zumindest „einfach“, also mindestens per E-Mail oder WebUpload, entgegenzunehmen. Diese Regelung gilt für alle Behörden und Unternehmen der öffentlichen Hand unabhängig vom Betrag der Rechnung.

HINWEIS: elektronische Rechnung = Rechnung mit strukturierten Daten. Eine einfache PDF genügt nicht den Anforderungen der EU-Norm EN-16931.

Können Lieferanten in Niedersachsen elektronische Rechnungen über ein zentrales E-Rechnungs-Portal einliefern?

Ja, es gibt einen sogenannten Basisdienst, die zentrale ePoststelle des Landes Niedersachsen. Dieser ist über das Niedersächsische Antragssystem für Verwaltungsleistungen Online (NAVO) erreichbar.

Landesbehörden in Niedersachsen sind zur Verwendung des Portals verpflichtet. Behörden auf Ebene der Kommunen und Gemeinden müssen derzeit mindestens den Empfang per E-Mail oder WebUpload anbieten.

Sollte ihr Kunde noch nicht das Portal NAVO nutzen, so fragen Sie bei ihm nach über welchen Weg Sie Ihre Rechnungen übermitteln können. In der Regel wird er Ihnen die dafür zu verwendende E-Mail-Adresse bekanntgeben.

Welche Rechnungsformate können als elektronische Rechnung verwendet werden?

In Niedersachsen können Sie die XRechnung oder alternativ ein EN-19631-konformes Format, wie z.B. das ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0 im Profil EN-16931 verwenden.

Das Portal NAVO erfordert allerdings zwingend eine XRechnung.

Was muss Ihre Rechnung in Niedersachsen enthalten?

Die umsatzsteuerrechtlichen Bestandteile einer Rechnung

  1. die Bankverbindung des Zahlungsempfängers
  2. die Zahlungsbedingungen
  3. die E-Mail des Rechnungsstellers = angegebene E-Mail bei der Registrierung

und sofern vom Auftraggeber bereits kommuniziert

  1. das Identifikationsmerkmal des Rechnunfsempfängers, die Leitweg-ID
  2. die Lieferantennummer
  3. eine Bestellnummer

Woher bekomme ich die Leitweg-ID meines Auftraggebers?

Sollten Sie die Leitweg-ID Ihres Auftraggebers nicht bei Auftragsvergabe erhalten haben, fragen Sie bei Ihrem Ansprechpartner auf Kundenseite nach. Diese ist für die eindeutige Identifikation des Rechnungsempfängers erforderlich. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen richtig weitergeleitet werden kann. Die Leitweg-ID kann das Routing bis zum Sachbearbeiter beinhalten.

Weitere Informationen zur Leitweg-ID finden Sie in den FAQ des Hauptbeitrags XRechnung topaktuell!

Wie können Rechnungsbegleitende Anlagen versendet werden?

  • bis zu 200 Anhänge, z.B. für Bilddateien
  • manche Empfänger erwarten die Anlagen eingebettet als Teil der XRechnung

TIPP: Falls das für Sie relevant ist, stimmen Sie die Rahmenbedingungen mit Ihrem Kunden ab, damit Ihre Rechnungen inkl. Anlagen gut ankommen. Das ist immerhin die Basis für die Liquidität Ihres Unternehmens.

Wie groß dürfen Ihre E-Rechnungen in Niedersachsen sein?

Bei der Verwendung der ePoststelle des Landes Niedersachsen, kann die E-Rechnung inkl. Anlagen max. 40MB groß sein.

Beim Versand per E-Mail können die Rahmenbedingungen variieren. Fragen Sie dazu bei Ihrem Auftraggeber nach.

Welche Übermittlungswege stehen Ihnen in Niedersachsen zur Verfügung?

Über das Rechnungseingangsportal NAVO können elektronische Rechnungen manuell über den Webbrowser erfasst, durch Webupload bzw. per E-Mail eingeliefert werden.

Ab April 2022 wird es zusätzlich die Einlieferungsmöglichkeit per WebService geben.

Wie erfolgt die Validierung und wie kann ich den Status eingereichter Rechnungen in Niedersachsen einsehen?

Die Prüfung der Struktur und die Benachrichtigung des Rechnungseingangs erhalten Sie direkt über das NAVO-Portal.

Bei Zustellung von Rechnungen per E-Mail erfolgt die Kommunikation direkt zwischen Ihrem Auftraggeber und Ihnen.

Bei Versand von E-Rechnungen über einen Dienstleister, übernimmt dieser idealer Weise die Validierung vorab. Sobald der Versand auch per WebService möglich ist (ab April 2022), kann noch mehr Transparenz zum Versandstatus bis in Ihr ERP-System zurückgespielt werden.

Wo finde ich weitere Informationen zur E-Rechnung an Auftraggeber in Niedersachsen?

Weitere Informationen zum E-Rechnungs-Versand an Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand finden Sie in unserem Beitrag ‚XRechnung topaktuell‚.

Unser nächstes Thema

Der Versand von E-Rechnungen an Behörden und Institutionen des Landes Nordrhein-Westfalen!

Hier gelangen Sie zu unseren bisherigen ePodcast-Episoden

Die komplette ePodcast-Reihe derzeit rund um das Thema E-Rechnung an Behörden & Co.

ePodcast#01 – die Audio-Variante unseres Webinars zum Thema „XRechnung: Projekterfahrungen und erstes Fazit vom 24.02.2021“

ePodcast#02„Rechnungseingangsportale für Bund und Länder“

ePodcast#03„So senden Sie E-Rechnungen an den Bund“

ePodcast#04„E-Rechnung an Behörden in Bayern von A-Z“