Gehaltsabrechnungen inkl. Anhänge wie Sozialversicherungsmeldung, Zeitnachweise u.ä. digital verarbeiten & elektronisch oder gedruckt per Post zustellen
Im Bereich der Personalbuchhaltung werden monatlich eine Reihe von Belegen verarbeitet. Bei Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand entstehen aufgrund der Sensibilität der Daten zusätzliche Aufwände für die Einhaltung des oftmals geforderten Vieraugen-Prinzips.
Unabhängig davon ob alle Abrechnungen gedruckt per Post zugestellt werden oder ob ein Teil der Mitarbeiter die elektronische Zustellung der Gehaltsabrechnungsdokumente wählen, mit dem „eBeleg Service – HR“ sparen Sie Zeit und Geld.
Durch die direkte Verarbeitung und Überwachung im HR-System und die Auslagerung der Zustellung auf unseren Service optimieren Sie die Prozesse der Personalbuchhaltung. Der gewünschte Zustellweg wird in den Stammdaten des Mitarbeiters im HR-System hinterlegt. Zu den HR-Systemen SAP HCM und MS Dynamics NAV Human Ressource Management (Navision) bieten wir Standardschnittstellen.
Unsere Kunden optimieren die Verarbeitung papierbasierter Belege oder stellen sukzessive auf den digitalen Versand von Gehaltsabrechnungsdokumenten um. Der „eBeleg Service – HR“ ist die perfekte Basis, um den Mitarbeitern parallel beide Zustellvarianten anbieten zu können. Auch der Wechsel zwischen dem Empfang der Belege auf Papier gedruckt per Post und elektronisch ist sehr einfach. Dazu muss lediglich im HR-System eine Aktualisierung der Stammdaten des Arbeitnehmers erfolgen.
Danach erstellen Sie die monatliche Abrechnung wie gewohnt. Statt auf Ihrem Drucker umständlich in Papierform ausgedruckt zu werden, wird die Gehaltsabrechnung über den XimantiX eBeleg Service an unseren Druckdienstleister Swiss Post Solutions in Dettingen bei Stuttgart übertragen. Hier wird Ihr Dokument ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und für den Versand an die Deutsche Post übergeben. Mit der Option „Werksdruck“ kann der Versand alternativ nach Abteilung sortiert per Paket an Ihre Standorte zur internen Verteilung erfolgen. Sie erhalten eine elektronische Kopie mit allen Informationen zum Versand. Im HR-System ist der Status der Sendung jederzeit einsehbar. Sie sehen: Sie können Ihre Prozesse rund um Lohn- und Gehaltsabrechnung merklich verschlanken.
Für den elektronischen Versand bieten wir zwei Optionen an:
Wir empfehlen Ihnen als Unternehmen eine der Optionen für den elektronischen Versand von HR-Dokumenten an Ihre Mitarbeiter auszuwählen. Nehmen Sie die Variante, für die Ihr Herz schlägt. Bei beiden Alternativen liegt die Verantwortung für den sorgsamen Umgang und die Speicherung der sensiblen Dokumente an einem sicheren Ort beim Mitarbeiter.
Automatisiertes Onboarding
Über eine automatisierte Information an die Mitarbeiter, die mit der Gehaltsabrechnung versendet wird, erfolgt der Umstieg einfach und ohne zusätzlichen Aufwand für Sie als Arbeitgeber. Sobald ein Angestellter sich am Portal erstmalig angemeldet hat, werden alle HR-Dokumente – wie zum Beispiel die Lohnabrechnung – über das Portal zugestellt.
Sicherheit mit 2FA
Die Arbeitnehmer nutzen für die Anmeldung am Mitarbeiterportal die 2FA – Zwei-Faktor-Authentifizierung. Der benötigte Code für die 2FA wird mit Hilfe einer entsprechenden App alle 30 Sekunden neu generiert.
Bi-direktionaler Dokumentenaustausch
Mit dem HR-Portal können die Arbeitnehmer und die Personalabteilung in beide Richtungen Dokumente und Abrechnungen austauschen. Auf diesem Weg empfängt der jeweilige Mitarbeiter Belege, wie Entgeltabrechnungen, Jahressteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweise. Umgekehrt ist er auch in der Lage Dokumente, wie Spesen- bzw. Zeitnachweise mit der Personalabteilung zu teilen.
Onboarding für digitalen E-Mail-Versand der Gehaltsabrechnungen
Informieren Sie bei Einführung Ihre Mitarbeiter und erfassen Sie für den elektronischen Versand in der Personalstammdaten die private E-Mail-Adresse. Dieser Prozess ist für den sicheren, verschlüsselten Versand sensibler Daten erforderlich. Auch hier lässt sich die Information über den neuen Service als Anhang zur Entgeltabrechnung gedruckt per Post versenden.
Sicherheit mit patentierter SAFE Technologie der Swiss Post Solutions
Einmal bei IncaMail angemeldet, empfangen Ihre Mitarbeiter HR-Dokumente sicher als verschlüsselten Anhang. Die Datenverarbeitung der hochsensiblen Daten erfolgt stets DSGVO-konform und ohne dauerhafte Speicherung.
Dokumentenempfang im privaten E-Mail-Postfach
Mit dem IncaMail Service erhalten die Arbeitnehmer alle HR-Dokumente in ihrem privaten E-Mail-Postfach.
Swiss Post Solutions (SPS) Deutschland ist einer der größten Document-Output-Dienstleister Europas. Der Betrieb des hochmodernen Druckzentrums mit „Closed-Loop“ -Druckverfahren erfolgt in Dettingen bei Stuttgart. Höchste Zertifizierungsstandards (lnformationssicherheit nach ISO 27001, PCI OSS) schützen Ihre sensiblen Dokumenteninhalte während der Produktion. Durch umfassenden Datenschutz sind ihre Kundendaten gesichert.
Wie versenden Sie heute Entgeltabrechnungen an Ihre Mitarbeiter? Sind bei Ihnen noch manuelle Schritte erforderlich, die sowohl Zeit als auch ein Vieraugen-Prinzip zur Einhaltung der Sicherheitsvorschriften erfordern?
Suchen Sie eine Lösung, bei der unabhängig von dem Wunsch des Empfängers, der Versand der Gehaltsabrechnung / Entgeltabrechnungen / Lohnabrechnungen und ihrer Anhänge effizient und sicher direkt aus dem HR-System immer in digitaler Form erfolgt? Mit dem „eBeleg Service – HR“ steht Ihnen die perfekte Lösung zur Verfügung, die auch parallel den Versand gedruckt per Post berücksichtigt.
Mit unserer praktischen Checkliste können Sie nicht nur interessante Lösungen und Services vergleichen. Sie finden auch heraus, welcher Lösungsanbieter für den optimierten digitalisierten Versand von Entgeltabrechnungen perfekt zu Ihren individuellen Ansprüchen passt!
Einfach kostenlos über den folgenden Textlink herunterladen, ausfüllen, bewerten und mit dem Besten zusammenarbeiten. Fertig!
Nutzen Sie unsere ausführliche Checkliste mit allen wichtigen Detailfragen und -aspekten, die es bei der Auswahl des besten Lösungsanbieters zu beachten gilt. Praktisch, übersichtlich und mit aussagekräftigen Beispieldaten zur Orientierung!
Was wir dafür wollen? Einfach nur Ihre Kontaktdaten. Mehr nicht!
„Mit dem Einsatz des eBeleg Service – HR für den Versand der Entgeltabrechnungen sparen wir in erster Linie Zeit. Neben dem Wegfall der manuellen Aufwände für Druck und Kuvertierung sind heute die Prozesse erheblich schneller.“
Herr Wehberg – Gruppenleiter Personalabrechnung bei OTTO FUCHS … Referenzbericht lesen
„Der Umstieg auf den eBeleg Service führte bei uns zu einer Kostenreduzierung im operativen Bereich verbunden mit einer nachhaltigen Reduzierung der Stückkosten pro Versand und ohne zusätzliche Fixkosten. Vorteilhaft ist für uns auch die flexible Steuerung des Versandwegs Brief versus Mail, die in unserer Hand liegt. Sie kann jederzeit geändert werden, ohne dass hierbei Nacharbeiten oder Zusatzkosten anfallen.“
Michael Lörzer, IT-Projektleiter von Avaya … Referenzbericht lesen
„Dank flexibler Lösung eBeleg Service – HR und top Projektbetreuung durch XimantiX und VISICON versenden wir heute alle Entgeltabrechnungen effizient aus SAP an die Mitarbeiter bzw. per Werksdruck zur Verteilung an unsere 47 Standorte.“
Herr Heckenberger – Stv. Abteilungsleitung Personalabrechnung – Stiftung Liebenau … Referenzbericht lesen
„IncaMail hat sich bewährt. Wir sind dabei, den Anteil der Mitarbeiter, die ihre Lohndokumente per E-Mail erhalten, sukzessive zu erhöhen, weil es sich auch finanziell rechnet. Mit IncaMail werden wir auf jeden Fall kostengünstiger sein als früher.“
Michael Thomas – Personalleiter – Meiller … Referenzbericht lesen
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