HR-Dokumente über Mitarbeiterportal bereitstellen

EINFACH. SICHER. DIGITAL.

Die direkte Brücke zwischen Mitarbeitern und Personalbuchhaltung

Die Zustellung vertraulicher, personenbezogener Dokumente erfolgt bei dieser Lösung direkt in das HR-Portal. Umgekehrt können so auch Spesen- und Zeitnachweise von den Mitarbeitern ohne Umwege an die Personalabteilung übermittelt werden.

Mitarbeiter und die Verantwortlichen aus der Personalwirtschaft erhalten jeweils eigene Anmeldedaten für das Portal. So haben beide Seiten die Möglichkeit, sensible Dokumente direkt und sicher auf den Weg zu bringen. Besonders von Vorteil für die Personalbuchhaltung ist die Anbindung direkt aus dem HR-System, wie z.B. aus SAP HCM. So lassen sich Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Jahressteuerbescheinigungen und mehr auf Kopfdruck versenden. Abhängig vom hinterlegten Versandweg in den Personalstammdaten der Arbeitnehmer, erfolgt dies automatisch ins HR-Portal oder klassisch gedruckt per Post.

Mit dem HR-Portal auf Basis von Nextcloud erreichen alle HR-Dokumente sicher Ihre Mitarbeiter

Technisch basiert das Portal auf der renommierten Nextcloud-Lösung, wie sie auch die Bundesverwaltung im Einsatz hat. Als Unternehmen steht Ihnen in unserer Cloud ein eigener Bereich zur Verfügung. Auch hier wird das Thema Sicherheit großgeschrieben. Die Lösung ist dabei nicht nur DSGVO-konform und läuft im ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum. Sie lässt sich auch schnell umsetzen – dank Standardschnittstellen bzw. für SAP sowie MS Dynamics vorintegrierten Lösungen.

Aus Sicht Ihrer Mitarbeiter erfolgt die Anmeldung gesichert mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Zusätzlich zu Benutzername und Passwort ist ein Code erforderlich. Diesen erhalten alle Anwender über eine Time-based One-Time Password (TOTP)-App. Bei der ersten Anmeldung werden Handy und HR-Portal für den Anwender miteinander gekoppelt.

Praktisch: Eine Portal-Lösung für alle Mitarbeiter

Parallel können Sie über den HR-Belegdruck – eine Option des „eBeleg Service“ – auch die Mitarbeiter erreichen, die weiterhin die Lohnabrechnungen/Gehaltsmitteilungen in Papierform erhalten möchten. Durch eine einfache Konfiguration in Ihrem HR-System wird festgelegt, wie die Zustellung erfolgen soll. Dabei kann der Versand per Post an den einzelnen Mitarbeiter oder je Standort/Werk durchgeführt werden.

Übrigens: Ein sukzessiver Wechsel weiterer Mitarbeiter hin zum HR-Portal ist jederzeit möglich.

So einfach führen Sie die digitale Entgeltabrechnung ein

Der Vorteil beim HR-Portal mit dem XimantiX „eBeleg Service – HR“ ist der automatisierte Onboarding-Prozess. Im Rahmen des Projektes kann dieser Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden. Standardmäßig erfolgt zur Einführung des Systems der Versand eines PIN-Briefes. Wahlweise kann dieser auch durch die Personalbuchhaltung initiiert werden.

In diesem Brief sind alle notwendigen Informationen zum System, für die erste Anmeldung und den Zugang durch Ihre Mitarbeiter*innen übersichtlich enthalten. Durch die erste Anmeldung am HR-Portal wird das Einverständnis des Mitarbeiters für die Freigabe zum digitalen HR-Dokumentenaustausch geben. Ab jetzt werden für diese(n) Mitarbeiter*in alle HR-Belege bequem und sicher ins Portal übermittelt.

Sollte ein Mitarbeiter doch wieder den Versand gedruckt per Post wünschen, kann diese Umstellung jederzeit im Personalstamm des HR-Systems vorgenommen werden.

Sofort spürbar: Vorteile für HR-Abteilung und Mitarbeiter

Sehen Sie auf einen Blick, welche zentralen Vorteile sich für die Human Resources und Ihre Angestellten durch die Verwendung des sicheren Versands ins HR-Portal ergeben.

Kosteneinsparung

Dabei können Sie nicht nur Gehaltsabrechnungen, sondern auch zusätzliche HR-Dokumente, wie z.B. Lohnsteuerdokumente oder Sozialversicherungsnachweise, direkt und effizient zustellen.

Sicher und DSGVO-konform

Das HR-Portal bietet die perfekte Sicherheit mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und dem zeitbasiertem Code-Generator. So sind Mitarbeiter und Personalmanagement immer auf der sicheren Seite!

Natürlich erfolgt der Transport der Daten über das Netzwerk verschlüsselt.

Empfängerakzeptanz

Die perfekte Kombination aus Sicherheit und der schnellen Kommunikation mit Personalabteilung bzw. -buchhaltung bilden die Basis für die breite und schnelle Akzeptanz des Systems.

Wichtig: Die Option zum haptischen Belegdruck bleibt weiterhin – auch in Einzelfällen – verfügbar!

Doch auch Mitarbeiter sind mehr und mehr an nachhaltigen Prozessen interessiert.

Bedienkomfort

Der Versand der elektronischen und vertraulichen Belege erfolgt direkt aus dem HR-System.

Die Kontrolle des Versandstatus wird im HR-System direkt angezeigt.

Für den Empfänger steht das Mitarbeiterportal über den Webbrowser, als App oder als Desktop-Client zur Verfügung.

Wollen Sie mehr über den digitalen Belegaustausch von HR-Dokumenten über das Mitarbeiterportal erfahren?

Wir haben für Sie am Beispiel der SAP HCM-System-Integration zusätzliche Informationen in Form eines Flyers zusammengefasst.

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