Digitalisierung in der Buchhaltung – Jetzt das Einsparpotential nutzen!

Welches Einsparpotential steckt hinter der Digitalisierung des Rechnungsversands bzw. Belegausgangs der Buchhaltung?

Im Zuge der digitalen Transformation sollten auch die Abläufe in der Buchhaltung unter die Lupe genommen werden. Gibt es hier bereits ein ERP System, so wird dennoch häufig der Versand von Rechnungen, Mahnungen, Gutschrift und anderen Dokumenten vor Ort gedruckt, sortiert, kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht. Vielleicht haben Sie bereits teilweise einen Versand per E-Mail an bestimmte Kunden. Dann müssen Sie dennoch selbst den Überblick behalten, wer seine Rechnungen in welcher Form und über welchen Weg erhalten soll. Das ist häufig sehr zeitintensiv und verursacht Kosten für Maschinen, Wartung, Material und Personal. Darüber hinaus kommen ggf. zusätzliche Anforderungen von ausgewählten Kunden, die Ihren Rechnungseingang automatisieren und ein hybrides Format wie ZUGFeRD mit elektronischem Dokument und eingebetteten Daten verlangen.

Hut ab! Da müssen Sie eine Menge beachten und den Überblick behalten. Wenn Ihnen das auf Dauer zu umständlich ist, suchen Sie vielleicht eine Lösung oder besser gesagt einen Service, der Ihnen das Leben einfacher macht.

Mit dem eBeleg Service – Ausgang von XimantiX können Sie eine schnelle Umsetzung mit Integration ins ERP System realisieren. Die Vorteile liegen auf der Hand, denn Sie haben eine Lösung für alle Empfänger, national und international, bei der Sie selbst den Versand der Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften direkt anstoßen und im ERP überwachen können. Die Transformation der Kunden von papierbasierten Rechnungen auf elektronische Rechnungen lässt sich sukzessive durchführen. So können Sie im Rahmen des Projektes Ihre Kunden mit dem passenden Anschreiben über den möglichen Wechsel auf die elektronische Rechnung informieren und die gewünschte Einstellung (Format und Versandweg) direkt im ERP-System selbst konfigurieren.

Erfahren Sie wie unsere Kunden erfolgreich den elektronischen Versand von Rechnungen und weiteren Belegen eingeführt haben:

DBL setzt auf den Versand von elektronischen Rechnungen mit XimantiX eBeleg Service – Ausgang

Avaya implementiert erfolgreich eBeleg Service – Ausgang von XimantiX

Wie weit ist der Rechnungseingang automatisierbar? Was bedeutet digitale Transformation bzw. Digitalisierung für den Rechnungseingang?

Wie sieht es bei Ihnen aus? Bekommen Sie Rechnungen Ihrer Lieferanten noch oft papierbasierend? Wenn Sie elektronische Rechnungen erhalten, sind diese in der Regel einfache PDF Dokumente? Gibt es einen Teil Ihrer Lieferanten die Ihnen eine hybride Rechnung in OpenTrans, ZUGFeRD zur Verfügung stellen? Jetzt stehen Sie vor der Aufgabe alle Formate und Rechnungseingangskanäle unter einen Hut zu bringen, damit Sie möglichst effiziente Geschäftsprozesse in Ihrem Haus umsetzen können. Das Ziel sollte sicher sein die Inhalte zu digitalisieren, aber bitte möglichst ohne den Lieferanten feste Vorgaben für das Rechnungsformat machen zu müssen, denn das lässt sich in der Praxis oft nicht umsetzen.

Der eBeleg Service- Eingang von XimantiX nutzt die lernfähige Komponente Smart INVOICE von Insiders Technologies, die speziell das Auslesen, die Prüfung mit/ohne Abgleich Ihrer Lieferantendaten und Bestelldaten und Unterstützung bei der effizienten Korrektur abdeckt. Zusätzlich nutzt der eBeleg Service – Eingang die Expertise von XimantiX zur Behandlung hybrider Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD, OpenTRANS) und datenbasierter Rechnungsformate (XRechnung). Als optionale Komponenten steht der Genehmigungsworkflow und die direkte Integration in die DMS Cloud zur GoBD konformen Archivierung zur Verfügung.

Fazit: Mit dem eBeleg Service- Eingang von XimantiX steht Ihnen eine Lösung zur Automatisierung des Rechnungseingangs zur Verfügung, die alle eingehenden Rechnungsformate abdeckt.