E-Rechnung ab 2022 Pflicht in Baden-Württemberg | ePodcast #08

In Baden-Württemberg steht die E-Rechnungspflicht vor der Tür.

Was müssen Sie beachten, wenn Sie E-Rechnungen an Kunden der öffentlichen Hand in Baden-Württemberg senden?

Unsere ePodcast-Reihe dreht sich aktuell um die E-Rechnung an die öffentliche Hand, die Behörden und zugehörigen Institutionen.

Beim ePodcast#08 von XimantiX geht es um den Versand elektronischer Rechnungen an Ihre Auftraggeber in Baden-Württemberg.

Wie die Lage in den anderen Bundesländern ist, finden Sie in den bereits verfügbaren und kommenden ePodcast-Episoden.

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Viel Spaß beim Reinhören!

Unsere ePodcast Notizen für Sie:

Wie senden Sie Ihre Rechnungen an Ihre Auftraggeber der öffentlichen Hand in Baden-Württemberg? Was gibt es zu beachten?

Gemeinsam mit meinem Kollegen Jonathan Seidel habe ich mir dieses Mal die Regelungen zur E-Rechnung in Baden-Württemberg vorgenommen.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen für den Rechnungsversand in Baden-Württemberg?

siehe §4a des E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EGovG BW)

siehe Verordnung des Landes Baden-Württemberg.

Gilt in Baden-Württemberg eine E-Rechnungspflicht für Lieferanten?

Die allgemeine Pflicht für Auftragnehmer/Lieferanten bzw. Rechnungssteller zur Einreichung einer „echten“ elektronischen Rechnung tritt ab dem 01.01.2022 in Kraft.

Ausgenommen von der Pflicht sind:

  • Einzelaufträge von < 1.000 € ohne Umsatzsteuer (diese Ausnahme gilt bis zum 31.12.2025). Danach werden alle Lieferanten unabhängig des Rechnungswerts verpflichtet seine Ihre Rechnungen an Behörden in in der Pflicht.)
  • Auch Lieferanten aus dem Nicht-EU Ausland sind von der Verpflichtung ausgeschlossen.
  • Darüber hinaus besteht eine weitere Ausnahme bei Rechnungen, die nach dem  (nach § 4 Absatz 2 Nummer 1 bis 4) Landessicherheitsüberprüfungsgesetz geheimhaltungsbedürftige Daten enthalten. Diese müssen auch nicht in einem elektronischen Format eingereicht werden.

Ab wann müssen Behörden elektronische Rechnung entgegennehmen können?

Alle übergeordneten Behörden des Landes Baden-Württemberg sind seit dem 18.04.2020 dazu verpflichtet elektr. Rechnungen anzunehmen. Diese Verpflichtung zur Annahme einer elektronischen Rechnung gilt nicht für Gemeinden oder Gemeindeverbände, wenn der Wert des vergebenen Auftrags im unterschwelligen Bereich befindet.

Wie können in Baden-Württemberg Rechnungen übermittelt werden? Wird in Baden-Württemberg ein zentrales Rechnungseingangs-Portal zur Verfügung gestellt?

Die Einreichung elektronischer Rechnungen erfolgt zentral über das Portal des Zentralen Rechnungseingangs Baden Württemberg. Für Rechnungsempfänger ist die Nutzung des Portals verpflichtend nach § 7 Absatz 1 ERechVO-BW.

=> Das bedeutet, wer seine Rechnungen elektronisch einliefert, muss dies zumindest für Empfänger auf Landesebene über das ZRE-BW durchführen.

Welche Wege der Rechnungseinlieferung über das ZRE-BW stehen zur Verfügung?

E-Rechnungen können Stand heute per Webupload oder E-Mail eingereicht werden. Zu einem späteren Zeitpunkt ist auch die Einlieferung per Webservice über die Infrastruktur des PEPPOL-Netzwerks geplant.

Kurzer Exkurs zu „WebService via PEPPOL“:

PEPPOL ist ein europäisches Transportnetzwerk für den Austausch von Dokumenten mit der öffentlichen Verwaltung. Es wird bereits in anderen europäischen Ländern bereits verwendet.

WebService via PEPPOL bedeutet unterm Strich, die E-Rechnung wird über ein WebService an das Portal übermittelt. PEPPOL kommt danach zum Einsatz, um die eigentliche Rechnung an die Rechnungsempfänger weiterzuleiten. Bei der Anbindung über ‚WebService via PEPPOL‘ muss daher der Lieferant an sich nicht am PEPPOL-Netzwerk angebunden sein.

Sollten Sie selbst als Lieferant am PEPPOL-Netzwerk angebunden sein, können Sie Ihre E-Rechnungen sobald verfügbar direkt darüber einliefern. Dabei wird als PEPPOL-ID die vom Empfänger kommunizierte Leitweg-ID verwendet.

Welche Rechnungsformate können in Baden-Württemberg für den Versand elektronischer Rechnungen verwendet werden?

Baden-Württemberg verlangt ein Format auf Basis der EN-16931 Norm. Es werden XRechnung oder alternativ eine ZUGFeRD-Rechnung ab der Version 2.0 Format im Profil EN 16931 akzeptiert.

Was muss Ihre Rechnung in Baden-Württemberg beinhalten, damit diese der Validierung auf Empfängerseite Stand hält?

Zunächst ist die Leitweg ID für die Übermittlung und die spätere erfolgreiche Verarbeitung zwingend erforderlich. Diese Leitweg ID zur Einreichung über das ZRE-BW Portal wird bei Auftragsvergabe vom Auftraggeber dem Lieferanten mitgeteilt.

Tipp: Die Leitweg-ID kann eine Zuordnung bis auf Sachbearbeiter-Ebene (Feinadressierung) enthalten. Daher empfehlen wir sich basierend auf den Auftrag die Leitweg-ID vom Auftraggeber geben zu lassen. Fragen Sie ggf. selbst nach, damit Ihre Rechnungen sicher ankommen.

Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss die elektronische Rechnung weitere Angaben enthalten:

  • Leitweg ID (im Feld „Buyer reference BT-10)
  • Bankverbindungsdaten
  • Zahlungsbedingungen
  • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers oder Rechnungssenders

Wenn diese vorliegen zusätzlich:

  • Lieferantennummer
  • Bestellnummer

Wie können Rechnungsbegleitende Anlagen versendet werden? (Formate, Anzahl, Dateigröße)

Folgende Formate sind für die rechnungsbegründenden Anlagen zulässig:

  • PDF-Dokumente
  • Bilder (PNG, JPG)
  • Textdateien (CSV)
  • Excel-Tabellendokumente (XLSX)
  • OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Rechnungen dürfen einschließlich der rechnungsbegründenden Unterlagen einen Maximalumfang von 15 MB nicht überschreiten und es dürfen maximal 100 Anlagen beigefügt werden.

Rechnungsbegründende Unterlagen können Sie als Anlage in die Rechnung einbetten oder auf diese extern referenzieren.

Wie erfolgt die Validierung und wie kann der Status eingereichter Rechnungen in Baden-Württemberg eingesehen werden?

Bei der Einlieferung wird die Rechnung auf Ihre formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Dabei wird unter anderem auch die Existenz und die syntaktische Korrektheit der Leitweg ID validiert, die Einhaltung des maximal zulässigen Dateiumfangs der elektronischen Rechnung sowie die Verfügbarkeit der vom Rechnungsdokument referenzierten rechnungsbegründenden Unterlagen zum Einbringungszeitpunkt.

Wo finde ich weitere Informationen zur E-Rechnung an Auftraggeber in Baden-Württemberg?

Weitere Informationen zum E-Rechnungs-Versand an Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand finden Sie in unserem Beitrag ‚XRechnung topaktuell‚.

Unser nächstes Thema

Der Versand von E-Rechnungen an Behörden und Institutionen der Freien Hansestadt Hamburg!

Hier gelangen Sie zu unseren bisherigen ePodcast-Episoden

Die komplette ePodcast-Reihe derzeit rund um das Thema E-Rechnung an Behörden & Co.

ePodcast#01 – die Audio-Variante unseres Webinars zum Thema „XRechnung: Projekterfahrungen und erstes Fazit vom 24.02.2021“

ePodcast#02„Rechnungseingangsportale für Bund und Länder“

ePodcast#03„So senden Sie E-Rechnungen an den Bund“

ePodcast#04„E-Rechnung an Behörden in Bayern von A-Z“

ePodcast#05„E-Rechnung an Behörden & Co. in Niedersachsen senden, aber wie?“

ePodcast#06 – „Rechnungsversand an Behörden in NRW“

ePodcast#07„E-Rechnung an die öffentliche Hand in Sachsen-Anhalt“