Belegausgang Dienstleister vergleichen - Checkliste - Blogbeitrag

Checkliste: Rechnungs- und Belegversand digitalisieren

Nutzen Sie dieses übersichtliche Tool zum systematischen Vergleich von Lösungen für den digitalisierten Versand von Ausgangsrechnungen und -belegen

Der herkömmliche Versand von Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Bestellungen und anderen Transaktionsdokumenten per Post ist nicht nur teuer, sondern auch äußerst verlust- und störanfällig.

Wenig verwunderlich erscheint daher der Wunsch vieler Unternehmen, die eigenen Ausgangsbelege lieber digitalisiert zu versenden – etwa als elektronische Rechnung mit strukturiertem Datensatz.

Lohnt sich der digital(isiert)e Belegversand?

Für alle Rechnungsversender, die mindestens 2.000 Ausgangsbelege pro Monat im Business-to-Business (B2B) und/oder Business-to-Government (B2G) Bereich verschicken, ist die Antwort klar: Ja, denn allein die elektronische Rechnung spart direkt bis zu 3 Euro pro Ausgangsdokument ein.

Das ist auch der Grund, warum der „echte“ elektronische Rechnungsaustausch in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.0 immer mehr an Fahrt gewinnt – und auch bei öffentlichen Vergabeverfahren immer häufiger als Grundvoraussetzung in den Vergabebedingungen angeführt wird.

Mehr noch: Im Austausch mit deutschen Behörden und anderen Rechnungsempfängern der öffentlichen Hand werden E-Rechnungen nicht nur immer beliebter, sondern zunehmend sogar zur rechtsverbindlichen Pflicht! Wer also (auch) Geschäftspartner im öffentlichen Bereich hat, wird um eine entsprechende Digitalisierung des eigenen Rechnungsausgangs auf kurz oder lang nicht mehr herumkommen.

Dass die genauen Rahmenvorgaben für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand dabei in jedem Bundesland individuell festgelegt werden, macht die Lage gerade für kleine und mittelständische Rechnungssteller nicht einfacher. Ganz im Gegenteil.

Ein Grund mehr, um schon jetzt für die Zukunft vorzubauen. Optimalerweise mit einem System – oder einem Partner für den Belegversand – mit dem man auch auf alles, was noch kommen mag, vorbereitet ist.

Den richtigen Dienstleister finden? Gar nicht so einfach!

Bei allen Vorteilen der neuen Technologie bleibt gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen oft die Frage: Wo anfangen, wie umsetzen und – vor allem – wie stellt man sicher, dass auch in Zukunft alles so reibungslos weiterläuft?

Fragen, die nicht nur unsere Kunden oft für lange Zeit umtreiben, bevor sie sich letztendlich für unseren eBeleg-Service – Ausgang entscheiden. Tatsächlich hören wir immer wieder, wie schwierig es auch für IT-affine Mittelständler ist, den perfekt passenden Partner für diesen wichtigen Digitalisierungsschritt zu finden.

Klar ist: Unsere Lösung gehört zu den Besten auf dem Markt. Gerade für Unternehmen mit SAP oder Navision, die ihre mittleren bis hohen Ausgangsvolumen von mindestens 2.000 Transaktionsdokumenten effizienter, kostengünstiger und weniger fehleranfällig gestalten wollen.

Denn in diesem Bereich verfügen wir nicht nur über einen einzigartigen Erfahrungsschatz. Unsere Lösung lässt sich auch besonders schnell, reibungslos und effizient in die bestehenden Systeme integrieren. Entweder komplett digitalisiert – oder als echte Multi-Channel-Lösung inkl. Belegdruck Option!

Was sollte die „perfekte“ Ausgangslösung können (müssen)?

So viel ist selbstverständlich: Beim Vergleich der verschiedenen Anbieter und Services sollte es immer vor allem um Ihre individuellen Bedürfnisse gehen.

Doch was sind die entscheidenden Faktoren, die den Unterschied zwischen perfekt, einigermaßen und gar nicht geeigneten Lösungen für den optimalen Belegausgang machen?

Dafür gibt es die kostenlose, neutrale und anbieterübergreifende Lösungsanbieter-Checkliste von XimantiX!

Sie sind schon einen Schritt weiter?

Dann sichern Sie sich die ausführliche Profi-Checkliste mit allen wichtigen Detailfragen und -aspekten, die es bei der Auswahl des besten Lösungsanbieters zu beachten gilt. Praktisch, übersichtlich und mit aussagekräftigen Beispieldaten zur Orientierung!

Was wir dafür wollen? Einfach nur Ihre Kontaktdaten. Mehr nicht!

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