AGB

XimantiX Software GmbH
Landsberger Str. 478
81241 München
– Im Folgenden XimantiX –

A. Allgemeine Geschäftsbedingungen für den eBeleg Service der XimantiX

1.     Geltungsbereich

Für sämtliche Verträge der XimantiX mit ihren Kunden im unternehmerischen Verkehr gelten neben den Besonderen Vertragsbedingungen gemäß Ziffer B, C und D ausschließlich diese Allgemeinen Vertragsbedingungen. Andere oder entgegenstehende Vertragsbedingungen werden nur Vertragsinhalt, wenn XimantiX ausdrücklich schriftlich der Geltung zustimmt.
Auch wenn beim Abschluss weiterer Verträge nicht nochmals hierauf hingewiesen wird, gelten ausschließlich die Allgemeinen Vertragsbedingungen der XimantiX in ihrer bei Abgabe der Erklärung des Kunden unter www.ximanitx.de abrufbaren Fassung, es sei denn die Vertragspartner vereinbaren schriftlich etwas anderes.

2.       Vertragsschluss

Angebote von XimantiX sind freibleibend und unverbindlich, es sei denn, das Angebot ist schriftlich als bindend bezeichnet. Eine rechtliche Bindung kommt nur durch einen beiderseits unterzeichneten Vertrag oder durch eine Annahme des XimantiX Angebots zustande und außerdem dadurch, dass XimantiX nach der Bestellung durch den Kunden mit der Leistungserbringung beginnt. XimantiX kann schriftliche Bestätigungen mündlicher Vertragserklärungen des Kunden verlangen.

3.       Vertragsgegenstand, Leistungsumfang, Leistungsänderungen

3.1

Gegenstand dieser Vertragsbedingungen sind die Leistungen der XimantiX als Dienstleister im Zusammenhang mit der Unterstützung der Kunden, einen automatisierten Rechnungseingang (eBeleg Service – Eingang), einen optimierten Rechnungs- und Belegversand (eBeleg Service – Ausgang) sowie einen sicheren Versand von Gehaltsabrechnungen (eBeleg Service – HR) zu betreiben. Einzelheiten zu den verschiedenen Geschäftsbereichen (Versand von Rechnungen, Eingangsverarbeitung von Rechnungen und die Archivierung von Belegen) sind zusätzlich in den jeweiligen besonderen Geschäftsbedingungen unter Ziffer B, C und D geregelt.

3.2

Maßgebend für Umfang, Art und Qualität der Leistungen ist der Vertrag oder das Angebot von XimantiX. Sonstige Angaben oder Anforderungen werden nur Vertragsbestandteil, wenn die Vertragspartner dies schriftlich vereinbaren oder XimantiX sie schriftlich bestätigt hat. Nachträgliche Änderungen des Leistungsumfangs bedürfen der schriftlichen Vereinbarung oder der schriftlichen Bestätigung durch XimantiX.

3.3

Soweit zumutbar, ist XimantiX berechtigt, vertragliche Leistungen zu ändern, wenn die Leistung auf Produkten oder Leistungen Dritter beruht, und diese nicht mehr oder nur noch in geänderter Form zur Verfügung stehen und dies auf Umständen beruht, die entweder

  • nicht von XimantiX zu vertreten sind

oder

  • die Leistung nicht mehr den Anforderungen des Datenschutzes, von Sicherheitsbestimmungen, gesetzlichen Bestimmungen oder dem Stand der Technik entspricht.

XimantiX behält sich vor, Software- und Dienstleistungskomponenten technischen Entwicklungen, Gesetzesänderungen oder künftigen Marktanforderungen anzupassen.

4.       Umfang der Nutzung von Softwarelizenzen

Für die Einräumung von Nutzungsrechten an Software der XimantiX oder an Software von Dritten, die durch XimantiX eingeräumt werden, gelten die jeweiligen Lizenzvereinbarungen des Produktes.

5.       Eigentum und Urheberrechte

Die Leistungen der XimantiX, die dem Kunden zugänglich werden, gelten als geistiges Eigentum und als Geschäfts- und Betriebsgeheimnis der XimantiX. Sie dürfen ohne schriftliche Gestattung der XimantiX nicht in gleich welcher Weise genutzt werden und sind geheim zu halten. Die Nutzung, Vervielfältigung, Verbreitung, Bearbeitung und öffentliche Zugänglichmachung sowie die sonstige Verwertung von Leistungen der XimantiX, die nach dem Urheberrechtsgesetz geschützt sind, sind daher nur im Rahmen der hierfür geltenden gesetzlichen Regelungen oder auf Grund gesonderter vertraglicher Vereinbarungen gestattet.

Gleichlautendes gilt für dem Kunden im Zusammenhang mit der Auftragserteilung überlassene Unterlagen.  XimantiX behält sich insoweit ausdrücklich Eigentums- und Urheberrechte vor.

6.       Kosten und Zahlungsmodalitäten

6.1

Software Lizenz- und Wartungsgebühren richten sich nach dem aktuellen Lizenzschein und dem jeweiligen Pflegevertrag. Die Lizenzkosten werden nach Vertragsabschluss in Rechnung gestellt.

Transaktionsbasierte Nutzungsgebühren richten sich nach der Anzahl der bearbeiteten Dokumente und         Seiten entsprechend der dafür aktuellen Preisliste von XimantiX. Die Leistungen werden monatlich nachträglich in Rechnung gestellt.

Sonstige beauftragte Dienstleistungen richten sich nach der aktuellen Preisliste von XimantiX. Die Rechnungsstellung erfolgt nach erbrachter Leistung.

Abweichungen hinsichtlich der Rechnungsstellung bedürfen einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung.

6.2

Die Bezahlung erfolgt ausschließlich durch Bankeinzug. Die Zusendung einer Rechnung per Papier ist nicht möglich.

6.3

Soweit für die Preisberechnung Leistungen Dritter zu Grunde liegen oder teilweise einfließen und diese sich erhöhen, kann XimantiX eine Anpassung nach billigem Ermessen einfordern.

6.4

Der Kunde kann nur mit von XimantiX unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht oder die Einrede des nicht erfüllten Vertrages stehen dem Kunden nur innerhalb dieses Vertragsverhältnisses zu.

7.       Auftragsverarbeitung durch Subunternehmer

XimantiX ist berechtigt, Leistungen durch Subunternehmer erbringen zu lassen. Dies geschieht im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen. Siehe hierzu Ziffer 8.

8.       Geheimhaltung und Datenschutz

8.1

Die Vertragspartner verpflichten sich, alle ihnen vor oder bei der Vertragsdurchführung von dem jeweils anderen Vertragspartner zugehenden oder bekannt werdenden Gegenstände (z.B. Software, Unterlagen, Informationen etc.), die rechtlich geschützt sind oder Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse enthalten oder als vertraulich bezeichnet sind, auch über das Vertragsende hinaus vertraulich zu behandeln, es sei denn sie sind ohne Verstoß gegen die Geheimhaltungspflicht öffentlich bekannt.

8.2

XimantiX verarbeitet die zur Geschäftsabwicklung erforderlichen Daten des Kunden unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Die entsprechenden Datenschutzhinweise sind auf unserer Webseite einzusehen.

Soweit XimantiX Subunternehmer einschaltet, sind die Vertragspartner verpflichtet, eine § 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung entsprechende Zusatzvereinbarung abzuschließen.

Die Mitarbeiter von XimantiX werden schriftlich auf das Datengeheimnis verpflichtet. Es ist ihnen demnach untersagt, personenbezogene Daten außerhalb der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung zu verarbeiten oder zu benutzen. Dies gilt auch, soweit es sich um Daten handelt, die dem Mitarbeiter auf Grund seiner Tätigkeit für Kunden zur Kenntnis gelangen. Diese Verpflichtung bleibt auch im Falle der Aufgabenänderung oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen.

9.       Pflichten des Kunden

9.1

Dem Kunden ist es untersagt, ihm überlassene Software, Dokumentationsmaterial oder sonstige Aufzeichnungen Dritten ganz oder teilweise zugänglich zu machen, es sei denn, dass ihm dieses Recht ausdrücklich eingeräumt wird.

9.2

Der Kunde ist verpflichtet,

  • die Nutzung von XimantiX Services ausschließlich mit autorisierter Software und über freigegebene Schnittstellen zu bedienen, Zugangsdaten zu XimantiX Leistungskomponenten inkl. des privaten Schlüssels eines Zugangszertifikats geheim zu halten und Personen, die damit arbeiten, zur Geheimhaltung zu verpflichten

sowie

  • Störungen, die die Sicherheit eines XimantiX Services betreffen, insbesondere Missbrauch, sowie Fehlfunktionen umgehend an XimantiX zu melden.

Der Kunde ist verpflichtet, der XimantiX den durch die Verletzung dieser Verpflichtungen entstandenen Schaden zu ersetzen.

10.    Pflichten und Rechte von XimantiX

XimantiX ist verpflichtet,

  • ausschließlich Mitarbeitern Zugriff zu Verarbeitungsdaten zu gestatten, die auf Wahrung des Datengeheimnisses nach den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen verpflichtet wurden.

XimantiX ist berechtigt,

  • technische Änderungen nach vierwöchiger Ankündigung vorzunehmen. Änderungen, die der Sicherheit der Systeme und Daten dienen, kann XimantiX auch ohne Vorankündigung vornehmen.
  • Software zur Verwendung mit dem XimantiX Service zuzulassen und die Zulassung von Software zur Verwendung mit dem XimantiX Service zurückzunehmen. Für den Entzug der Zulassung von bereits zugelassener Software für die Verwendung mit dem XimantiX Service ist eine Vorankündigung mit einer mindestens vierwöchigen Frist notwendig.

11.     Kündigung und sonstige Vertragsbeendigung

11.1

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Die ordentliche Kündigung des Vertrages hat mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende schriftlich zu erfolgen.

11.2

Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt.  Ein wichtiger Grund auf Seiten XimantiX liegt insbesondere dann vor, wenn der Kunde die Leistungen von XimantiX missbraucht, seine Pflichten gemäß Ziffer 9 verletzt und mit den vereinbarten Zahlungen länger als zwei Monate in Verzug ist. Eine Abmahnung ist entbehrlich, wenn der Kunde die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert oder das Vertrauensverhältnis so schwerwiegend gestört ist, dass eine sofortige Beendigung des Vertrages gerechtfertigt erscheint.

11.3

Jede anderweitige Beendigung des weiteren Leistungsaustausches (z.B. Rücktritt, Schadensersatz statt der Leistung) muss stets unter Benennung des Grundes und mit angemessener Fristsetzung zur Beseitigung angedroht werden und kann nur binnen zwei Wochen nach Fristablauf erklärt werden. In den gesetzlich angeordneten Fällen kann die Fristsetzung entfallen. Wer die Störung ganz oder überwiegend zu vertreten hat, kann die Rückabwicklung nicht verlangen. Alle Erklärungen in diesem Zusammenhang bedürfen zur Wirksamkeit der Schriftform.

12.    Leistungszeit, Verzögerung, Leistungsort

Angaben zu Liefer- und Leistungszeitpunkten sind unverbindlich, es sei denn, sie sind seitens XimantiX als verbindlich bezeichnet. Vereinbaren die Vertragspartner nachträglich andere oder zusätzliche Leistungen, die sich auf vereinbarte Fristen auswirken, so verlängern sich diese Fristen um einen angemessenen Zeitraum.

Mahnungen und Fristsetzungen des Kunden bedürfen zur Wirksamkeit der Schriftform. Eine Nachfrist muss angemessen sein. Eine Frist von weniger als zwei Wochen ist nur bei besonderer Eilbedürftigkeit angemessen.

Leistungsort von Dienstleistungen ist der Ort, an dem die Dienstleistung zu erbringen ist. Im Übrigen ist für alle Leistungen aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz von XimantiX der Leistungsort.

13.    Mängelansprüche

13.1

Bei Mängeln der Software- und/oder Dienstleistungskomponenten kann XimantiX zunächst den Mangel innerhalb angemessener Frist beseitigen. Dafür kann sie auch andere Software- und/oder Dienstleistungskomponenten zur Verfügung stellen, die den Mangel nicht haben oder Möglichkeiten aufzeigen, die Auswirkung des Mangels zu vermeiden. Wegen eines Mangels sind zumindest drei Nachbesserungsversuche hinzunehmen. Der Kunde unterstützt XimantiX bei der Fehleranalyse und Mängelbeseitigung, indem er insbesondere auftretende Probleme konkret beschreibt, XimantiX umfassend informiert und ihr die für die Mangelbeseitigung erforderliche Zeit und Gelegenheit gewährt. Eine unerhebliche Minderung der Qualität bzw. Brauchbarkeit bleibt unberücksichtigt. Eine verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel wird ausgeschlossen.

13.2

Wenn XimantiX die Mangelbeseitigung endgültig verweigert oder diese endgültig fehlschlägt oder dem Kunden nicht zumutbar ist, kann der Kunde vom Vertrag zurücktreten oder die Vergütung angemessen herabsetzen und zusätzlich nach Maßgabe der Ziffer 14 Schadensersatz oder Aufwendungsersatz verlangen.

13.3

Mängelansprüche setzen eine ordnungsgemäße, auf die Spezifikation von XimantiX bezogene Programminstallation und Systemanpassung voraus. XimantiX kann Mehrkosten daraus verlangen, dass diese Voraussetzungen nicht vorliegen.

13.4

XimantiX kann von dem Kunden Aufwendungsersatz verlangen, wenn kein Mangel gefunden wird und der Kunde die Mängelrüge nicht ohne Fahrlässigkeit erhoben hatte. Die Beweislast liegt beim Kunden.

 

14.    Haftung

14.1

XimantiX schließt seine Haftung für leicht fahrlässige Pflichtverletzungen aus, sofern diese keine vertragswesentlichen Pflichten, Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder Garantien betreffen oder Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz berührt sind. Gleiches gilt für Pflichtverletzungen der Erfüllungsgehilfen und gesetzlichen Vertreter von XimantiX.

Sofern XimantiX fahrlässig eine vertragswesentliche Pflicht verletzt, ist ihre Ersatzpflicht auf den vertragstypischen und bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. XimantiX haftet nicht für Schäden, die durch eine Störung des Betriebs, insbesondere infolge von höherer Gewalt (z.B. von Brand- und Naturereignissen) sowie infolge von sonstigen, von ihr nicht zu vertretenden Vorkommnissen (z.B. Streik, Aussperrung, Verkehrsstörung) verursacht worden sind. Die Haftung für Datenverlust wird auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei einer täglichen sowie gefahrentsprechenden Anfertigung von Sicherungskopien eingetreten wäre.

14.2

Bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit und bei Ansprüchen aus dem Produkthaftungsgesetz gelten die gesetzlichen Regelungen ohne Beschränkungen.

14.3

Datenschutzrechtliche Anspruchsgrundlagen werden von der Haftungsregelung gemäß Ziffer 14.1 nicht umfasst.

14.4

XimantiX bleibt der Einwand des Mitverschuldens offen. Der Kunde hat insbesondere die Pflicht zur Datensicherung und zur Abwehr von Schadsoftware jeweils nach dem Stand der Technik.

15.    Verjährung

Für alle Ansprüche gegen XimantiX auf Schadensersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen bei vertraglicher und außervertraglicher Haftung gilt – außer in Fällen des Vorsatzes oder bei Personenschäden – eine Verjährungsfrist von zwei Jahren; die Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem der Kunde von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen musste.

Bei Sachmängeln beträgt die Verjährungsfrist für alle Ansprüche ein Jahr, jedoch für ordnungsgemäß gerügte Mängel nicht weniger als 3 Monate ab Abgabe der wirksamen Rücktritts- oder Minderungserklärung.

16.    Sonstiges

16.1

Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Das Schriftformerfordernis kann nur schriftlich aufgehoben werden. Zur Wahrung der Schriftform genügt auch eine Übermittlung in Textform, insbesondere mittels Telefax oder E-Mail.

16.2

Ist der Vertragspartner Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, so ist der Geschäftssitz von XimantiX Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dem Vertrag. Gleiches gilt für Vertragspartner ohne allgemeinen Gerichtsstand im Inland.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

 

B. Besondere Vertragsbedingungen für den Versand von Rechnungen

1.       Leistungsumfang

1.1           Erstellung von Rechnungen

XimantiX bietet das Erstellen von Rechnungen mit Standard-XML-Rechnungsformaten an. Der Dienst nimmt Rechnungsdaten über eine Internetverbindung vom Kunden entgegen und erzeugt daraus eine Rechnung mit einem standardisierten Rechnungsformat. Der XimantiX Dienst überträgt die Rechnungsdaten mit dem Original-PDF an den Rechnungsempfänger. Optional können die XML-Rechnungsdaten auch ohne das Rechnungs-PDF an den Rechnungsempfänger übertragen werden.

Die Nutzung des Dienstes ist abhängig vom elektronischen Format des Dokuments und kann optional vereinbart werden.
Die Nutzung dieses Dienstes ist ausschließlich durch registrierte Kunden über von XimantiX definierte und freigegebene Schnittstellen zulässig.

1.2           Signatur von Rechnungen

XimantiX bietet für das Aufbringen qualifizierter elektronischer Signaturen auf Rechnungen gem.  § 14 Abs. 3 UStG und BMFI-Schreiben vom 29.01.2004 einen Signierservice als internetbasierten Dienst an. Der Dienst nimmt Rechnungsdaten über eine Internetverbindung vom Kunden zur Signatur entgegen, bringt eine qualifizierte elektronische Signatur auf und versendet das signierte Dokument an den Rechnungsversender (Kunde) und an den Rechnungsempfänger.

1.3           Belegdruck

1.3.1      Beschreibung

XimantiX bietet für den Postversand von Dokumenten über einen Druck- und Versanddienstleister den Service XimantiX Belegdruck (nachfolgend auch „Dienst Belegdruck“) an.

XimantiX ist in diesem Falle lediglich als Übermittler von nicht körperlichen Sendungen an einen Postdienstleister tätig. XimantiX übernimmt nicht die gewerbsmäßige Beförderung von Sendungen im Sinne von § 4 Nr. 1 PostG. XimantiX wird durch registrierte Kunden lediglich beauftragt, von ihr auszuwählende Dienstleistungsunternehmen mit der körperlichen Fertigung und Zustellung von Briefsendungen im Namen des Kundens zu beauftragen.

Der „Dienst Belegdruck“ führt eine Nutzerauthentifizierung durch und nimmt elektronisch eingelieferte Dokumente von einer beim Kunden installierten Schnittstelle entgegen („Druckeinreichung“). Der „Dienst Belegdruck“ leitet die eingelieferten Dokumente an einen Druckdienstleister weiter („Weiterleitung“) und informiert den Versender über den Einlieferungsstatus bei diesem Dienstleister („Statusmeldung“). Der Druckdienstleister druckt das Dokument automatisiert aus, kuvertiert und frankiert es und übergibt es an den Postdienstleister („Versandeinreichung“).

1.3.2      Nutzung

Die Nutzung wird optional vereinbart.

XimantiX schuldet lediglich die elektronische Datenverarbeitung. Hinsichtlich der Verarbeitung der Daten und der Fertigung von körperlichen Sendungen und hinsichtlich der Beförderung und Zustellung dieser Sendungen entstehen auf der Seite von XimantiX keine eigenen Vertragspflichten. Vielmehr beauftragt XimantiX den Druckdienstleister und ein Postdienstleistungsunternehmen im Namen des Kunden mit der Fertigung beziehungsweise Zustellung der Sendungen.

Die Nutzung des „Dienst Belegdruck“ ist ausschließlich durch registrierte Nutzer über von XimantiX definierte und freigegebene Schnittstellen zulässig.

Ein besonderes Zustellzeitziel bedarf einer besonderen Vereinbarung.

1.3.3      Rechte und Pflichten von XimantiX

XimantiX ist berechtigt,

  • technische Informationen und maschinenlesbare Codes, die der Verarbeitung der Sendung dienen, aufzubringen.
  • Adressdaten zu prüfen
  • nicht zustellbare Briefe dem Versender kostenpflichtig zurück zu schicken oder zu vernichten. Im Falle der Vernichtung wird der Nutzer auf elektronischem Weg von der Nichtzustellbarkeit des Briefes unterrichtet.
  • für die korrekte Verarbeitung technisch notwendige Veränderungen im Adressfeld des Briefes und am Seitenrand des Briefes vorzunehmen. Dies gilt insbesondere für das Aufdrucken maschinell lesbarer Verarbeitungs- und Versandinformationen.

 

XimantiX ist verpflichtet,

  • ausschließlich Mitarbeitern Zugriff zu Verarbeitungsdaten nach § 41 Abs. 2 PostG zu gestatten, die dem Datenschutz vertraglich verpflichtet wurden.
  • Im Falle des Einsatzes von Dienstleistern ausschließlich Dienstleister einzusetzen, deren Mitarbeiter dem Datenschutz vertraglich verpflichtet wurden.

1.3.4      Pflichten des Kunden

Der Kunde ist verpflichtet,

  • für die Geheimhaltung aller mit der Nutzung von XimantiX Belegdruck in Zusammenhang stehenden Zugangsdaten Sorge zu tragen,
  • sicherzustellen, dass die Adressangaben inhaltlich richtig sind und den Vorschriften des Empfängerlandes entsprechen,
  • sicherzustellen, dass die Adressangabe im Dokument an der richtigen Position dargestellt wird und
  • Störungen, die die Sicherheit von XimantiX Belegdruck betreffen, insbesondere Missbrauch und Fehlfunktionen, umgehend an XimantiX zu melden.

Der Kunde ist ausschließlich berechtigt, eigene Belege von Unternehmen, mit denen ein Inhaberverhältnis besteht,  zu übermitteln. Ausnahmen bedürfen einer schriftlichen Zustimmung von XimantiX.

Der Kunde ist verpflichtet, der XimantiX den durch die Verletzung dieser Verpflichtungen entstehenden Schaden zu ersetzen.

2.       Haftungsausschluss

XimantiX haftet in keiner Weise für die Inhalte der Dokumente, unabhängig davon, ob diese elektronisch, physisch oder signiert an den Empfänger übermittelt wurden.

XimantiX haftet nicht für die Berechtigung des Rechnungsstellers (Kunden), diese Rechnung zu stellen.

3.       Ergänzend gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen der XimantiX.

 

C. Besondere Vertragsbedingungen für die Eingangsverarbeitung von Rechnungen

1.       Leistungsumfang

XimantiX bietet einen Service für den Empfang von Rechnungen und die nahtlose Verarbeitung auf Basis einer Buchungshilfe bis in das Zielsystem zur Verbuchung. Per Post eingehende Rechnungen werden i.d.R. beim Kunden gescannt und an XimantiX übertragen. Die elektronischen Rechnungen werden automatisch an XimantiX übermittelt. Auf Basis der lernfähigen Lösung werden die relevanten Daten aus den Belegen extrahiert und geprüft. Nach der systemseitigen Prüfung, die u.a. die Prüfung auf Umsatzsteuerkonformität umfasst, erfolgt ggf. die Nachkorrektur i.d.R. durch Mitarbeiter des Kunden mit Hilfe einer Webanwendung. Für ein optimales Ausleseergebnis werden Stammdaten der Lieferanten und ggf. zugehörige Bestelldaten herangezogen. Diese werden vom Kunden periodisch zur Verfügung gestellt. Liegen die Rechnungsdaten vor, folgt optional die fachliche und sachliche Prüfung mit Hilfe des Genehmigungsworkflows.

2.       Nutzung

Die Nutzung des Dienstes ist von den Geschäftsprozessen auf Seite des Kunden, den Schnittstellen zu den eingehenden Rechnungen und für den Austausch der Lieferanten- und ggf. optional Bestelldaten und der vom Zielsystem geforderten Daten abhängig.

Die Nutzung dieses Dienstes ist ausschließlich über von XimantiX definierte und freigegebene Schnittstellen zulässig.

3.       Rechte und Pflichten von XimantiX

XimantiX ist berechtigt,

  • Rechnungen auf Umsatzsteuerkonformität zu prüfen,
  • vom Kunden bereitgestellte Daten (Lieferantendaten und ggf. Bestelldaten) als Grundlage für die Datenextraktion aus der Rechnung zu verwenden,
  • nicht eindeutig erkennbare Daten zur manuellen Nachprüfung an den Prüfarbeitsplatz, i.d.R. durch den Kunden, weiterzuleiten und
  • eine Buchungshilfe zu erzeugen.

4.       Pflichten des Kunden

Der Kunde ist verpflichtet,

  • zeitgerecht für den Datenabgleich benötigte Daten von seinen Lieferanten und ggf. Bestellungen bereitzustellen,
  • die fristgerechte Verfügbarkeit technischer Schnittstellen für den Datenaustausch sicherzustellen,
  • Zugangsdaten zu den eingesetzten Komponenten, Prüfarbeitsplatz, Workflow und Archiv, geheim zu halten und Personen die damit arbeiten zur Geheimhaltung zu verpflichten.

Der Kunde ist verpflichtet, der XimantiX den durch die Verletzung dieser Verpflichtungen entstehenden Schaden zu ersetzen.

5.       Haftungsausschluss

XimantiX haftet nicht für Schäden des Kunden oder Dritter, die durch die Nichtverfügbarkeit des Rechnungseingangs Dienstes oder durch Fehler in der Übermittlung der Rechnungen entstanden sind, sofern dies nicht auf grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz von XimantiX beruht.

6.       Ergänzend gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der XimantiX.

 

D. Besondere Vertragsbedingungen für die Archivierung von Belegen

1.       Leistungsumfang

Die Archivierung von Belegen und relevanter zusätzlicher Dokumente, wie z.B. Protokolle aus dem Datenextraktionsprozess und Genehmigungsworkflow, erfolgt über den Service unseres externen Dienstleisters.

2.       Nutzung

Die Nutzung des Dienstes erfolgt zum einen integriert aus dem eBeleg Service. Zum anderen steht das Archiv über einen Internet Browser für die weitere Einsicht bzw. Arbeiten mit den Dokumenten, je nach vertraglich vereinbartem Lizenzkontingent, dem Kunden zur Verfügung.

Es gelten die Preise und Zahlungsbedingungen der XimantiX Software GmbH.

3.       Rechte und Pflichten von  XimantiX

XimantiX ist berechtigt,

  • die initiale Einrichtung und Registrierung für den Kunden vorzunehmen,
  • Belege und dazugehörige Protokolle automatisiert zur Archivierung an den mandantenfähigen Service weiterzuleiten und
  • die Abrechnung des Dienstes auf Basis der vertraglichen Vereinbarung mit dem Kunden für diesen externen Service vorzunehmen.

XimantiX ist verpflichtet,

  • für die Archivierung ausschließlich Dienstleister einzusetzen, deren Dienst vertraglich zur Einhaltung der Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) inkl. Datenschutzregelung nach DSGVO verpflichtet wurden.

4.       Pflichten des Kunden

Der Kunde ist verpflichtet,

  • dafür Sorge zu tragen, dass je nach Belegart die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung sichergestellt werden,
  • über den durch XimantiX bereitgestellten Zugang zum Archiv auf Basis des vertraglich vereinbarten Benutzerkontingents, Benutzer und Ihre Berechtigungen selbst zu verwalten und
  • die Allgemeinen Nutzungsbedingungen, die Leistungsbeschreibung und den Service Level des Dienstleisters anzuerkennen.

Der Kunde ist verpflichtet, der XimantiX den durch die Verletzung dieser Verpflichtungen entstehenden Schaden zu ersetzen.

5.       Haftungsausschluss

XimantiX haftet nicht für Schäden des Kunden oder Dritter, die durch die Nichtverfügbarkeit des Archivs oder durch Fehler in der Übermittlung der Belege entstanden sind, sofern dies nicht auf grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz von XimantiX beruht.

6.       Ergänzend gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von XimantiX.