HR-Dokumente ins Mitarbeiterportal

EINFACH. SICHER. DIGITAL.

Die direkte Brücke zwischen Mitarbeitern und Personalbuchhaltung

Die Zustellung vertraulicher Dokumente erfolgt direkt in das Mitarbeiterportal. Umgekehrt können auch Spesen- und Zeitnachweise so direkt von Mitarbeitern an die Personalabteilung übermittelt werden.

Mitarbeiter und die Verantwortlichen aus der Personalabteilung erhalten jeweils eigene Anmeldedaten für das Portal. So haben beide Seiten die Möglichkeit, sensible Dokumente direkt und sicher auf den Weg zu bringen. Besonders von Vorteil für die Personalbuchhaltung ist die Anbindung direkt aus dem HR-System, wie z.B. aus SAP HCM. So lassen sich Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Jahressteuerbescheinigungen und mehr auf Kopfdruck versenden. Abhängig vom hinterlegten Versandweg in den Personalstammdaten, erfolgt dies automatisch ins HR-Portal oder klassisch gedruckt per Post.

Mit dem HR-Portal auf Basis von Nextcloud erreichen alle HR-Dokumente sicher Ihre Mitarbeiter

Technisch basiert das Portal auf der renommierten Nextcloud-Lösung, wie sie auch die Bundesverwaltung im Einsatz hat. Als Unternehmen steht Ihnen in unserer Cloud ein eigener Bereich zur Verfügung. Auch hier wird das Thema Sicherheit großgeschrieben. Die Lösung ist dabei nicht nur DSGVO-konform und läuft im ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum. Sie lässt sich auch schnell umsetzen – dank Standardschnittstellen bzw. für SAP sowie MS Dynamics vorintegrierten Lösungen.

Aus Sicht Ihrer Mitarbeiter erfolgt die Anmeldung gesichert mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Zusätzlich zu Benutzername und Passwort ist ein Code erforderlich. Diesen erhalten alle Anwender über eine Time-based One-Time Password (TOTP)-App. Bei der ersten Anmeldung werden Handy und HR-Portal für den Anwender miteinander gekoppelt.

Eine Lösung für alle Mitarbeiter

Parallel können Sie über den Belegdruck – eine Option des „eBeleg Service“ – auch  die Mitarbeiter erreichen, die weiterhin die Lohn-/Gehaltsmitteilungen gedruckt erhalten möchten. Durch eine einfache Konfiguration in Ihrem HR-System wird festgelegt, wie die Zustellung erfolgen soll. Dabei kann der Versand per Post an den einzelnen Mitarbeiter oder je Standort/Werk durchgeführt werden.

Ein sukzessiver Wechsel weiterer Mitarbeiter hin zum HR-Portal ist jederzeit möglich.

So einfach führen Sie die digitale Entgeltabrechnung ein

Der Vorteil beim HR-Portal mit dem XimantiX „eBeleg Service – HR“ ist der automatisierte Onboarding-Prozess. Im Rahmen des Projektes kann dieser entsprechend Ihrer Anforderungen angepasst werden. Standardmäßig erfolgt zur Einführung des Systems der Versand eines PIN-Briefes. Wahlweise kann dieser auch durch die Personalbuchhaltung initiiert werden. In dem Brief sind alle notwendigen Informationen zum System und für die erste Anmeldung durch Ihre Mitarbeiter*in enthalten. Durch die erste Anmeldung am HR-Portal wird das Einverständnis des Mitarbeiters für die Freigabe zum digitalen HR-Dokumentenaustausch geben. Ab jetzt werden für diese(n) Mitarbeiter*in alle HR-Belege bequem und sicher ins Portal übermittelt.

Sollte ein Mitarbeiter doch wieder den Versand gedruckt per Post wünschen, kann diese Umstellung jederzeit im Personalstamm des HR-Systems vorgenommen werden.

Ihre Vorteile

Sehen Sie auf einen Blick, welche Vorteile sich durch die Verwendung des sicheren Versands ins HR-Portal ergeben.

Kosteneinsparung

Mit dem digitalen Versand vertraulicher Belege erreichen Sie eine deutliche Kosteneinsparung durch den Wegfall von Druck- und Portogebühren.

Dabei können Sie nicht nur Gehaltsabrechnungen, sondern auch zusätzliche HR-Dokumente, wie z.B. Lohnsteuerdokumente oder Sozialversicherungsnachweise, direkt zustellen.

Sicher und DSGVO-konform

Das HR-Portal bietet die perfekte Sicherheit mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und dem zeitbasiertem Code-Generator. So sind alle auf der sicheren Seite!

Natürlich erfolgt der Transport der Daten über das Netzwerk verschlüsselt.

Empfängerakzeptanz

Die perfekte Kombination aus Sicherheit und der schnellen Kommunikation mit Personalabteilung bzw. -buchhaltung bilden die Basis für die Akzeptanz des Systems.

Zusätzlich ist hier immer noch die Option des Belegdrucks möglich.

Doch auch Mitarbeiter sind mehr und mehr an nachhaltigen Prozesse interessiert.

Bedienkomfort

Der Versand der elektronischen und vertraulichen Belege erfolgt direkt aus dem HR-System.

Die Kontrolle des Versandstatus wird im HR-System direkt angezeigt.

Für den Empfänger steht das Mitarbeiterportal über den Webbrowser, als App oder als Desktop-Client zur Verfügung.

Wollen Sie mehr über den digitalen Belegaustausch von HR-Dokumenten über das Mitarbeiterportal erfahren?

Wir haben für Sie am Beispiel der SAP HCM-System-Integration zusätzliche Informationen in Form eines Flyers zusammengefasst.

Jetzt Flyer anfragen!

    Bitte senden Sie mir folgenden Flyer zu:

    "Gehaltsabrechnungsdokumente sicher versenden - DIE DIREKTE BRÜCKE ZU IHREN MITARBEITERN - mit SAP HCM-System Integration"

    Um sicherzugehen, dass Sie kein Computer sind, benötigen wir von Ihnen folgende Eingabe!


    Ihre Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage in unserem CRM System (Sales Force) gespeichert. Sollte innerhalb von 3 Monaten kein weiterer Kontakt erfolgen, werden Ihre Daten aus unserem CRM System gelöscht. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unseren Datenschutzhinweisen. Wir behandeln Ihre Daten vertraulich.


    Das könnte Sie auch interessieren:

    Sicherer Versand von Gehaltsabrechnungen

    Gehaltsabrechnungen inkl. Anhänge wie Sozialversicherungsmeldung, Zeitnachweise u.ä. digital verarbeiten & elektronisch oder gedruckt per Post zustellen: Einfach, komfortabel und sicher! Kosten und Zeit beim Versand von Gehaltsabrechnungsdokumenten sparen….

    weiterlesen…

    Belegdruck für HR-Dokumente

    Setzen Sie auf digitale Prozesse? Wie bedienen Sie Ihre Mitarbeiter die weiterhin papierbasierte Belege erhalten wollen? Wieviel kostet Sie der Druck, der Versand, die Einhaltung des Vieraugenprinzips aufgrund der sensiblen Inhalte, inkl. Betrieb der Maschinen, Material und Arbeitszeit? Suchen Sie einen zuverlässigen Dienstleister, der Ihnen Druck und Versand abnimmt?…

    weiterlesen…