Wie ist der Status zur E-Rechnung in Bayern? | ePodcast#04

Unsere ePodcast-Reihe dreht sich aktuell um die E-Rechnung an die öffentliche Hand, die Behörden und zugehörigen Institutionen.

Beim ePodcast#04 von XimantiX geht es um den Versand elektronischer Rechnungen an Ihre Kunden in Bayern.

Wie die Lage in den anderen Bundesländern ist, werden wir nach und nach in unseren folgenden ePodcast-Episoden besprechen.

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Viel Spaß beim Reinhören!

Unsere ePodcast Notizen für Sie:

Wie senden Sie Ihre Rechnungen an Ihre Auftraggeber der öffentlichen Hand in Bayern? Was gibt es zu beachten?

Jonathan Seidel stand Rede und Antwort mit seinem Wissen und Erfahrungen rund um die Umsetzung der E-Rechnung in Bayern.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen für den Rechnungsversand in Bayern?

Gilt für Lieferanten von Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand in Bayern eine E-Rechnungspflicht?

  • Nein, Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern in Bayern sind nicht verpflichtet Ihre Rechnung in elektronischer Form auszustellen bzw. einzureichen.
  • Umgekehrt gilt eine Annahmepflicht für Behörden und Institutionen in Bayern seit dem 18.04.2020
    • für übergeordnete Behörden. Ausnahmen gelten nur für Direktaufträge < 1000 € netto.
    • für kommunale Behörden, Gemeinden, Gemeindeverbände und Landratsämter gilt diese im oberschwellen Bereich. Ab 18.04.2022 müssen diese dann auch Rechnungen im Unterschwellen Bereich (ab 1000€ netto, je Direktauftrag) annehmen.
    • bei Bauaufträgen im oberschwellen Bereich. Im unterschwellen Bereich greift die Pflicht ab dem 18.04.2023.

Können Lieferanten in Bayern elektronische Rechnungen über ein zentrales E-Rechnungs-Portal einliefern?

  • In Bayern gibt es kein zentrales E-Rechnungseingangs-Portal.
  • Die Umsetzung der Bayerischen Verordnung wird den Gemeinden, kommunalen Behörden oder den übergeordneten Behörden im Freistaat selbst überlassen.

Welche Rechnungsformate können als elektronische Rechnung verwendet werden?

  • In Bayern sind elektronische Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN-16931, wie XRechnung oder ZUGFeRD ab mindestens 2.0 im Profil 16931, zugelassen.

Was muss Ihre Rechnung in Bayern enthalten?

Die umsatzsteuerrechtlichen Bestandteile einer Rechnung +

  1. ein vom Rechnungsempfänger vorgegebenes Identifikationskennzeichen: Leitweg-ID, Aktenzeichen oder Bestell- bzw. Auftragsnummer
  2. die Zahlungsbedingungen
  3. die Bankverbindung des Zahlungsempfängers
  4. die E-Mail des Rechnungsstellers = angegebene E-Mail bei der Registrierung

Wie sieht die Leitweg-ID aus? Woher bekomme ich die Leitweg-ID meines Auftraggebers?

  • Grobadressierung = Bundesland (2-stellig) bzw. für den Bund die ’99‘, Regierungsbezirk (1-stellig), Landkreis (2-stellig) und Gemeinde (3-stellig)
  • Feinadressierung = 5-stellige Kennung für die jeweilige Behörde bzw. Institution auf Ebene des Bundes, bis hin zum Sachbearbeiter
  • 2-stellige Prüfziffer

Sollte Ihr Aufraggeber eine Leitweg-ID als Teil der E-Rechnung fordern, erhalten Sie diese i.d.R. im Rahmen der Auftragsvergabe. Falls nicht sollten Sie diese bei Ihrem Auftraggeber erfragen.

Welche Formate werden für Anlagen Ihrer E-Rechnung in Bayern angenommen?

Durch die dezentrale Umsetzung der Verordnung, gibt es derzeit hier keine allgemeingültige Regelung.

Im Leitfaden der Umsetzung für Landratsämter (Stand 09.2020) werden folgende Standardformate angegeben:

  • Bilder (PNG, JPG/JPEG)
  • Textdateien (CSV)
  • PDF-Dokumente

Wie groß dürfen Ihre E-Rechnungen in Bayern sein?

Auch hier gibt es für Bayern keine einheitliche Regelung.

  • Beispiel der Landeshauptstadt München:
    • bei Nutzung der WebService Schnittstelle max. 5 MB

Wir empfehlen Ihnen beim Ansprechpartner Ihres Auftraggebers nach den geltenden Größenbeschränkungen für Anlagen nachzufragen.

Welche Übermittlungswege stehen Ihnen in Bayern zur Verfügung?

Am gängigsten ist für die Übermittlung elektronischer Rechnungen die Verwendung des E-Mail-Versands.

Vereinzelt werden auch Portale angeboten, wie z.B. bei der Landeshauptstadt München, mit einer WebService Schnittstelle.

Andere bieten evtl. alternativ noch die Möglichkeit per Weberfassung oder Webupload Rechnungen einzuliefern.

Wie kann ich den Status eingereichter Rechnungen in Bayern einsehen?

Je nach Einreichungsweg sind die Möglichkeiten unterschiedlich. Bei der Übermittlung per WebService erhalten Sie i.d.R. zeitnah eine Rückmeldung, wie z.B. durch ein Fehlerprotokoll. Im Falle der E-Mail erhalten Sie die Rückmeldung oft über Ihren Ansprechpartner per E-Mail mit etwas Zeitverzug.

Wo finde ich weitere Informationen zur E-Rechnung an Ihre Auftraggeber in Bayern?

Weitere Informationen zum E-Rechnungs-Versand an Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand finden Sie in unserem Beitrag ‚XRechnung topaktuell‚.

Unser nächstes Thema

Der Versand von E-Rechnungen an Behörden und Institutionen des Landes Niedersachsen! (verfügbar ab dem 15.06.2021)

Hier gelangen Sie zu unseren bisherigen ePodcast-Episoden

ePodcast#01 – die Audio-Variante unseres Webinars zum Thema „XRechnung: Projekterfahrungen und erstes Fazit vom 24.02.2021“

ePodcast#02„Rechnungseingangsportale für Bund und Länder“

ePodcast#03„So senden Sie E-Rechnungen an den Bund“