HR-Dokumente über Mitarbeiterportal bereitstellen
EINFACH. SICHER. DIGITAL.
Die direkte Brücke zwischen Mitarbeitern und Personalbuchhaltung
Die Zustellung vertraulicher, personenbezogener Dokumente erfolgt bei dieser Lösung direkt in das HR-Portal. Umgekehrt können so auch Spesen- und Zeitnachweise von den Mitarbeitern ohne Umwege an die Personalabteilung übermittelt werden.
Mitarbeiter und die Verantwortlichen aus der Personalwirtschaft erhalten jeweils eigene Anmeldedaten für das Portal. So haben beide Seiten die Möglichkeit, sensible Dokumente direkt und sicher auf den Weg zu bringen. Besonders von Vorteil für die Personalbuchhaltung ist die Anbindung direkt aus dem HR-System, wie z.B. aus SAP HCM. So lassen sich Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Jahressteuerbescheinigungen und mehr auf Kopfdruck versenden. Abhängig vom hinterlegten Versandweg in den Personalstammdaten der Arbeitnehmer, erfolgt dies automatisch ins HR-Portal oder klassisch gedruckt per Post.
Praktisch: Eine Portal-Lösung für alle Mitarbeiter
Parallel können Sie über den HR-Belegdruck – eine Option des „eBeleg Service“ – auch die Mitarbeiter erreichen, die weiterhin die Lohnabrechnungen/Gehaltsmitteilungen in Papierform erhalten möchten. Durch eine einfache Konfiguration in Ihrem HR-System wird festgelegt, wie die Zustellung erfolgen soll. Dabei kann der Versand per Post an den einzelnen Mitarbeiter oder je Standort/Werk durchgeführt werden.
Übrigens: Ein sukzessiver Wechsel weiterer Mitarbeiter hin zum HR-Portal ist jederzeit möglich.
So einfach führen Sie die digitale Entgeltabrechnung ein
Der Vorteil beim HR-Portal mit dem XimantiX „eBeleg Service – HR“ ist der automatisierte Onboarding-Prozess. Im Rahmen des Projektes kann dieser Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden. Standardmäßig erfolgt zur Einführung des Systems der Versand eines PIN-Briefes. Wahlweise kann dieser auch durch die Personalbuchhaltung initiiert werden.
In diesem Brief sind alle notwendigen Informationen zum System, für die erste Anmeldung und den Zugang durch Ihre Mitarbeiter*innen übersichtlich enthalten. Durch die erste Anmeldung am HR-Portal wird das Einverständnis des Mitarbeiters für die Freigabe zum digitalen HR-Dokumentenaustausch geben. Ab jetzt werden für diese(n) Mitarbeiter*in alle HR-Belege bequem und sicher ins Portal übermittelt.
Sollte ein Mitarbeiter doch wieder den Versand gedruckt per Post wünschen, kann diese Umstellung jederzeit im Personalstamm des HR-Systems vorgenommen werden.
Sofort spürbar: Vorteile für HR-Abteilung und Mitarbeiter
Sehen Sie auf einen Blick, welche zentralen Vorteile sich für die Human Resources und Ihre Angestellten durch die Verwendung des sicheren Versands ins HR-Portal ergeben.