IncaMail für alle HR-Dokumente

Für den Versand vertraulicher Dokumente steht die Anbindung an das IncaMail Verfahren der Swiss Post über den eBeleg Service direkt aus Ihrem HR-System zur Verfügung.

Beim Versand von Gehaltsabrechnung bzw. Entgeltabrechnungen handelt es sich um besonders sensible Daten, die an die Mitarbeiter gesendet werden sollen. Dazu gehören auch jegliche Dokumente wie Sozialversicherungsnachweise, Zeitnachweise etc. die als Anhang beigefügt werden.

Die Swiss Post und XimantiX bieten Ihnen mit IncaMail die Sicherheit, die Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen.

Parallel können Sie über den Belegdruck – eine Option des eBeleg Service auch die Mitarbeiter erreichen, die weiterhin die Lohn-/Gehaltsmitteilungen gedruckt erhalten möchten. Durch eine einfache Konfiguration in Ihrem HR System wird festgelegt wie die Zustellung erfolgen soll. Dabei kann der Versand per Post an den einzelnen Mitarbeiter oder je Standort/Werk durchgeführt werden.

Ein sukzessiver Wechsel weiterer Mitarbeiter hin zu IncaMail ist jederzeit möglich.

Was benötigen Sie für den Versand per IncaMail?

Als Versender benötigen Sie eine Registrierung bei IncaMail. Jetzt können Sie Ihre Post mit Ihrem Firmenlogo versehen. So ist für den Empfänger sofort erkennbar von wem die Post stammt.

Ihre Vorteile

Sehen Sie auf einem Blick welche Vorteile sich durch die Verwendung des sicheren Versands über IncaMail ergeben.

Kosteneinsparung

Auch beim elektronischen Versand vertraulicher Belege erreichen Sie deutliche Kosteneinsparung, durch den Wegfall von Druck und Portogebühren.

Dabei können Sie nicht nur Gehaltsabrechnungen, sondern auch zusätzliche Anlagen wie z.B. Lohnsteuerdokumente oder Arbeitsnachweise direkt mitversenden.

Sichere E-Mail

Mit IncaMail verschickte E-Mail Anlagen sind sicher und können durch die patentierte Safe-Technologie der SwissPost nur vom verifizierten Empfänger mit Hilfe eines persönlichen Schlüssels geöffnet werden.

Empfängerakzeptanz

Durch die Verschlüsselung und durch die patentierte Safe Technologie der Swiss Post steigt das Vertrauen und somit auch die Akzeptanz für den Empfang vertraulicher Gehaltsdokumente an die private E-Mail.

Bei Rückfragen zu einer Gehaltsabrechnung kann der Empfänger in geringem Umfang IncaMail für die Kommunikation mit dem Versender ebenfalls nutzen.

Bedienkomfort

Der Versand der elektronischen vertraulichen Belege erfolgt direkt aus dem HR System.

Die Kontrolle des Versandstatus und die Abholbestätigung des Versenders werden im HR-System direkt angezeigt.

Für den Empfänger steht IncaMail über den Webbrowser oder als App zur Verfügung.

Wollen Sie mehr über den digitalen Versand von HR-Dokumenten erfahren?

Wir haben für Sie die Kombination von Belegdruck und elektronischem Versand per E-Mail in Form eines Flyers zusammengefasst.

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